Bazat e rezervimit të skedarit të të dhënave QuickBooks 2014

Një detyrë shumë e rëndësishme që ju ose ndonjë bashkëpunëtor duhet të kryeni është një kopje rezervë e skedarit të të dhënave QuickBooks. Pak artikuj të ruajtur në hard diskun e kompjuterit tuaj meritojnë aq kujdes sa skedari i të dhënave QuickBooks. Fjalë për fjalë, skedari i të dhënave QuickBooks përshkruan çështjet financiare të biznesit tuaj. Ju absolutisht nuk dëshironi të humbni skedarin e të dhënave.

Humbja e skedarit të të dhënave, për shembull, mund të nënkuptojë që nuk e dini sa para keni, nuk e dini nëse po bëni apo po humbisni para dhe nuk do të jeni në gjendje të përgatisni me lehtësi ose saktësi paratë tuaja vjetore deklaratat tatimore.

Për fat të mirë, kopjimi i skedarit të të dhënave QuickBooks është mjaft i thjeshtë. Ju duhet të plotësoni vetëm nëntë hapa:

1 Zgjidhni komandën File→ Create Copy.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Save Copy ose Backup, e cila ofron tre opsione: opsionin për të ruajtur një kopje rezervë të skedarit tuaj QuickBooks, opsionin për të krijuar një skedar portativ të kompanisë dhe opsionin për të krijuar një kopje të kontabilistit.

2Dëshironi të ruani një kopje rezervë, prandaj klikoni butonin e opsionit të kopjes rezervë; pastaj klikoni Next për të vazhduar.

Mund të krijoni ose një skedar rezervë të plotë ose një skedar portativ të kompanisë kur kopjoni skedarin QuickBooks. Një skedar portativ i kompanisë është më i vogël se një skedar rezervë, kështu që është më i përshtatshëm për të lëvizur. Për shembull, ju mund të dërgoni më lehtë me email një skedar portativ të kompanisë.

Çështja me skedarët e kompanisë portative është kjo: QuickBooks duhet të punojë shumë për të zbërthyer skedarin portativ të kompanisë në një madhësi të vogël. QuickBooks gjithashtu duhet të bëjë më shumë punë për të hequr skedarin më vonë kur dëshironi të punoni me të.

Pasi të klikoni Next, shfaqet kutia e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin. Mund të shkoni direkt në kutinë e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin duke zgjedhur komandën File→ Create Backup.

3 Tregoni nëse dëshironi të ruani skedarin tuaj rezervë të QuickBooks në kompjuterin e kompanisë suaj ose në qendrën e të dhënave jashtë sajtit të QuickBooks.

Klikoni "Rezervimi lokal" për të treguar se dëshironi të ruani kopjen rezervë të skedarit tuaj në hard diskun e kompjuterit tuaj ose në ndonjë pajisje ruajtëse të lëvizshme, si p.sh. një flash drive.

4 Klikoni butonin Options për të zgjedhur një vendndodhje rezervë.

QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Opsionet e rezervimit.

5 Specifikoni se në cilin dosje ose vendndodhje disku duhet të kopjohet skedari i kompanisë.

Thjesht futni një emër shtegu direkt në kutinë që tregon se ku të ruani kopjet rezervë.

Nëse nuk dini si të futni një emër shteg, klikoni butonin Browse. Kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Browse for Folder, përdorni listën e tij të dosjeve për të zgjedhur diskun ose dosjen që dëshironi të përdorni për kopjet rezervë të QuickBooks.

6(Opsionale) Zgjidhni opsionet tuaja rezervë.

Ju gjithashtu mund të përdorni kutinë e dialogut Opsionet e rezervimit për të specifikuar se kur QuickBooks duhet t'ju kujtojë të bëni kopje rezervë dhe se si QuickBooks duhet të rezervojë:

Shtimi i stampave kohore: Për të shtuar datën dhe orën e operacionit rezervë në emrin e skedarit rezervë, zgjidhni kutinë e kontrollit Shtoni datën dhe orën e kopjes rezervë në emrin e skedarit.

Kufizimi i kopjeve rezervë: Për t'i thënë QuickBooks të heqë qafe kopjet e vjetra rezervë, zgjidhni kutinë e kontrollit Limiti the Number of Backup Copis in This Folder to X dhe më pas specifikoni sa kopje rezervë dëshironi të ruani duke përdorur kutinë e tekstit ngjitur.

Vendosja e rikujtuesve rezervë: Zgjidhni kutinë e kontrollit " Më kujto të bëj kopje rezervë kur mbyll skedarin tim të kompanisë çdo X Times" dhe kutinë e tekstit ngjitur për të specifikuar se dëshiron të kujtohesh të kopjosh skedarin QuickBooks kur të mbyllësh QuickBooks. Opsionet tuaja të intervalit përfshijnë çdo herë, çdo herë tjetër, çdo herë të tretë, e kështu me radhë.

Aktivizimi i verifikimit të të dhënave: Përdorni butonat e verifikimit për t'i thënë QuickBooks se duhet të kontrollojë për integritetin e të dhënave kur rezervon të dhënat tuaja. Zgjidhni butonin e radios "Verifikimi i plotë" për verifikimin më të mirë dhe më të plotë të QuickBooks.

Përndryshe, nëse je dikush që nuk ka kohë për disa sekonda shtesë të kontrollit të dyfishtë që kërkon verifikimi i të dhënave, sigurisht, zgjidh butonin e radios "Verifikimi më i shpejtë". Më mirë akoma, hidhni plotësisht kujdesin tek era - kujdesi është gjithsesi për foshnjat - dhe zgjidhni butonin e radios Pa verifikim.

7Klikoni OK kur të përfundoni me specifikimin e vendndodhjes dhe opsioneve të rezervimit dhe më pas klikoni Next.

QuickBooks shfaq një kuti dialogu (nuk shfaqet) që pyet kur dëshironi të bëni kopje rezervë.

8 Specifikoni kur dëshironi të bëni kopje rezervë.

Në mënyrë tipike, ju dëshironi të bëni kopje rezervë kur zgjidhni komandën Save Copy ose Backup. Në këtë rast, kur QuickBooks shfaq kutinë e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin që shtron pyetjen "kur", kliko butonin "Ruaj tani".

Megjithatë, mund t'i thuash gjithashtu QuickBooks që rregullisht të planifikojë kopje rezervë të skedarit të të dhënave QuickBooks sipas një skeme të zgjuar duke - kur QuickBooks bën pyetjen "kur" - duke klikuar butonat "Ruaj tani" dhe "Programo kopje rezervë të së ardhmes" ose duke klikuar "Vetëm Planifiko të ardhmen". Butoni i kopjeve rezervë.

Nëse i thoni QuickBooks se dëshironi të planifikoni kopje rezervë, QuickBooks shfaq disa kuti dialogu që përdorni për të krijuar orarin e ri të rezervimit duke emërtuar orarin dhe duke vendosur ditët dhe oraret kur duhet të planifikohen kopjet rezervë.

9 Klikoni Finish për të mbyllur kutinë e dialogut Ruaj Kopjen ose Rezervimin.

Pasi të keni specifikuar se si duhet të funksionojë operacioni rezervë, klikoni Finish. QuickBooks rezervon (ose krijon një kopje të) skedarit aktual të kompanisë QuickBooks dhe e ruan atë kopje të re të skedarit në vendin e rezervimit.