Funksioni i skedarit të kondensimit të QuickBooks 2012

Funksioni QuickBooks 2015 Condense bën disa gjëra. Së pari krijon një kopje arkivore të skedarit të të dhënave dhe e përpunon atë skedar të dhënash për ta lejuar atë të jetë më i vogël. Për më shumë detaje shikoni shpjegimin e mëposhtëm:

• Komanda QuickBooks Condense krijon një kopje të përhershme të skedarit të të dhënave QuickBooks. (Kjo quhet një kopje arkivore e skedarit.) Një kopje arkivore e skedarit të kompanisë përbën një fotografi të skedarit të kompanisë siç ekziston në një moment të caktuar kohor.

  Nëse dikush më vonë ka një pyetje - ndoshta llogaritari juaj, ose një auditor federal ose shtetëror - mund të përdorni kopjen arkivore të skedarit të të dhënave për të treguar se si dukej dosja e kompanisë në një moment të caktuar kohor.

• Procesi i kondensimit të skedarit e bën skedarin e të dhënave më të vogël duke përmbledhur shumë transaksione të vjetra të mbyllura dhe të detajuara duke përdorur shënime të mëdha në ditar përbindësh.

Për shkak se ky kondensim dhe arkivim mund të jetë pak konfuz, këtu është një përmbledhje e shpejtë e asaj që ndodh saktësisht kur kondensoni skedarin e kompanisë QuickBooks. Ja çfarë bën zakonisht QuickBooks gjatë procesit:

• Ruan një kopje arkivore të skedarëve të kompanisë suaj : Kur kondensoni skedarin e kompanisë QuickBooks, QuickBooks ruan një kopje arkivore të atij skedari.

• Heq transaksionet e vjetra të mbyllura : Si pjesë e procesit të Kondensimit, QuickBooks ju jep mundësinë të hiqni transaksionet e vjetra, të mbyllura nga versioni aktual, funksional i skedarit të kompanisë QuickBooks.

  Mos harroni se arkivimi krijon një kopje arkivore të skedarit të kompanisë QuickBooks. Megjithatë, ju ende keni versionin e punës të skedarit të kompanisë QuickBooks. Është ky version aktual, funksional i skedarit të kompanisë QuickBooks që pastrohet ose kondensohet me heqjen e transaksioneve të vjetra e të mbyllura.

  Transaksionet e mbyllura janë transaksione që QuickBooks nuk ka më nevojë t'i gjurmojë në detaje. Për shembull, një faturë e vjetër klienti - pasi të jetë paguar - është një transaksion i mbyllur. Një çek i vjetër i shkruar për një shitës - pasi të jetë zhdoganuar nga banka - është një transaksion i mbyllur.

• Përmbledh transaksionet e vjetra, të mbyllura : Për shkak se transaksionet e vjetra dhe të mbyllura hiqen nga skedari i të dhënave QuickBooks, kondensimi zakonisht krijon shënime përmbledhëse mujore për transaksionet e vjetra, të mbyllura dhe i vendos këto transaksione përmbledhëse në versionin aktual, funksional të skedarit të të dhënave QuickBooks.

  Këto shënime përmbledhëse të ditarit mujor ju lejojnë të vazhdoni të përgatitni pasqyrat mujore financiare. Për shembull, edhe pse arkivimi heq të gjitha transaksionet e vjetra dhe të mbyllura nga, për shembull, janari i vitit 2010, ju mund të krijoni përsëri pasqyra financiare mujore për janarin e 2010 në 2013. Për të prodhuar pasqyrat financiare mujore për janarin e 2010, QuickBooks përdor përmbledhjen shënimet mujore të ditarit.

• Pastron gjurmën e auditimit: Një efekt pothuajse i fshehur i pastrimit të skedarëve të të dhënave QuickBooks ka të bëjë me gjurmën e auditimit. Nëse pastroni një skedar kompanie dhe tregoni se skedari i kompanisë duhet të jetë i kondensuar, QuickBooks fshin gjurmët e auditimit përpara datës së "transaksioneve të mbyllura të hequra në ose përpara".

  Me fjalë të tjera, për periudhën kohore në të cilën QuickBooks heq transaksionet e vjetra, të mbyllura, ai gjithashtu heq gjurmët e auditimit të atyre transaksioneve.

Procesi i Kondensimit të skedarit zakonisht nënkupton krijimin e një kopjeje të skedarit të të dhënave QuickBooks që ruani dhe vendosni diku dhe krijimin e një versioni të zvogëluar të skedarit të kompanisë që punon. Komanda që përdorni për të kondensuar skedarin e kompanisë QuickBooks, megjithatë, ju lejon gjithashtu të krijoni skedarë pothuajse bosh të kompanisë.

Shumica e njerëzve nuk do të kishin nevojë ta përdorin kurrë këtë opsion. ekziston vetëm një kategori e përdoruesve të QuickBooks që mund të dëshirojnë të krijojnë skedarë pothuajse bosh të kompanisë. CPA-të dhe konsulentët (të cilët duan të ripërdorin një skedar kompanie për një njësi tjetër biznesi ose klient) mund të dëshirojnë të përdorin këtë komandë për të krijuar skedarë të të dhënave të kompanisë që kanë shumë nga listat të vendosura tashmë.