Përdorimi i rrëshqitjeve të zëvendësimit në Sage Timeslips

Të gjitha marrëveshjet e faturimit të Sage Timeslips shfaqin faturat në fatura, duke ofruar një pjesë të madhe të detajeve në faturë (shih figurën e mëposhtme). Në disa raste, mund të mos dëshironi të shfaqni detaje të tilla. Në këtë rast, mund të konsideroni përdorimin e fletëve zëvendësuese.

Një faturë tipike tregon detajet e të gjitha fletëpagesave.

Një fletë zëvendësimi zëvendëson një grup faturash në faturën e një klienti me një hyrje. Ju mund të përdorni fletë-vendosje për të zëvendësuar fletët e kohës ose shpenzimeve ose për të zëvendësuar fletët që përdorin një detyrë, shpenzim ose referencë të caktuar.

Nëse përdorni kategori, mund të përcaktoni fletët e zëvendësimit sipas kategorive në mënyrë që fletët zëvendësuese të zëvendësojnë disa detyra të ndryshme njëkohësisht. Për të përdorur fletë zëvendësimi, ju specifikoni klientin në faturën e të cilit dëshironi të zëvendësoni detajet me një fletë zëvendësimi. Më pas ju vendosni fletën e zëvendësimit, duke vendosur njëkohësisht rregullat që Timeslips duhet të përdorë për të zëvendësuar një fletë zëvendësuese për një grup rrëshqitjesh.

Rregullat që vendosni për një klient janë specifike për atë klient dhe nuk prekin klientët e tjerë.

Për të krijuar një fletë zëvendësimi, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni Slips→ Replacement Slips për të shfaqur kutinë e dialogut Replacement Slip List të paraqitur në figurën e mëposhtme.

Fletët e zëvendësimit që keni krijuar për klientin e zgjedhur.

Hapni listën rënëse të Klientit dhe zgjidhni një klient.

Për të vënë një fletë zëvendësimi të disponueshme për shumë klientë, mund t'ia caktoni fletën e zëvendësimit një klienti shabllon. Klikoni me të djathtën në fushën e Klientit dhe zgjidhni Modelin nga menyja e shkurtoreve. Pastaj zgjidhni klientin shabllon për të cilin dëshironi të krijoni një fletë zëvendësimi. Nëse ndryshoni mendje dhe dëshironi të ktheheni te një klient i caktuar, klikoni me të djathtën në fushën Klient dhe zgjidhni Hap.

Klikoni butonin New.

Shfaqet kutia dialoguese e Zëvendësimit të Rrëshqitjes së Përcaktuar, siç tregohet në figurën e mëposhtme.

Përcaktoni parametrat e rregullit që Timeslips duhet të përdorë kur zëvendëson fletën e zëvendësimit me një grup rrëshqitjesh.

Përdorni seksionin Slips That Match për të identifikuar shënimet që duhet të zëvendësojë Timeslips.

• Për të zëvendësuar të gjitha fletëpagesat ose të gjitha fletëpagesat e shpenzimeve, vendosni Lloji i fletëve në Kohë ose Shpenzim, vendosni listën rënëse poshtë fushës Lloji i fletëve në Aktivitet dhe më pas vendosni vlerën e fushës së kutisë së listës rënëse pranë Aktivitetit në . Në figurën e mësipërme, rregulli do të zëvendësojë të gjitha rrëshqitjet kohore me fletën e zëvendësimit.

• Për të zëvendësuar të gjitha letrat për një detyrë ose shpenzim të caktuar, caktoni Lloji i rrëshqitjes në Koha ose Shpenzimi. Më pas vendosni listën rënëse poshtë fushës Lloji i rrëshqitjes në Aktivitet. Më pas, hapni fushën e kutisë së listës rënëse pranë Aktivitetit dhe zgjidhni detyrën ose shpenzimin nga lista.

• Për të zëvendësuar të gjitha shënimet kohore për një kategori të caktuar, vendosni Lloji i rrëshqitjes në Koha, vendosni listën rënëse poshtë fushës Lloji i rrëshqitjes në Kategori dhe hapni fushën e kutisë së listës rënëse pranë Kategorisë dhe zgjidhni një emër kategorie.

