Importimi i të dhënave në MYOB

A e dini se mund të importoni të dhëna në MYOB nga aplikacione të tjera? Për shembull, ndoshta keni një listë me emrat dhe adresat e klientëve diku tjetër në kompjuterin tuaj (ndoshta në një skedar Word, një skedar bazë të dhënash ose në Excel) dhe dëshironi të importoni këtë informacion në MYOB. Ja se si të importoni detajet e klientit ose furnizuesit sa hap e mbyll sytë.

Organizimi i të dhënave tuaja

Faza e parë kur importoni të dhëna është manipulimi i listimit të klientit ose furnizuesit tuaj në një format që MYOB mund ta kuptojë.

Nëse detajet e klientit ose furnizuesit tuaj janë aktualisht në një përpunues teksti ose bazë të dhënash, përpiquni t'i vendosni këto detaje në një fletëllogaritëse përpara se të provoni të importoni informacionin në MYOB.

Për shembull, nëse të dhënat tuaja ruhen në një bazë të dhënash si Microsoft Access, zakonisht mund t'i ruani këto të dhëna në një format që mund të hapet në Excel.

Duke përdorur softuer të fletëllogaritjes si Excel, rregulloni informacionin mjeshtërisht në kolona.

Rregulloni të dhënat tuaja në mënyrë që të gjithë emrat të renditen njëri pas tjetrit, të gjitha adresat të renditen njëra pas tjetrës e kështu me radhë. Me adresat, ndani rrugën, qytetin, shtetin dhe kodin postar në katër kolona të veçanta.

Fusni një rresht në krye të listës tuaj (nëse nuk e keni bërë tashmë) që etiketon kolonat.

Për shembull, Emri, Telefoni 1, Telefoni 2, Kontakti dhe kështu me radhë. Ky rresht quhet rreshti juaj Header.

Ruaje këtë fletëllogaritëse si një skedar të kufizuar me skeda.

Për shembull në Excel, shkoni te menyja File, klikoni Save As, dhe më pas zgjidhni Tab-Delimited si File Type. Formati i skedarit Tab-Delimited e bën të lehtë leximin e softuerit MYOB.

Importimi i të dhënave tuaja

Tani që i keni organizuar të dhënat tuaja, jeni gati ta importoni këtë informacion në MYOB. Mbajeni fort, ja ku shkon:

Nga menyja File në MYOB, zgjidhni Import/Export Assistant.

Zgjidhni Import të dhënave dhe klikoni Next.

Zgjidhni Kartat si lloj të të dhënave dhe Kartat e Klientit ose Kartat e Furnizuesit si llojin e Kartës.

Klikoni Shfleto, lundroni te dosja ku keni ruajtur të dhënat tuaja dhe zgjidhni skedarin që dëshironi të importoni. Kliko Next.

Lundroni me cilësimet dhe klikoni Next.

Gjërat bëhen mjaft teknike në këtë pikë. Por kurrë mos kini frikë! Tregojuni MYOB se të dhënat tuaja janë të ndara me skeda, se rreshti i parë përmban tituj, se nëse të dhënat ekzistojnë tashmë, dëshironi t'i përditësoni ato dhe të përputhen me kartat duke përdorur mbiemrin. (Pamja e ekranit më poshtë tregon se si duken këto cilësime.)

Klikoni Auto Match për të marrë MYOB që të përputhet automatikisht me fushat dhe më pas klikoni Next.

Përndryshe, ju mund t'i përputhni fushat manualisht duke theksuar fillimisht fushën e importit në të majtë dhe më pas duke klikuar fushën e importit që përputhet në të djathtë. Bëni këtë një nga një derisa çdo fushë në të majtë të përputhet me një fushë në të djathtë.

Kur të kërkohet, bëni një kopje rezervë të skedarit tuaj.

Pse të shqetësoheni për të mbështetur? Nëse vërtet e ngatërroni importin tuaj (gjë që ndonjëherë ndodh herën e parë), mund të rivendosni kopjen rezervë dhe të filloni përsëri.

Kliko "Import" dhe mrekullohu kur fillon argëtimi.

Ndonjëherë importimi kërkon një kohë të gjatë me dhimbje, ndonjëherë vetëm disa sekonda. Megjithatë, importimi përfundon kur shfaqet një mesazh i këndshëm për t'ju informuar për suksesin (ose dështimin) tuaj. Nëse importimi juaj dështoi, lexoni me kujdes mesazhin!

Zgjidhja e problemeve nëse gjërat shkojnë keq

Importimi i detajeve të kartës në skedarin tuaj të kompanisë MYOB duhet të jetë i lehtë, por shumë gremlin mund të dërgojnë një mesazh gabimi në rrugën tuaj. Nëse pas importimit të të dhënave ju merrni një mesazh duke thënë se importi kishte gabime ose paralajmërime, ndiqni kërkesën për të parë regjistrin e gabimeve.

• Nëse importi kapërceu një rekord, do të thotë se diçka ishte aq e keqe sa MYOB e injoroi plotësisht këtë klient ose furnizues.

• Nëse merrni një mesazh paralajmërues, kjo do të thotë se ka ndodhur një problem i vogël dhe MYOB ka refuzuar një pjesë të të dhënave të një klienti ose furnizuesi (për shembull, ndoshta MYOB ka shtuar emrin e klientit, por jo adresën ose numrin e telefonit).

Regjistri i gabimeve tregon një listë të çdo regjistrimi që ka një problem, me një kod gabimi që shfaqet në fillim të secilit. Në fillim, këto kode gabimi duken si zhargon i pakuptueshëm (Gabimi -7, për shembull, nuk do të thotë shumë për të pa iniciuarin). Megjithatë, pjesa e sipërme e këtij raporti ofron një listë të kuptimit të çdo mesazhi gabimi.

Pasi të identifikoni se cilat regjistrime nuk u importuan siç duhet dhe pse, mund të bëni një nga dy lëvizjet. Nëse preken vetëm disa karta, hapni skedarin e kompanisë tuaj dhe rregulloni këto karta një nga një. Nga ana tjetër, nëse shumica e importit nuk funksionoi, bastja juaj më e mirë është të rivendosni kopjen rezervë, të rregulloni skedarin e importit dhe të provoni përsëri.