Zhvendosja e relikeve tuaja në arkivim në Outlook 2003

Nuk merr shumë kohë për të grumbulluar më shumë mesazhe e-mail sesa mund të përballeni. Disa njerëz thjesht fshijnë mesazhet ndërsa i lexojnë ato. Të tjerë mbajnë mesazhe të vjetra për qëllime referimi.

Problemi është se Outlook ngadalësohet kur ruani shumë mesazhe e-mail. Përveç kësaj, një koleksion i madh mesazhesh është i rëndë për t'u menaxhuar. Gjithashtu, nëse jeni në një sistem të postës elektronike të korporatës, administratorët e sistemit tuaj mund të mos ju lejojnë të ruani më shumë se një sasi të caktuar e-mail sepse bllokon sistemin.

Arkivimi është një veçori e ndërtuar direkt në Outlook për t'ju ndihmuar të ruani mesazhe dhe artikuj të tjerë të Outlook që nuk keni nevojë t'i shikoni tani, por mund të dëshironi t'u referoheni në të ardhmen. Nëse përdorni Outlook në një rrjet Exchange në punë, Arkivimi e bën të lehtë për ju të komunikoni me administratorët e sistemit tuaj duke zvogëluar numrin e mesazheve që ruani në sistemin e postës elektronike.

Edhe nëse nuk dëshironi të përdorni veçorinë e Arkivimit tani, mund të dëshironi të kuptoni se si funksionon. Outlook ndonjëherë i arkivon automatikisht artikujt — gjë që mund t'ju duket sikur artikujt tuaj të Outlook po zhduken.

Nëse funksioni AutoArchive ju duket i frikshëm dhe i ndërlikuar, përpiquni të mos shqetësoheni. Microsoft mund të mos e ketë bërë funksionin e Arkivit lehtësisht të deshifrueshëm. Megjithatë, kur ta kuptoni, Autoarkivimi mund të bëhet i vlefshëm për ju.

Megjithëse mesazhet e postës elektronike janë ato që njerëzit arkivojnë më shpesh, të gjithë artikujt e Outlook mund të dërgohen në arkiv - takime, detyra, gjithçka. Njerëzit zakonisht nuk i arkivojnë Kontaktet dhe Shënimet, por ju mund t'i arkivoni ato nëse dëshironi.

Konfigurimi i AutoArchive

Ju nuk keni nevojë të bëni asgjë për ta bërë Outlook të arkivojë artikujt tuaj; programi konfigurohet që të arkivojë automatikisht artikujt. Nëse dëshironi të shihni se si është konfiguruar Outlook për të arkivuar artikujt tuaj të vjetër ose për të ndryshuar mënyrën se si Outlook e bën punën, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni Mjetet –> Opsionet.

Shfaqet kutia e dialogut Opsionet.

2. Klikoni skedën Tjetër.

Shfaqet faqja e opsioneve të tjera.

3. Klikoni butonin AutoArchive.

Shfaqet kutia e dialogut AutoArchive.

Mos kaloni nëpër kutinë e dialogut AutoArchive duke i ndryshuar gjërat dashje pa dashur - të paktën jo derisa të shikoni për të parë se çfarë është konfiguruar tashmë. Katër informacione të rëndësishme që normalisht ju tregon kutia e dialogut AutoArchive janë si më poshtë:

• Sa shpesh Outlook arkivon artikujt

• Sa të vjetra duhet të jenë artikujt që Outlook t'i dërgojë ato në arkiv

• Emri dhe vendndodhja e skedarit të arkivit

• Nëse funksioni i AutoArchive është i aktivizuar

Kur instaloni për herë të parë Outlook, programi arkivon automatikisht artikujt çdo 14 ditë, duke dërguar artikuj mbi 6 muaj të vjetër në skedarin e arkivit të listuar në kutinë e dialogut AutoArchive. Për shumicën e njerëzve, këto cilësime janë të mira. Disa njerëz preferojnë të çaktivizojnë funksionin AutoArchive dhe të ekzekutojnë procesin e Arkivimit manualisht. Mund ta çaktivizoni procesin e arkivimit automatik duke klikuar kutinë e kontrollit të emërtuar "Run AutoArchive Çdo 14 Ditë" në krye të kutisë së dialogut AutoArchive.