• Për të zëvendësuar të gjithë kohën ose shpenzimet për një referencë të caktuar, hapni listën rënëse Referenca dhe zgjidhni referencën.

Në kutinë Do të zëvendësohet nga një fletë me këtë përshkrim, shkruani përshkrimin që dëshironi që Timeslips të shfaqet në faturën e klientit në vend të përshkrimeve individuale të fletëve.

Në seksionin Datat, specifikoni datat që do të shfaqen në faturë.

Ju mund të zgjidhni:

• Data më e hershme e fillimit për të përdorur datën më të hershme të fillimit nga fletëpalosjet Timeslips do të zëvendësohet me fletën zëvendësuese

• Data e fundit e fillimit për të përdorur datën më të fundit të fillimit nga fletëpalosjet Timeslips do të zëvendësohet me fletën zëvendësuese

• Data më e hershme e përfundimit për të përdorur datën më të hershme të mbarimit nga fletëpalosjet Timeslips do të zëvendësohet me fletën zëvendësuese.

• Data e fundit e përfundimit për të përdorur datën më të hershme të përfundimit nga fletëpalosjet që Timeslips do të zëvendësojë me fletën zëvendësuese

• Data e Faturës për të përdorur datën që keni caktuar kur përgatitni faturat

• Data e sotme për të përdorur datën e kompjuterit tuaj

Zgjidhni kutinë e zgjedhjes Enabled for Printing on Bills për të përdorur fletën e zëvendësimit të faturave kur i printoni ato.

Zgjedhja e kësaj kutie të zgjedhjes e lë të disponueshme fletën e zëvendësimit, por i thotë Timeslips ta shpërfillë atë.

Ju mund të fshini plotësisht një fletë zëvendësimi nga kutia e dialogut Lista e fletëve zëvendësuese. Për ta bërë këtë, zgjidhni rrëshqitjen në listë dhe më pas klikoni butonin Fshi.

Klikoni OK për të ruajtur fletën e zëvendësimit dhe për të rishfaqur kutinë e dialogut të Listës së rrëshqitjeve të zëvendësimit.

Përndryshe, mund të përdorni butonat e Re, e Parë, e Mëparshme, Tjetër dhe e Fundit për të krijuar fletë zëvendësimi shtesë dhe për të lundruar nëpër fletët e zëvendësimit ekzistues për klientin e zgjedhur. Kur të përfundoni krijimin e fletëve zëvendësuese, klikoni OK.

Klikoni "U krye" për të mbyllur kutinë e dialogut "Lista e rrëshqitjeve të zëvendësimit".

Kur përgatitni një faturë për një klient me një fletë zëvendësimi aktiv, Timeslips zëvendëson fletën e zëvendësimit për faturat që keni identifikuar kur keni krijuar fletën zëvendësuese. Figura e mëposhtme tregon të njëjtën faturë që patë në fillim të këtij artikulli, përveçse kjo shifër përdor një fletë-zëvendësuese për të gjitha fletëpagesat kohore, pavarësisht nga detyra e caktuar për fletën kohore.

Një faturë duke përdorur një fletë zëvendësimi.

Nëse shfaq tarifën për orë në faturë, Timeslips e vlerëson mesataren e tarifës. Në figurë, tarifa për orë është fshehur për të shmangur konfuzionin.

Disa shënime rreth fletëve zëvendësuese:

• Kur bashkoni tarifat e kohës dhe shpenzimeve në një faturë dhe përdorni një fletë zëvendësimi, Timeslips fillimisht kërkon një fletë shpenzimesh zëvendësuese. Nëse nuk ekziston asnjë fletë shpenzimi zëvendësues, Timeslips kërkon një fletë kohore zëvendësuese.

• Edhe nëse përdorni një fletëkalim zëvendësimi në një faturë, nëse ekziston një fletë anulimi për klientin, Timeslips shfaq fletën e zëvendësimit në faturë së bashku me fletën e zëvendësimit. Timeslips nuk përfshin rrëshqitjen e anashkalimit në fletët për të cilat ajo zëvendëson.

• Kur miratoni një faturë që përdor fletë-vendosje, Timeslips shënon si të faturuara faturat që ka zëvendësuar.