Vendosja e opsioneve të ditarit në Outlook 2002

Data e fillimit 2002: Më , kapiteni i anijes yllore Enterprise bën me besnikëri shënimet e përditshme në regjistrin e yjeve. Kapiteni regjistron informacione rreth planetëve që ekuipazhi ka eksploruar, alienët me të cilët kanë luftuar dhe fenomenet e çuditshme që ata kanë vëzhguar në hapësirën e thellë, ku asnjë burrë (ose grua) nuk ka shkuar më parë!

Tani është radha juaj. Ashtu si kapiteni i Ndërmarrjes, ju mund të regjistroni ndërveprimet tuaja të përditshme me qenie të çuditshme në mjedise të çuditshme në rrethana stresuese, edhe nëse qeniet e çuditshme janë të gjitha në zyrën tuaj. Ditari i Outlook është regjistri juaj i yjeve.

Pa dyshim, turbullira e madhe e galaktikës përdorin regjistrin e kapitenit për gjëra jashtëzakonisht të rëndësishme, por Ditari juaj ju shërben më drejtpërdrejt. Ndonjëherë, kur ju duhet të gjeni një dokument ose një regjistrim të një bisede, nuk ju kujtohet se si e keni quajtur dokumentin ose ku e keni ruajtur atë, por ju kujtohet kur e keni krijuar ose marrë artikullin. Në këtë rast, mund të shkoni te Ditari dhe të kontrolloni datën kur mbani mend se keni marrë me artikullin dhe të gjeni atë që duhet të dini.

Megjithatë, për t'u përdorur mirë nga Ditari, duhet ta përdorni. Mund të vendosni Outlook që të bëjë shënime në ditar për pothuajse çdo gjë që bëni, ose mund ta fikni plotësisht Ditarin dhe të mos bëni asnjë hyrje në të. Nëse nuk vendosni asgjë në Ditar, nuk do të merrni asgjë.

Cila është mënyra më e lehtë për të bërë shënime në Ditar? Mos bej gje. Ditari regjistron automatikisht çdo dokument që krijoni, modifikoni ose printoni në çdo aplikacion të Office XP. Ditari gjithashtu gjurmon automatikisht mesazhet e postës elektronike, kërkesat dhe përgjigjet e takimeve, si dhe kërkesat dhe përgjigjet e detyrave. Disa programe të tjera përveç aplikacioneve të Microsoft Office kanë gjithashtu aftësinë për të bërë shënime në Ditar, por kjo veçori përdoret më shpesh me programet e Office XP.

Ka një kapje: Ju duhet t'i tregoni Outlook se dëshironi që regjistrimi automatik i ditarit të aktivizohet. (Në rregull, kështu që ju duhet të bëni diçka të vogël.) Për fat të mirë, nëse nuk e keni aktivizuar funksionin e regjistrimit automatik të Ditarit, Outlook 2002 ju pyet nëse dëshironi ta aktivizoni veçorinë sa herë që klikoni ikonën Ditar.

Për të aktivizuar funksionin e regjistrimit automatik të ditarit, ndiqni këto hapa:

1. Zgjidhni Mjetet –> Opsionet.

Shfaqet kutia e dialogut Opsionet.

2. Klikoni butonin Opsionet e ditarit.

Kutia e dialogut "Opsionet e ditarit" shfaqet, siç tregohet në figurën 1, me kutitë e kontrollit për të gjitha llojet e aktiviteteve që mund të regjistroni automatikisht dhe emrat e të gjithë njerëzve për të cilët mund të regjistroni automatikisht transaksionet, si p.sh. e-mail.

Figura 1: Kutia e dialogut Opsionet e Ditarit.

3. Klikoni për të vendosur një kontroll në kutinë e kontrollit për ato artikuj dhe skedarë që dëshironi të regjistroni automatikisht dhe për kontaktet për të cilët dëshironi të regjistrohet informacioni.

Lista e njerëzve në kutinë Për këto kontakte është e njëjtë me listën e njerëzve në listën tuaj të kontakteve. Ju mund të krijoni manualisht hyrje në ditar për njerëzit që nuk janë në listën tuaj të kontakteve; shikoni seksionin vijues "Regjistrimi manual i një artikulli Outlook në ditar".

Kur shtoni emra në listën tuaj të kontakteve në modulin e Kontakteve, ata emra nuk janë caktuar për regjistrim automatik në ditar. Ju ose duhet të kontrolloni emrin në kutinë e dialogut Opsionet e ditarit ose të hapni rekordin e Kontaktit, klikoni në skedën Ditari dhe kontrolloni Regjistroni automatikisht hyrjet e ditarit për këto kontakte.

4. Klikoni OK.

Ditari regjistron automatikisht ato artikuj dhe skedarë që keni zgjedhur për kontaktet që keni emërtuar.

