Mbajtja e gjurmëve të pagesave të klientëve në QuickBooks 2003

Nëse klientët tuaj nuk ju paguajnë gjithmonë paraprakisht për blerjet e tyre, ju duhet të regjistroni një lloj tjetër pagese - ato që klientët bëjnë për të shlyer ose për të paguar atë që i keni faturuar. Për të regjistruar pagesat, natyrisht, fillimisht duhet të regjistroni faturat për klientin. Nëse lëshoni memorandume krediti që klientët mund t'i përdorin për të reduktuar shumat që u detyrohen, ju gjithashtu duhet së pari të regjistroni memorandume krediti për klientin. Pjesa tjetër është e lehtë.

Për të hyrë në një mori informacionesh për klientët, të gjitha në një faqe, zgjidhni Konsumatorët –> Qendra e Klientit. Shfaqet Qendra e Klientit, duke renditur bilancet e papaguara, kohën dhe kostot e pafaturuara dhe klientët sipas përfitimit.

Për të shfaqur dritaren Merr Pagesat, thjesht zgjidhni Konsumatorët –> Merr Pagesat. Ose zgjidhni Konsumatorët nga lista e Navigatorëve dhe më pas klikoni ikonën Merr Pagesat. Më pas përshkruani pagesën e klientit dhe faturat e paguara. Për detaje të tmerrshme, lexoni hapat e mëposhtëm:

1. Zgjidhni Konsumatorët –> Merr Pagesat.

Shfaqet dritarja Marrja e pagesave.

2. Identifikoni klientin dhe, nëse është e nevojshme, punën.

Aktivizoni listën rënëse Customer:Job dhe zgjidhni klientin ose punën duke klikuar mbi të. QuickBooks liston faturat e hapura ose të papaguara për klientin në kutinë e madhe të listës së Faturave të Papaguara/Tarifave të Pasqyrave në fund të dritares.

3. Jepni datën e pagesës.

Shtypni Tab për të zhvendosur kursorin te kutia e tekstit Data dhe shkruani datën e saktë në formatin MM/DD/YY.

4. Shkruani shumën e pagesës.

Zhvendosni kursorin në vijën Shuma dhe shkruani shumën e pagesës së klientit.

5. (Opsionale) Specifikoni mënyrën e pagesës.

Aktivizoni Pmt. Lista rënëse e metodës dhe zgjidhni mënyrën e pagesës.

6. (Opsionale) Jepni numrin e çekut.

Zhvendosni kursorin në linjën Ref./Check No. Pastaj ju shkruani numrin e çekut nga çeku i klientit. Ju duhet ta përfundoni këtë hap? Naw. Por ky pak informacion mund të jetë i dobishëm nëse ju ose klienti më vonë keni pyetje se çfarë çeqesh kanë paguar për çfarë faturash.

7. (Opsionale) Shto një përshkrim memo.

Përdorni përshkrimin Memo për të ruajtur disa informacione që do t'ju ndihmojnë në një farë mënyre. Vini re se kjo fushë shtypet në deklaratën e klientit.

8. Vendosni se si dëshironi të trajtoni pagesën.

Butonat e opsioneve në këndin e poshtëm të majtë të dritares duhet të duken disi të njohur, sepse ato shfaqen gjithashtu në dritaren "Fut Faturat e Shitjes". Këto opsione ju mundësojnë të përcaktoni nëse do ta gruponi pagesën me fonde të tjera të padeponuara ose do ta depozitoni drejtpërdrejt në një llogari.

9. Nëse klienti ka ndonjë kredi të papaguar, vendosni nëse do t'i aplikoni ato në këtë pagesë.

QuickBooks përmbledh shumat e çdo krediti ekzistues të klientit. Ato mund të jenë çdo gjë nga një mbipagesë në një faturë të mëparshme te një kredi kthimi ose ndonjë gjë tjetër.

Nëse dëshironi të aplikoni një memo krediti për një faturë specifike të hapur, zgjidhni faturën dhe më pas klikoni butonin Vendos kredite. Kur QuickBooks shfaq skedën Kredite të kutisë së dialogut Discount and Credits, klikoni memorandumin e kredisë që dëshironi të aplikoni.

10. Identifikoni cilat fatura të hapura po paguan klienti.

Për sa kohë që keni zgjedhur preferencën "Aplikoni automatikisht pagesat", QuickBooks e aplikon automatikisht pagesën për faturat e hapura, duke filluar me faturën më të vjetër të hapur. Ju mund ta ndryshoni këtë aplikacion duke futur shuma në kolonën Pagesa. Thjesht klikoni shumën e pagesës së faturës së hapur dhe vendosni shumën e saktë.

Nëse dëshironi, mund të lini një pjesë të pagesës të pazbatuar. Ju gjithashtu mund të krijoni një memo krediti për pjesën e paaplikuar të pagesës së klientit duke klikuar butonin Printo memo kreditimi.

Nëse dëshironi të aplikoni pagesën e klientit për faturat më të vjetra të hapura, klikoni butonin Apliko Auto. Nëse dëshironi të anuloni pagesat që keni aplikuar tashmë për hapjen e faturave, klikoni butonin Pastro zgjedhjet. Clear Selections dhe Auto Apply janë i njëjti buton. QuickBooks ndryshon emrin e butonit në varësi të faktit nëse keni aplikuar tashmë pagesa.

11. Rregulloni zbritjet e pagesës së hershme, nëse është e nevojshme.

Nëse ofroni kushte pagese që përfshijnë një zbritje të pagesës së hershme, QuickBooks zvogëlon shumën origjinale të faturës së hapur (treguar në kolonën Orig. Amt.) me zbritjen e pagesës së hershme që specifikoni për të llogaritur shumën e rregulluar të detyrimit (treguar në kolonën Amt. ).

Për të specifikuar zbritjen, zgjidhni faturën e hapur që ka zbritjen e pagesës së hershme që dëshironi të ndryshoni. Më pas klikoni në butonin Informacioni i Zbritjes. Me pak ose aspak hezitim, shfaqet skeda Zbritje e kutisë së dialogut Discount and Credits. Shkruani shumën në dollarë të zbritjes në kutinë e tekstit Shuma e zbritjes. Më pas specifikoni llogarinë e shpenzimeve që dëshironi të përdorni për të gjurmuar zbritjet e pagesave të hershme duke aktivizuar listën rënëse të Llogarisë së Zbritjes dhe duke zgjedhur një nga llogaritë. (Shpenzimet e interesit janë ndoshta një llogari e mirë për t'u përdorur, përveç nëse dëshironi të krijoni një llogari të veçantë shpenzimesh për zbritje të hershme të quajtur diçka si Shpenzimet e Zbritjes ose Zbritje të dhëna. Në fund të fundit, zbritjet e pagesave të hershme janë interes.)

Kur të keni mbaruar, klikoni OK për t'u kthyer në dritaren "Merrni pagesat".

12. Regjistroni informacionin e pagesës së klientit.

Pasi të identifikoni se cilat fatura po paguan klienti - shuma e paaplikuar ndoshta duhet të tregohet zero - jeni gati të regjistroni informacionin e pagesës së klientit. Ju mund ta bëni këtë duke klikuar Ruaj & Risi ose Ruaj & Mbyll. QuickBooks ruan pagesën e klientit të shfaqur në ekran. Nëse klikoni "Ruaj dhe i ri", QuickBooks më pas shfaq një dritare të zbrazët të Marrjes së Pagesave në mënyrë që të mund të futni një pagesë tjetër.

Mund të ktheheni te pagesat e klientëve që keni regjistruar më herët duke klikuar butonin Previous.