Krijo një kopje të kontabilistit të skedarit të të dhënave QuickBooks

QuickBooks 2012 e bën më të lehtë për kontabilistët të punojnë me skedarët e të dhënave të klientit. Klienti juaj krijon kopjen e kontabilistit të skedarit të të dhënave QuickBooks duke përdorur versionin e tij të QuickBooks dhe skedarin real të të dhënave dhe më pas ose krijon një skedar që klienti ju dërgon (si p.sh. me postë ose me e-mail) ose atë Intuit, krijuesi i QuickBooks, ju dërgon.

Ja çfarë duhet të bëjë klienti juaj nëse klienti do të kujdeset për dërgimin e skedarit tek ju:

Zgjidhni komandën Skedar → Kopja e Kontabilistit → Aktivitetet e Klientit → Ruaj skedarin.

QuickBooks fillimisht shfaq një mesazh duke pyetur klientin nëse ai dëshiron njërën ose tjetrën

• Kopja e dosjes nga një kontabilist

• Një kopje portative ose rezervë e skedarit

Ju gjithashtu mund të krijoni një kopje të kontabilistit duke zgjedhur Skedar→ Krijo Kopjo dhe më pas duke zgjedhur butonin Kopjo nga Kontabilisti.

Një skedar portativ është një kopje reale, e drejtpërdrejtë e skedarit të të dhënave QuickBooks që është pakësuar në madhësi, kështu që është më e lehtë për t'u lëvizur (si p.sh. duke dërguar skedarin me email si një bashkëngjitje). Një skedar rezervë është një kopje rezervë, e dytë e skedarit QuickBooks që krijoni (zakonisht), kështu që ju keni një kopje të skedarit të të dhënave QuickBooks në rast se diçka e keqe ndodh me skedarin origjinal të të dhënave QuickBooks.

Zgjidhni Kopjen e Kontabilistit dhe më pas kliko Tjetër për të vazhduar.

Specifikoni datën e ndarjes.

Kur një klient klikon butonin Tjetër për të vazhduar me krijimin e kopjes së një llogaritari, QuickBooks i kërkon atij datën e ndarjes. Transaksionet që bien përpara kësaj date mund të modifikohen vetëm brenda kopjes së kontabilistit. Transaksionet në rënie pas këto të dhëna mund të redaktohen brenda dy kopje e kontabilistit dhe kopjen e klientit.

Kliko Next për të vazhduar.

Shfaqet një mesazh tjetër, i cili i thotë klientit se QuickBooks duhet të mbyllë të gjitha dritaret për të krijuar një kopje të kontabilistit. QuickBooks gjithashtu mund t'i thotë klientit të fusë një disk.

Klikoni OK dhe futni diskun (nëse është e nevojshme).

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Ruaj Kopjen e Kontabilistit.

Emërtoni kopjen e kontabilistit.

Përdorni kutinë File Name të kutisë së dialogut Save Accountant's Copy për të emërtuar kopjen e kontabilistit të skedarit të të dhënave QuickBooks. Nëse është e nevojshme, klienti mund të përdorë gjithashtu listën rënëse Save In për të specifikuar se ku duhet të ruhet kopja e kontabilistit e skedarit të të dhënave QuickBooks.

Klienti duhet të mbajë mend se ku ruhet kopja e skedarit të kontabilistit. Ky skedar i jepet llogaritarit - me e-mail, postë kërmilli ose ruhet në një disk - në mënyrë që llogaritari të jetë në gjendje ta përdorë atë.

Krijo skedarin.

Pasi klienti emërton kopjen e kontabilistit të skedarit të të dhënave dhe tregon, nëse është e nevojshme, ku duhet të ruhet kopja e kontabilistit, klienti klikon Ruaj. QuickBooks më pas ruan kopjen e një llogaritari të skedarit të të dhënave QuickBooks.

Ky skedar i të dhënave më pas i transmetohet kontabilistit nga klienti . Me fjalë të tjera, klienti duhet të dërgojë skedarin me postë elektronike ose e-mail.

Ofruesi juaj i postës elektronike mund të kufizojë madhësinë e bashkëngjitjeve (përfshirë skedarët QuickBooks) që mund të dërgoni përmes postës elektronike. Nëse gjëja e madhësisë ju shqetëson, mund të ngarkoni skedarin QuickBooks në faqen e internetit të Intuit duke zgjedhur File→ Kopja e Kontabilistit→ Aktivitetet e Klientit→ Dërgo te Kontabilisti. Më pas Intuit i dërgon kontabilistit tuaj një mesazh me një lidhje të klikueshme që ajo mund ta përdorë për të kapur skedarin.

Kopjet e kontabilistit përdorin tre lloje skedarësh. Dosja e Transferimit të Kontabilistit (me shtesën e skedarit .qbx) është ajo që një klient krijon dhe ia jep kontabilistit. Kopja aktuale e Kontabilistit (me shtesën e skedarit .qba) është ajo me të cilën punon llogaritari pasi ai ose ajo hap skedarin e transferimit të kontabilistit. Dhe së fundi, ekziston Skedari i Eksportit të Kontabilistit (me shtesën e skedarit .qby).