Zbulimi i shumë mënyrave për të parë mesazhet tuaja në Outlook 2000

Ju mund t'i shikoni mesazhet tuaja në të paktën dhjetë mënyra, duke filluar me grupin që vjen me Microsoft Outlook. Ju mund të modifikoni çdo pamje duke renditur në çdo kolonë informacioni në çdo pamje duke klikuar titullin e asaj kolone.

Për të ndryshuar pamjen e mesazheve tuaja në Outlook, zgjidhni View–>Pamja aktuale dhe më pas zgjidhni një nga pamjet e mëposhtme nga menyja:

• Mesazhet. Kjo është fotografia e pakuptimtë e kutisë suaj hyrëse - Nga, Deri, Tema - vetëm bazat. Mesazhet që nuk i keni lexuar ende renditen me shkronja të zeza; të tjerat janë renditur në tip të thjeshtë.

• Mesazhet me Parashikim Automatik. Kur nuk keni kohë për të lexuar të gjitha mesazhet që merrni, një pamje paraprake është e dobishme. Rreshtat e parë mund t'ju japin një sugjerim se cilat mesazhe dëshironi të lexoni. Pamja automatike ju tregon këto rreshta të parë.

• Normalisht, ju shihni pamje paraprake vetëm të mesazheve që nuk i keni lexuar ende. Ju shihni vetëm titujt e mesazheve që keni lexuar. Në fakt, Outlook supozon se ju keni lexuar çdo mesazh që keni hapur. Ju gjithashtu mund të shënoni një mesazh të lexuar ose të palexuar duke klikuar me të djathtën mbi të dhe duke zgjedhur Shënoni si të lexuar ose Shënoni si të palexuar.

• Nga Flamuri vijues. Ju mund t'i raportoni mesazhet në hyrje për t'ju ndihmuar të mbani gjurmët e asaj që duhet të bëni në përgjigje të secilit mesazh. Pamja e shënuar i grupon mesazhet tuaja sipas faktit nëse flamujt janë vendosur në mesazhe dhe liston se çfarë lloj flamujsh janë caktuar dhe kur janë caktuar.

• Disa ekspertë thonë se mënyra më efikase për t'u marrë me të gjitha mesazhet tuaja hyrëse është t'i depozitoni ato sipas asaj që duhet të bëni me to dhe më pas të veproni sipas tyre sipas prioritetit dhe kohës së secilit mesazh. Flamujt e mesazheve janë një mënyrë e dobishme për të kuptuar se çfarë duhet të bëni me mesazhet që merrni. Pamja me flamurin përcjellës organizon automatikisht mesazhet tuaja sipas veprimit që ata kërkojnë, duke ju bërë menjëherë efikas, apo jo?

• Shtatë ditët e fundit. Kur ju kërkohet të merrni masa të menjëhershme për një mesazh që keni marrë disa ditë më parë, nuk është gjithmonë e lehtë të gjeni mesazhin që ju tha se çfarë të bëni, veçanërisht nëse merrni shumë e-mail. Pamja e Shtatë ditëve të fundit ju tregon vetëm mesazhet që keni marrë gjatë javës së kaluar. Gjetja e një artikulli në një listë të shkurtër është më e lehtë sesa në një listë të gjatë.

• Lista e Shtatë ditëve të fundit kufizon pamjen tuaj në mesazhet që arrijnë në një periudhë kohore shtatë-ditore. Ai nuk i rendit mesazhet sipas asaj që ka në to ose kush i ka dërguar. Ju mund t'i renditni mesazhet tuaja sipas emrit të dërguesit ose subjektit të mesazhit duke klikuar titujt në krye të kolonave në pamje.

• E shënuar për shtatë ditët e ardhshme. Nëse po raportoni mesazhe që janë vërtet të rëndësishme, mesazhet që keni shënuar për të tërhequr vëmendjen tuaj në ditët e ardhshme ka të ngjarë të kërkojnë vëmendjen tuaj në fillim. Për një vështrim të shpejtë të artikujve më të nxehtë, përdorni pamjen e "Flamuruar për shtatë ditët e ardhshme".

• Ashtu si pamja e shënuar, pamja e shënuar për shtatë ditët e ardhshme shkurton gjërat thelbësore: kush e dërgoi mesazhin, cili është subjekti i mesazhit dhe kur duhet të veprimi për mesazhin që është shënuar.

