Gjurmo kartat e debitit, ATM-së dhe kreditit të klientit në QuickBooks 2019

Kartat e debitit dhe të ATM-ve, kur të filloni, nuk janë fare karta krediti. Përdorimi i një karte debiti ose një karte ATM është më shumë e ngjashme me shkrimin e një çeku se çdo gjë tjetër. Sidoqoftë, në vend që të tërhiqni para duke shkruar një çek, ju tërheqni para duke përdorur një kartë debiti.

Edhe pse një transaksion me kartë debiti ndonjëherë duket (të paktën për miqtë tuaj dhe tregtarët me të cilët blini) si një transaksion me kartë krediti, ju duhet ta trajtoni një transaksion me kartë debiti si një çek. Me pak fjalë, ja çfarë duhet të bëni:

• Kur ngarkoni diçka në një kartë debiti, regjistrojeni transaksionin ashtu si regjistroni një çek të rregullt. Ju mund të dëshironi të vendosni numrin e transaksionit si numër kontrolli ose në linjën Memo në mënyrë që të mund të mbani gjurmët e transaksionit.
• Kur tërhiqni para duke përdorur një kartë debiti, regjistrojeni transaksionin si tërheqje të rregullt (ose transferoni në një llogari me para të imta), sikur të kishit shkuar në bankë me një fletë tërheqjeje.
• Kur bëni një depozitë përmes një kase duke përdorur një kartë debiti, regjistrojeni transaksionin ashtu si regjistroni një depozitë të rregullt.

Po në lidhje me kartat e kreditit të klientit?

Nëse nuk e dini tashmë këtë, megjithëse klientët tuaj ndoshta duan t'ju paguajnë me karta krediti, kartat e kreditit të klientëve ju krijojnë një dhimbje koke. Arsyeja është se banka juaj tregtare ose procesori i kartës së kreditit grumbullon tarifat e kartës së kreditit të klientit dhe më pas - ndoshta në baza ditore ose ndoshta çdo disa ditë - depoziton një sasi të madhe parash në llogarinë tuaj bankare. Paratë e gatshme përfaqësojnë shumën e tarifave të fundit të kartës së kreditit minus një tarifë.

E gjithë kjo tingëllon mjaft e padëmshme, por këtu është një shembull se si funksionon. Klientët A, B dhe C vijnë të hënën dhe shpenzojnë përkatësisht 5, 10 dollarë dhe 15 dollarë. Më pas, të martën, klientët D, E dhe F vijnë dhe shpenzojnë përkatësisht 10, 50 dollarë dhe 30 dollarë. Të mërkurën, ju nuk i shisni asgjë dikujt që përdor një kartë krediti, por shihni një depozitë prej 105 dollarësh në llogarinë tuaj bankare nga kompania e kartës së kreditit.

Problemi është se ju po shikoni transaksionet e dy ditëve të fundit të kartës së kreditit dhe ju e dini se ato gjithsej 120 dollarë sepse kjo është shuma totale që u shitë klientëve A, B, C, D, E dhe F. Pra, çfarë është me 105 dollarë? A janë 15 dollarët që mungojnë një tarifë shërbimi? Oh, jo, prit. Ndoshta klienti A telefonoi kompaninë e tij të kartës së kreditit dhe bllokoi tarifën e parë prej 5 dollarësh. Apo ndoshta ishte Klienti B?

Nëse pranoni një kartë krediti, e dini se si funksionon kjo, apo jo? Është një dhimbje koke mbretërore.

Unë mendoj se ju ndoshta keni dy qasje të arsyeshme për t'u marrë me këtë çmenduri:

• Mënyra e Kontabilistit të Mirë: Ju mund të regjistroni pagesat e klientëve me kartë krediti në mënyrën e zakonshme - në mënyrën që pret QuickBooks. Mënyra e Kontabilistit të Mirë prodhon regjistrime të bukura dhe të sakta, por me koston e telasheve të mëdha të kontabilitetit. Të interesuar për më shumë informacion? E madhe! Përdorni komandën QuickBooks Help për të kërkuar ndihmën në internet të QuickBooks për temën që regjistron një pagesë me kartë krediti.
• Mënyra e Kontabilistit të Keq: Thjesht mund të regjistroni transaksionet e faturave të shitjeve kur kompania e kartës së kreditit depoziton shumat e tarifave neto në llogarinë tuaj bankare. Me fjalë të tjera, duke përdorur numrat shembull të dhënë në një paragraf të mëparshëm, në vend që të regjistroni transaksione individuale për klientët A, B, C, D, E dhe F kur ndodhin shitjet, ju mund të regjistroni një transaksion prej 105 dollarësh kur kompania e kartës së kreditit depoziton 105 dollarë në llogarinë tuaj bankare. Nëse e dini tarifën e shërbimit të kompanisë së kartës së kreditit, mund ta regjistroni edhe atë, duke përdorur një hyrje në ditar. (Me siguri do të dëshironi të kërkoni ndihmë nga llogaritari juaj për këtë.)

Unë duhet t'ju them diçka tjetër. Mënyra e Kontabilistit të Keq ndoshta nuk është e justifikuar nëse nuk jeni në një situatë me volum të lartë - siç është një dyqan me pakicë - dhe kur jeni duke përdorur një sistem periodik inventarizimi ose kur nuk shisni inventar. Nëse keni vetëm një pjesë të vogël të transaksioneve me kartë krediti - të themi, një çdo disa ditë - ose nëse po përpiqeni të përdorni një sistem të përhershëm të inventarit, duhet të përdorni "Mënyrën e Kontabilistit të Mirë".