Faturimi Elektronik në Sage Timeslips

Disa kompani - kryesisht avokatë që punojnë me kompanitë e sigurimeve - duhet t'u dorëzojnë firmave të auditimit faturat elektronike për shërbimet e ofruara. Duke përdorur shtesën Sage Timeslips Electronic Billing, e cila mbështet një sërë formatesh të faturimit elektronik të përdorur nga shumica e firmave të mëdha të auditimit, ju mund të gjurmoni kohën tuaj, të përgatisni një faturë në formatin e duhur elektronik dhe më pas ta eksportoni në auditim të fortë.

Vizitoni faqen e internetit të Sage Timeslips për të lexuar në lidhje me formatet e dorëzimit të faturave elektronike që mund të mbështesë Timeslips.

Vendosja e faturimit elektronik

Për të përdorur shtesën Sage Timeslips Electronic Billing, duhet ta konfiguroni duke ndjekur udhëzimet që vijnë me shtesën. Më pas mund të prodhoni fatura në formatin e duhur për firmën e auditimit me të cilën punoni. Mbani mend, çdo firmë auditimi ka cilësime dhe formate skedarësh unikë.

Përveç kësaj, ju duhet të identifikoni klientët për të cilët përdorni shpërndarjen elektronike. Filloni duke zgjedhur Emrat → Informacioni i Klientit. Në dritaren Lista e Klientëve që shfaqet, klikoni dy herë një klient për të cilin zbatohet dorëzimi elektronik. Pastaj klikoni skedën Arrangement 2 të dritares së Informacionit të Klientit dhe vendosni fushën e Dorëzimit Elektronik në firmën përkatëse të auditimit.

Në shumicën e rasteve, ju gjithashtu duhet të shtoni fusha të personalizuara dhe t'ua caktoni ato klientëve që përdorin firmën marrës.

Shtesa e Faturimit Elektronik ju kursen kohë dhe ju mundëson të shtoni grupe të paracaktuara fushash të personalizuara të lidhura me firma specifike auditimi.

Për disa firma auditimi, ju duhet të përdorni grupin e kodit të çështjeve gjyqësore të Shoqatës së Avokatëve Amerikanë (ABA) ose Sistemin Uniform të Menaxhimit të Bazuar në Detyra për të identifikuar detyrat, shpenzimet dhe referencat. Nëse keni krijuar bazën tuaj të të dhënave Timeslips duke përdorur stilin e bazës së të dhënave Legal with ABA Litigation Codes, këto kode ekzistojnë tashmë në bazën tuaj të të dhënave. Nëse keni përdorur ndonjë shabllon tjetër për të krijuar bazën tuaj të të dhënave Timeslips, duhet të futni kodet për detyrat, shpenzimet dhe referencat në fushën Nofka 2 të detyrës, shpenzimeve dhe pseudonimit të referencës, dhe të përdorni fushën Nofka 1 për të futur një përshkrues emër që do ta njihni lehtësisht ndërsa krijoni rrëshqitje.

Në grupin e kodit të çështjeve gjyqësore të Shoqatës Amerikane të Avokatëve dhe Sistemin Uniform të Menaxhimit të Bazuar në Detyra, kodet fillojnë me shkronjat A, E ose L. Cakto kodet që fillojnë me A për detyrat, kodet që fillojnë me E për shpenzimet dhe kodet që filloni me L te referencat.

Ekzaminimi i procesit të faturimit elektronik

Procesi për dorëzimin elektronik të faturave në Sage Timeslips është i ngjashëm me procesin për gjenerimin e faturave të tjera. Ju ende i vendosni faturat tuaja në fazën e provës fillimisht, dhe më pas i rishikoni ato dhe bëni ndryshime. Por kur të jeni gati për të dërguar faturat, ju i eksportoni ato dhe i dërgoni skedarët në një firmë auditimi për shqyrtim.

Nga fundi i menysë Faturat, zgjidhni firmën e duhur të dorëzimit të faturave elektronike ose të auditimit dhe më pas klikoni Eksporto. Timeslips ju kërkon një dosje në të cilën mund të ruani faturat e eksportuara. Pas përfundimit të eksportit, ju mund t'i dërgoni faturat firmës së auditimit.

Në shumicën e rasteve, kur eksporti ka përfunduar, Sage Timeslips i zhvendos faturat nga faza e provës në fazën e auditimit. Megjithatë, për disa firma auditimi, Timeslips miraton faturat.

Timeslips i trajton faturat në fazën e auditimit të ngjashëm me mënyrën se si i trajton faturat në fazën e provës: Timeslips bllokon faturat ndërsa firma e auditimit i shqyrton ato. Kur firma ju kontakton me vlerësimin e saj, ju miratoni faturat që nuk kërkojnë ndryshime dhe ju pastroni faturat që kërkojnë ndryshime nga faza e auditimit duke përdorur dritaren Fazat e Faturave (zgjidhni Faturat→ Mirato ose Pastro Faturat e Audituara→ Mirato ose Pastro Faturat) dhe duke bërë ndryshimet e nevojshme. Pastaj printoni sërish faturat dhe përsëritni procesin.

Nëse Timeslips miraton faturat që i dërgoni firmës së auditimit dhe firma e auditimit kërkon ndryshime, ju mund t'i pastroni faturat e zgjedhura nga skeda e zhbërëshme e dritares së Fazave të Faturave, t'i modifikoni, t'i printoni përsëri dhe të përsërisni procesin e printimit dhe të dorëzimit elektronik.

Është e mundur që një firmë auditimi të mos vlerësojë faturën tuaj përpara se të jeni gati për të dorëzuar një tjetër. Në këtë rast, miratoni faturën që keni dorëzuar tashmë dhe, nëse firma e auditimit kërkon ndryshime në të, përpiquni ta zhbëni atë. Nëse nuk mund ta zhbëni faturën, do t'ju duhet të vendosni një transaksion kredie të llogarive të arkëtueshme për faturën origjinale, të rifusni të dhënat që u shfaqën në atë faturë dhe të krijoni një faturë të re për t'ia dërguar firmës së auditimit.

Ndarja e faturave elektronike

Nëse përdorni funksionin Split Bills në Timeslips, i cili ju mundëson të vendosni rregulla për shpërndarjen ose ndarjen e tarifave në një faturë midis kohëmatësve, kini parasysh se firma të ndryshme auditimi e trajtojnë faturimin e ndarë në mënyra të ndryshme. Disa e lejojnë, por e injorojnë, të tjerë e lejojnë dhe e përdorin, dhe të tjerë nuk e mbështesin.