Këshilla për të punuar me rregullat e MYOB dhe furnizimet bankare

Një nga gjërat më të mira rreth MYOB AccountRight është se ju mund të vendosni rregulla bankare për të shpërndarë transaksionet automatikisht. Këtu janë disa këshilla se si të krijoni rregulla që funksionojnë siç duhet, çdo herë.

• Mbani kushtet e rregullave sa më të thjeshta që të jetë e mundur. Për shembull, ndoshta një pagesë e fundit për mekanikun tuaj vjen si 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Sigurisht, ju mund të krijoni një rregull që i thotë MYOB-it të ndajë çdo transaksion me këto fjalë të sakta për Shpenzimet e Automjeteve, por në vend të kësaj, merrni një moment për të thjeshtuar kushtet e rregullit. Për shembull, krijoni një rregull që i thotë MYOB-it të ndajë çdo transaksion me fjalët 'BAY AUTOMOTIVE' për shpenzimet e automjeteve motorike. Në këtë mënyrë, nëse herën tjetër paguani me kartë krediti dhe jo me EFTPOS, ose mekaniku ndryshon objektin e tyre tregtar në mënyrë që teksti i deklaratës bankare të shfaqet ndryshe, rregulli ka më shumë gjasa të mbetet i saktë.

• Mbani emrat e rregullave informues dhe të lehtë për t'u identifikuar. MYOB paracakton të përdorë të gjithë përshkrimin nga teksti në pasqyrën tuaj bankare si emër rregulli. Duke përdorur shembullin e mësipërm, emri i rregullit bëhet 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Mos e pranoni këtë parazgjedhje, por përkundrazi ndryshoni gjithmonë emrat e rregullave për t'i bërë më të lehta për t'u gjetur rregullat tuaja në të ardhmen. Për shembull, një emër rregulli i mirë për këtë transaksion është ndoshta 'Bay Automotive Vehicle Repairs', pasi ky emër përfshin tekstin përkatës të deklaratës bankare, si dhe llojin e shpenzimit.

• Kur krijoni një rregull, shkoni gjithmonë te Opsionet e Avancuara dhe vendosni emrin e furnizuesit ose të klientit në këndin e poshtëm djathtas. Megjithëse zgjedhja e një karte nuk është e detyrueshme, mbani mend se nëse nuk zgjidhni një kartë, nuk do të mund të kërkoni të gjitha transaksionet për këtë klient ose furnizues në të ardhmen. Kjo mungesë e historisë së detajuar të transaksioneve mund të jetë një dhimbje e vërtetë, kështu që merrni momentin shtesë për të shtuar këtë informacion sa herë që krijoni një rregull të ri.

  Kur përdorni bankingun në internet për të bërë pagesa elektronike për furnitorët, mendoni me kujdes se si do të shfaqet përshkrimi në pasqyrën tuaj bankare. Pyesni veten, a do të jeni në gjendje të krijoni një rregull bazuar në këtë përshkrim? Përgjigja për këtë pyetje varet si nga banka juaj, ashtu edhe nga fakti nëse emri i Përfituesit të Pagesë shfaqet gjithmonë në deklaratën tuaj. Një këshillë është të ruani detajet e furnizuesit dhe përshkrimet e pagesave në bankingun tuaj në internet në mënyrë që të shfaqet saktësisht i njëjti tekst çdo herë. Në këtë mënyrë, ju mund të krijoni një rregull bazuar në atë tekst specifik.

• Mbani një sy për rregulla të dyfishta. Kaloni nëpër listën tuaj të rregullave herë pas here dhe kontrolloni dy herë se si i keni vendosur kushtet tuaja. Nëse mund të shihni dy rregulla që kanë të njëjtat kushte, ose fshini një nga rregullat ose ndryshoni kushtet e rregullit.

• Merr MYOB për të ndarë automatikisht përqindjet personale. Për shpenzimet që ndani rregullisht midis biznesit dhe atij personal (për shembull, ndoshta ndani gjithmonë 75 për qind të benzinës për biznesin dhe 25 për qind për ato personale), përdorni opsionet e avancuara për të krijuar një rregull që e bën këtë ndarje automatikisht.

• Kur jeni në dritaren "Furnizimet e Bankës", vendosni gjithmonë miun në ikonën "Rregulli i aplikuar" përpara se të klikoni "Aprovo". Në këtë mënyrë, MYOB tregon se në cilën llogari do të ndahet transaksioni dhe ju mund të kontrolloni nëse rregulli funksionon siç duhet.

• Mos krijoni një rregull me kushtin që çdo transaksion që përmban fjalën 'BP' t'i ndahet benzinës. Pse jo? Sepse nëse e bëni këtë, çdo transaksion BPAY, pavarësisht nëse është për energji elektrike, telefon apo taksa, do t'i ndahet benzinës, thjesht sepse 'BPAY' përmban shkronjat 'BP'.

• Nëse keni një vëllim të madh transaksionesh, merrni parasysh të specifikoni emrin e rregullit në fushën Memo kur krijoni një rregull. Për shembull, nëse krijoni një rregull me kushtin që çdo transaksion që përmban fjalët 'Katoomba Au' t'i alokohet Riparimeve të Automjeteve (sepse Katoomba Au në këtë rast nënkupton Katoomba Automotive'), një mashtrim është të shkoni te Opsionet e Avancuara dhe si memo për këtë rregull, shkruani "Transaksioni i krijuar duke përdorur rregullin e automobilave Katoomba". Në këtë mënyrë, nëse po rishikoni transaksionet në fund të tremujorit ose në fund të vitit dhe zbuloni se transaksionet janë shpërndarë gabimisht, ju e dini se cili rregull ka bërë që gjërat të shkojnë keq.

Nëse përdoren siç duhet, rregullat e bankës mund të kursejnë deri në 90 për qind të kohës së futjes së të dhënave dhe praktikisht të eliminojnë nevojën për rakordime bankare që kërkojnë kohë.