Me Office 365 dhe SharePoint Online, ju keni një shtëpi të centralizuar për të gjitha dokumentet. Ju mund t'i aksesoni ato dokumente nga shumë kompjuterë (ose edhe nga telefoni juaj celular) dhe nga shumë njerëz. Pavarësisht se sa njerëz ose pajisje po i qasen dokumentit, vetëm një version i vetëm i dokumentit ekziston në SharePoint.
Për shkak se SharePoint është në renë kompjuterike dhe aksesohet nëpërmjet internetit, ju nevojitet vetëm një lidhje interneti ose një pritje celulare për të hyrë në të dhënat e ndërmarrjes suaj.
Një përforcues i vërtetë i joefikasitetit është të kesh versione të ndryshme të dokumenteve të shpërndara kudo. Mund të keni një version të një dokumenti në punë dhe një version tjetër në kompjuterin tuaj të shtëpisë dhe një version tjetër në laptop. Dokumentet kanë një zakon të keq gjithashtu të shumohen.
Kur u dërgoni një dokument njerëzve në një e-mail, ata e ruajnë atë në kompjuterin e tyre dhe më pas bëjnë ndryshime. Shumë shpejt, ka shumë dokumente dhe bëhet pothuajse e pamundur të përcaktohet se cili version përmban informacionin e nevojshëm.
Përveç dokumenteve, Office 365 ju lejon të sinkronizoni të gjitha postat elektronike, kalendarin dhe kontaktet tuaja në pajisje të shumta. Nëse përdorni Outlook në shtëpi dhe në zyrë, nuk keni pse të shqetësoheni nëse jeni në kompjuterin e gabuar kur përpiqeni të gjeni një kontakt në punë.
Nuk duhet të shqetësoheni për mungesën e një takimi, sepse të gjithë kompjuterët që përdorni sinkronizohen me Exchange Online. Rezultati është që takimet, posta elektronike dhe kontaktet tuaja jetojnë në renë kompjuterike dhe sinkronizohen me programin tuaj të postës elektronike.
Mund të sinkronizoni telefonin inteligjent tuaj edhe me Exchange Online, në mënyrë që të mos jeni kurrë larg takimeve, kontakteve dhe postës elektronike. Kjo veçori është një nga më të vlefshmet.