4 mënyra për të mbajtur të rregullta të dhënat financiare në QuickBooks 2015

Besueshmëria dhe dobia e të dhënave tuaja të QuickBooks 2015 varet në një masë të madhe nga sa i rregullt dhe i rregullt i mbani të dhënat tuaja financiare. Për t'ju ndihmuar ju ose stafin tuaj të bëni një punë më të mirë në këtë, merrni parasysh përdorimin e katër teknikave të mëposhtme.

Teknika # 1: Barazoni rregullisht llogaritë tuaja bankare QuickBooks

Kur merrni kohë për të harmonizuar një llogari bankare, jo vetëm që përmirësoni saktësinë e të dhënave të llogarisë suaj bankare (përfshirë gjendjen e llogarisë suaj); por ju gjithashtu indirekt kontrolloni një sërë transaksionesh të tjera, duke përfshirë të gjitha të ardhurat që derdhen në një llogari të caktuar bankare. Dhe ju kontrolloni shpenzimet e paguara nga një llogari e caktuar.

Pra, në fund të fundit: Barazoni rregullisht llogaritë tuaja bankare.

Teknika #2: Përditësoni bilancet e llogarisë së kredisë

Nëse keni marrë para hua nga banka, duhet të kontrolloni dy herë gjendjen e llogarisë. Dhe duhet të përditësoni bilancin e llogarisë nëse nuk përputhet me të dhënat e fundvitit të huadhënësit.

Balancat e llogarive të kredisë zakonisht shkojnë "gabim" me kalimin e kohës, sepse ndarja e pagesave në përbërësit e tyre principal dhe interesi është paksa e zbehtë. Ky gabim fillon të shtohet me kalimin e kohës.

Shpesh mund të rregulloni bilancet e llogarisë së huasë duke shtuar një hyrje në ditar që "rregullon" gjendjen e gabuar të llogarisë dhe më pas hedh kompensimin e debitit ose të kredisë në kategorinë e shpenzimeve të interesit të kredisë.

Teknika #3: Kontrolloni për pagesat jetimore

Njerëzit e kanë çuditërisht të lehtë për të futur pagesat e klientëve, por më pas nuk i aplikojnë kurrë pagesat në një faturë. Kur ndodh ky gabim mosveprimi, biznesi i lë të ardhurat nga pasqyra e fitimit dhe humbjes dhe i nënvlerëson të ardhurat dhe fitimet e tij. Pra, ky është një gabim i keq.

Ju mund të gjeni ndonjë nga këto pagesa jetime në skedarin tuaj QuickBooks duke prodhuar një bilanc të bazuar në para të gatshme. Nëse një bilanc i bazës së parave të gatshme tregon një vlerë negative për llogaritë e arkëtueshme, kjo tregon se ju keni futur pagesa në QuickBooks, por nuk e keni aplikuar kurrë pagesën në një faturë.

Për të rregulluar këtë gabim (ose për ta rregulluar këtë gabim disa herë nëse keni bërë gabime të shumta), duhet të kaloni faqe përmes pagesave të klientit tuaj ose të krijoni një raport të transaksioneve që një klient të gjejë ato që nuk keni aplikuar.

Teknika # 4: Rishikoni bilancin tuaj

E dini se ku shfaqen shpesh gabimet e kontabilitetit më të habitshme? Në bilancin tuaj.

Për këtë arsye, bëhuni zakon të bëni rregullisht një bilanc. Kërkoni numra të çuditshëm, për shembull, fonde të padepozituara që arrijnë në 40,000 dollarë (që do të thotë që QuickBooks mendon se keni 40 granatë para të gatshme në zyrë diku) ose një bilanc monetar që është 11,000 dollarë (që do të thotë se e keni mbitërhequr llogarinë tuaj rrjedhëse me 11 dollarë).

Ju mund të hulumtoni numra qesharak të bilancit duke klikuar dy herë vlerën tek në dritaren e raportit dhe më pas duke shikuar të dhënat e transaksionit që shtojnë një vlerë dukshëm të gabuar.

Një pikë e fundit në lidhje me këtë teknikë të kontrollit të gabimeve: Shpesh, gabimi që prodhon një vlerë të çmendur të bilancit nuk është një transaksion i futur gabimisht, por një transaksion që është lënë jashtë.

Nëse vërtet dëshironi të gërmoni në gjërat e pastrimit të bilancit, mund të kaloni rrugën tuaj përmes një liste shumë më të gjatë të detyrave të pastrimit të bilancit në blogun Evergreen Small Business .