• Sipas temës së bisedës. Gjithmonë duhet të përfshini një temë që është e lehtë për t'u kuptuar, në mënyrë që personi që merr mesazhin tuaj të dijë në shikim të parë temën e mesazhit tuaj dhe çfarë të bëjë për të. Me çdo fat, njerëzit e tjerë bëjnë të njëjtën gjë për ju. Atëherë mund të merrni vërtet disa kilometra nga mesazhet tuaja duke i renditur ato në pamjen Sipas temës së bisedës.

• Nga dërguesi. Kur shefi telefonon dhe pyet: "A e morët mesazhin me e-mail për bonuset që ju dërgova tre javë më parë?" ndoshta nuk dëshironi të shpenzoni shumë kohë duke renditur mesazhet e të tjerëve nga tre javët e fundit. Mënyra më e shpejtë për t'iu përgjigjur menjëherë pyetjes së shefit është kalimi në pamjen "Nga dërguesi".

• Ju mund ta gjeni menjëherë emrin e shefit në pamjen Nga dërguesi. Klikoni dy herë në mesazhin me titull Bonuset. Atëherë mund t'i thoni shefit: “Sigurisht që e bëra; është pikërisht këtu përballë meje.” Ju do të jeni në gjendje të përgjigjeni aq shpejt sa shefi do të jetë i lumtur t'ju japë atë bonus.

• Mesazhe të palexuara. Nuk është e nevojshme të lexoni çdo mesazh që shfaqet në ekranin tuaj, por Ligji i Murfit thotë se informacioni më i rëndësishëm do të jetë në një mesazh që nuk e keni lexuar ende. Pamja "Mesazhet e palexuara" ju jep një vështrim të shpejtë në gjërat që nuk i keni hedhur ende një vështrim të shpejtë.

• Mos e lini kutinë tuaj hyrëse në pamjen "Mesazhet e palexuara" gjatë gjithë kohës, sepse mesazhet do të duken sikur zhduken kur të përfundoni leximin e tyre. Është më e lehtë të përdorësh pamjen e Mesazheve shumicën e kohës dhe të kalosh në pamjen e Mesazheve të Palexuara herë pas here si një strategji për të gjetur gjëra.

• Dërguar në. Mund të duket marrëzi të kesh një pamje të Inbox-it të renditur sipas emrit të personit të cilit i dërgohet çdo mesazh. Në fund të fundit, është kutia juaj hyrëse; gjithçka duhet të dërgohet tek ju, ose nuk do të ishte këtu, apo jo?

• Ju keni dy arsye për të përdorur Dërguar për të parë. Disa mesazhe që ju vijnë ju drejtohen të gjithëve në kompaninë tuaj, për shembull, kështu që është mirë të dini se disa mesazhe nuk duhet të merren personalisht. Arsyeja e dytë është se i njëjti grup pamjesh është i disponueshëm në kutinë hyrëse dhe dosjen Artikuj të dërguar. Dosja e artikujve të dërguar është vendi ku Outlook ruan kopjet e mesazheve që ju u keni dërguar njerëzve të tjerë. Të dish se çfarë i ke dërguar kujt mund të jetë shumë e dobishme.

• Dërguar për të parë është vetëm i renditur, jo i grupuar, që do të thotë se mesazhet shfaqen sipas emrave të personave që i kanë dërguar. Një pamje e grupuar do të shfaqte si titull të një grupi emrin e çdo personi që ju ka dërguar postë. Nëse klikoni në kolonën Subjekti, ju humbni përfitimin e renditjes së listës sipas dërguesit. Nëse lista juaj Sent To duket se është renditur gabimisht, thjesht klikoni fjalën Për në krye të kolonës Për.

• Afati kohor i mesazheve. Pamja e vijës kohore të mesazheve është një nga pamjet më interesante në Outlook; ju vizaton një grafik të të gjitha mesazheve tuaja sipas kohës kur kanë mbërritur. Pamja e "Kronologjisë së mesazheve" është krijuar për t'ju ndihmuar të gjeni mesazhe kur mund t'i mbani mend kur mbërritën, por jo pse mbërritën ose kush i dërgoi.

• Ikonat e vogla që përfaqësojnë mesazhet janë në fakt shkurtore për mesazhet që ato përfaqësojnë. Ju mund të hapni një mesazh duke klikuar dy herë ikonën për atë mesazh. Ju gjithashtu mund të klikoni me të djathtën mbi ikonën e mesazhit për t'iu përgjigjur një mesazhi, për të fshirë një mesazh ose për të zhvendosur një mesazh në një dosje tjetër.