Regjistrimi manual i një artikulli të Outlook në ditar

Nëse nuk dëshironi të rrëmoni ditarin tuaj duke regjistruar çdo gjë automatikisht, mund t'i futni manualisht artikujt e zgjedhur - thjesht tërhiqni ato te ikona e Ditarit. Për shembull, mund të mos dëshironi të regjistroni çdo transaksion me një klient të mundshëm derisa të jeni të sigurt se jeni duke bërë biznes me atë klient. Ju mund të tërhiqni mesazhet përkatëse të postës elektronike në Ditar dhe të mbani një regjistrim të pyetjeve serioze. Kur filloni të bëni biznes me një klient të ri, mund të konfiguroni regjistrimin automatik.

Për të regjistruar manualisht artikujt në ditar, ndiqni këto hapa:

1. Tërhiqni artikullin që dëshironi të regjistroni (si p.sh. një mesazh e-mail) te ikona e Ditarit.

Shfaqet formulari i hyrjes në ditar (shih Figurën 2). Në fund të formularit është një ikonë që përfaqëson artikullin që po regjistroni, së bashku me emrin e artikullit.

Figura 2: Një hyrje në ditar me një shkurtore për një mesazh e-mail të bashkangjitur në kutinë e tekstit.

2. Plotësoni informacionin që dëshironi të regjistroni.

Sidoqoftë, nuk keni nevojë të regjistroni asgjë. Kutia e tekstit në fund të ekranit ju jep hapësirë ​​për të bërë një shënim për veten tuaj, nëse dëshironi ta përdorni.

3. Klikoni Save and Close.

Artikulli që keni regjistruar futet në Ditar.

Regjistrimi i një dokumenti në ditar

Nëse programi juaj i preferuar, si p.sh. një program vizatimi ose botimi në desktop, nuk shfaqet në listën e programeve që mund të bëjnë shënime automatike në Ditar, gjithçka nuk ka humbur — mund të tërhiqni dokumentet nga dosja My Computer e Outlook në Dosja e ditarit për të krijuar shënime të ditarit edhe për skedarët e atyre programeve. Për shkak se Ditari mund të mbajë gjurmët e shumë llojeve të informacionit në lidhje me një dokument, përveç datës dhe orës (si klienti, subjekti dhe disa shënime), ju mund ta përdorni Ditarin për të mbajtur gjurmët e skedarëve që krijoni në programe që nuk janë pjesë të Microsoft Office. Nëse keni zgjedhur të lejoni që Outlook të krijojë automatikisht hyrjet e ditarit për aplikacionet tuaja të Office XP, nuk keni nevojë të bëni hyrje për dokumentet e Office XP.

Për të regjistruar një dokument në ditar, ndiqni këto hapa:

1. Klikoni shiritin ndarës të shkurtoreve të tjera në shiritin e Outlook.

Shfaqen ikonat në grupin Shkurtoret e tjera, duke përfshirë ikonën My Computer.

2. Klikoni ikonën My Computer në Outlook Bar.

Shfaqet lista juaj e disqeve (shih Figurën 3).

Figura 3: Një listë e disqeve në My Computer.

3. Gjeni dokumentin që dëshironi të regjistroni.

Klikoni dy herë në diskun që përmban dokumentin që dëshironi të regjistroni. Pastaj klikoni dy herë në dosjen në të cilën ruani dokumentet tuaja për të gjetur dokumentin që dëshironi të regjistroni. Theksoni atë.

4. Klikoni shiritin ndarës të shkurtoreve të Outlook në shiritin e Outlook.

Shfaqen ikonat në grupin Outlook Shortcuts, duke përfshirë ikonën Ditar.

5. Tërhiqeni dokumentin te ikona e Ditarit.

Shfaqet formulari i hyrjes në ditar, me një ikonë në kutinë e tekstit që përfaqëson skedarin që po regjistroni.

6. Klikoni Save and Close.

Dokumenti juaj regjistrohet në ditar.

Përfitimi i madh i regjistrimit të dokumenteve në Ditar është fakti se hyrjet në Ditar janë me të vërtetë shkurtore për vetë dokumentet. Kur futni një dokument në Ditar, ju keni akses të shpejtë në informacionin që keni ruajtur në lidhje me dokumentin dhe jeni vetëm një klikim larg nga vetë dokumenti. Pra, nëse përdorni një program jo-Office XP që krijon skedarë që nuk mbajnë gjurmët e shumë informacioneve për veten e tyre, Journal është një vend i mrekullueshëm qendror për të mbajtur gjurmët e informacionit të dokumentit. Për shembull, nëse po ruani fotografi nga një program vizatimi në kompjuterin tuaj, mund të dëshironi të ruani më shumë informacion për secilën fotografi sesa vetëm emrin e skedarit. Nëse krijoni shënime në ditar për çdo skedar, mund të mbani shënime për secilën fotografi në Ditar. Kur të gjeni hyrjen në ditar për foton që dëshironi, thjesht klikoni dy herë ikonën për foton. Hapet programi që përdorni për të parë figurën.