Krijimi i një vlerësimi pune me QuickBooks 2005

QuickBooks Pro dhe QuickBooks Premier kanë një veçori që është shumë interesante për bizneset që bëjnë punë ose projekte për klientët e tyre: kontraktorët, konsulentët, inxhinierët, arkitektët, etj. QuickBooks Pro dhe QuickBooks Premier (ndryshe nga programi i zakonshëm Basic QuickBooks) kanë aftësinë për të bërë kosto të thjeshta projektesh ose pune. Kjo aftësi do të thotë që biznesi juaj mund të krijojë projekte ose vlerësime pune, të gjurmojë kostot sipas projektit ose punës dhe të faturojë faturat sipas projektit ose punës.

Në QuickBooks Pro, kostoja e punës fillon me një vlerësim. Një vlerësim është vetëm një listë e kostove të vlerësuara që do të keni për një punë që do të kryeni për disa klientë.

Duke supozuar se tashmë keni krijuar një punë dhe i keni thënë QuickBooks se përdorni vlerësime, këtu janë hapat që ndiqni për të krijuar një vlerësim:

1. Merrni formularin.

Zgjidhni Konsumatorët -> Krijo Vlerësime. QuickBooks hap një formular Krijo Vlerësime, i cili ka një ngjashmëri të çuditshme me formularin Krijo Faturat që e keni parë nëse keni punuar fare me QuickBooks.

2. Filloni të plotësoni vendet bosh.

Zgjidhni klientin e duhur: Punë nga kutia e listës rënëse në krye të formularit. QuickBooks Pro automatikisht plotëson sa më shumë informacion që mundet - zakonisht të paktën kutinë Emri/Adresa - në formular.

Nëse keni konfiguruar QuickBooks Pro për të gjurmuar klasat, kutia përkatëse e listës rënëse shfaqet në qendër të sipërme të formularit. Shkoni përpara dhe përdorni kutinë, nëse është e përshtatshme.

Mos ngurroni të ndryshoni cilësimet e paracaktuara - për shembull, Data dhe Vlerësimi #.

3. Shtoni artikujt e linjës - detaje, detaje, detaje.

Ju plotësoni detajet e një dritareje "Krijo vlerësime" në të njëjtën mënyrë që plotësoni detajet e një dritareje "Krijoni fatura".

Çdo artikull rreshti që dëshironi të përfshini në vlerësimin tuaj të punës duhet të përshkruhet në listën e artikujve. Vini re se për shkak se shpesh ua shisni punë klientëve dhe klientëve duke përdorur, pjesërisht, një vlerësim, zakonisht do të dëshironi të përfshini përshkrime të plota të artikujve. (Disa kontraktorë, për shembull, shpesh përdorin disa rreshta teksti përshkrues për të shpjeguar plotësisht çdo artikull që shfaqet në vlerësim.)

4. Shtoni çdo informacion opsional.

Nëse dëshironi, përdorni ndonjë nga kutitë e tjera të disponueshme në dritaren "Krijo vlerësime" për të mbledhur dhe ruajtur informacione shtesë. Për shembull, ashtu si me dritaren Krijoni Faturat, mund të klikoni në kutinë e listës rënëse të Mesazhit të Klientit dhe të shkruani një mesazh miqësor, ose mund të përdorni një nga lista rënëse.

Mund të përdorni gjithashtu fushën Memo për t'i shkruar vetes një shënim në lidhje me punën nëse dëshironi. Ose ndoshta disa shënime për skenarin që keni menduar t'i dërgoni në studio. Çfarëdo që ju përshtatet.

Nëse dëshironi të përfshini artikuj të tjerë në dritaren "Krijo vlerësime", mund ta personalizoni atë dritare. Zgjidhni Personalizo nga kutia e listës rënëse Template në këndin e sipërm djathtas të dritares "Krijo vlerësime". QuickBooks ju jep një listë të formularëve tuaj të vlerësimit. Zgjidhni atë që dëshironi të redaktoni. (Mund të keni vetëm një formular vlerësimi në listë nëse nuk keni krijuar kurrë një të ri.) Klikoni ose butonin I ri ose Ndrysho. Nëse klikoni I ri, QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Personalizo Vlerësimin.

Përpara se të printoni atë vlerësim, mbani mend se dritarja "Krijo vlerësime" nuk është i njëjti informacion që shfaqet në vlerësimin e shkruar. Për të parë se si duket versioni i printuar, klikoni shigjetën poshtë pranë butonit Print në dritaren "Krijo vlerësime" dhe zgjidhni "Paraafishim" nga lista rënëse. Rezultati është një imazh me faqe të plotë, i tkurrur për t'u përshtatur në ekran.

Nëse nuk e keni ruajtur ende vlerësimin tuaj, shkoni përpara dhe klikoni ose Ruaj & Risi ose butonin Ruaj & Mbyll.

Për të ekzaminuar më nga afër vlerësimin (ose çdo formë të QuickBooks në ekran), ose klikoni butonin Zmadhimi në krye të ekranit të Parapamjes së Printimit ose lëvizni kursorin e miut mbi imazh. Kur kursori duket si një xham zmadhues me një shenjë plus në të, klikoni butonin e majtë të miut. Për shkak se mund të shihni vetëm një pjesë të pamjes paraprake në këtë mënyrë, përdorni shiritat e lëvizjes në fund dhe në të djathtë të dritareve për të lëvizur në zona të ndryshme.

Vini re se xham zmadhues tani ka një shenjë minus në të dhe butoni Zoom In kalon në Zvogëlim. Nëse plotësoni më shumë se një vlerësim, mund të përdorni butonat Prev Page dhe Next Page në ekranin Print Preview për të parë vlerësimet e tjera. Kur të përfundoni, klikoni butonin Mbyll.

Kur të ktheheni te dritarja Krijo Vlerësime, klikoni butonin Printo; QuickBooks Pro shfaq kutinë e dialogut Print One Estimate. Kliko Printo për të printuar vlerësimin pa ndonjë shqetësim të mëtejshëm.

Nëse nuk e keni përdorur më parë QuickBooks për të printuar vlerësime, fillimisht mund t'ju duhet të konfiguroni printerin tuaj për këtë detyrë. Për ta bërë këtë, zgjidhni Skedar -> Konfigurimi i printerit dhe zgjidhni Vlerësimi nga kutia e listës rënëse Emri i formularit. Më pas specifikoni cilësimet e printerit që dëshironi për vlerësimet e printimit. (Ky proces funksionon në të njëjtën mënyrë si për printimin e formularëve të tjerë, si p.sh. faturat.) Klikoni OK kur të keni mbaruar. Kutia e dialogut Print One Estimate që shfaq QuickBooks pasi klikoni Print në dritaren Krijoni vlerësime gjithashtu funksionon në të njëjtën mënyrë si kutia e dialogut Print One Invoice.