Aktivizimi manual i procesit të Arkivimit

Ju mund t'i arkivoni mesazhet në çdo kohë që dëshironi duke zgjedhur File –> Arkivi nga menyja e Outlook dhe duke ndjekur udhëzimet. Avantazhi i drejtimit manual të procesit të Arkivit është se ju merrni kontroll pak më të mirë të procesit; ju mund t'i jepni Outlook një datë përfundimtare për arkivimin e artikujve, le të themi të parën e vitit. Ju gjithashtu mund të tregoni Outlook se cilat dosje të arkivohen dhe ku të dërgohen artikujt e arkivuar. Ju madje mund të arkivoni dosje të ndryshme të Outlook në skedarë të ndryshëm arkivimi. Disavantazhi i gjithë këtij kontrolli është se është e mundur të bëni një gabim të pafajshëm dhe të dërgoni artikuj të arkivuar në një vend që nuk mund t'i gjeni përsëri lehtë. Mundohuni të mos ndryshoni emrin ose vendndodhjen e skedarëve në të cilët dërgohen artikujt tuaj të arkivuar, sepse është çuditërisht e lehtë të humbasësh gjurmët e asaj se ku shkoi,

Gjetja dhe shikimi i artikujve të arkivuar

Ndonjëherë AutoArchive duket si magji. Artikujt më të vjetër depozitohen në mënyrë misterioze pa asnjë veprim nga ana juaj. A nuk është kaq e lehtë? Sigurisht - derisa papritmas të duhet të gjesh një nga ato artikuj që u zhvendosën me magji në arkivin tënd. Pastaj ju duhet të kuptoni se ku shkoi dhe si ta arrini përsëri.

Kur dëshironi t'i hidhni një sy tjetër artikujve që keni arkivuar, hapni dosjen e arkivit, të cilit Outlook i referohet gjithashtu si skedar të dhënash.

Për të hapur një skedar të dhënash që përmban artikujt e arkivit tuaj, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni File –> Open –> Outlook Data File.

Shfaqet kutia e dialogut Open Outlook Data File.

2. Shkruani emrin e skedarit që dëshironi të hapni në kutinë File Name.

Emri që futni shfaqet në kutinë Emri i skedarit.

3. Klikoni OK.

Emri i skedarit të të dhënave që hapët shfaqet në Folder Banner me shkronja të mëdha. Shfaqet gjithashtu Lista juaj e dosjeve, duke shfaqur dy grupe dosjesh: Normal dhe Arkivi.

Mjaft e thjeshtë, apo jo? Po, por ka një mizë virtuale në vajin virtual. Ju ndoshta nuk e dini emrin e skedarit të arkivit që dëshironi të hapni dhe zakonisht nuk shfaqet në listë në kutinë e dialogut Krijo ose Hap skedarin e të dhënave të Outlook.

Për të gjetur emrin e skedarit të hapur të arkivit, zgjidhni File –> Arkivi dhe shikoni në kutinë e etiketuar “Archive File”. Kini kujdes që të mos ndryshoni asgjë në lidhje me informacionin në kutinë e Arkivit. Përndryshe, Outlook mund të fillojë të dërgojë artikujt tuaj të arkivuar diku tjetër. Informacioni në kutinë e Arkivit File është zakonisht gobbledygook kompleks me dy pika dhe prerje dhe të gjitha llojet e gjërave që njerëzit normalë nuk mund t'i mbajnë mend.

Një mënyrë për të kapur një emër të gjatë në një kuti dialogu është të kopjoni informacionin. Ja se si duket në lëvizjen e shpejtë përpara: Klikoni emrin një herë, shtypni Tab, shtypni Shift+Tab, shtypni Ctrl+C dhe më pas kliko Cancel. Pasi të kopjoni emrin e skedarit, mund të ndiqni hapat e dhënë më parë në këtë artikull - duke ngjitur emrin që dëshironi në kutinë e emrit të skedarit duke shtypur Ctrl+V dhe duke u gëzuar që nuk keni nevojë të mbani mend atë emër të gjatë dhe të çmendur skedari .

Mbyllja e skedarit të Arkivit

Mund ta mbani skedarin tuaj të Arkivit të hapur në listën e Dosjeve të Outlook për aq kohë sa dëshironi, por shumica e njerëzve preferojnë ta mbyllin pasi të gjejnë atë që u nevojitet. Outlook funksionon pak më shpejt kur mbyllni çdo skedar të dhënash të panevojshëm.

Për të mbyllur një skedar të dhënash, ndiqni këto hapa:

1. Me listën e dosjeve të hapur, kliko me të djathtën mbi emrin e dosjes së Arkivit.

Shfaqet një menu e shkurtoreve.

2. Zgjidhni Close Folder nga menyja e shkurtoreve.

Dosja juaj e arkivit zhduket nga Lista e Dosjeve.

Mënyra se si emërtohen dosjet në Outlook është e çuditshme. Mund të gjeni "Dosje personale" që shfaqen disa herë në listën tuaj të dosjeve. Për ta bërë Outlook të funksionojë sa më shpejt që të jetë e mundur, mbyllni sa më shumë prej tyre që të mundeni. Grupi juaj kryesor i dosjeve - grupi që përdorni çdo ditë - nuk do të mbyllet, kështu që nuk duhet të shqetësoheni për mbylljen e dosjeve që përdorni çdo ditë.