Si të zhvillohet një plan i menaxhimit të komunikimit në Projektin 2013

Kur po planifikoni një projekt në Projektin 2013, merrni parasysh çfarë informacioni ju (ose ndonjë palë tjetër të interesuar) duhet të gjurmoni. Shpesh, ky informacion ruhet në një dokument të veçantë të njohur si plani i menaxhimit të komunikimit.

Plani i menaxhimit të komunikimit mund të jetë kompleks - ose i thjeshtë sa një tabelë Word ose një spreadsheet Excel. Ju shkruani emrin ose pozicionin e secilit palë të interesuar në kolonën më të majtë dhe më pas, në krye, futni informacionin që nevojitet, metodën e tij dhe shpeshtësinë e dorëzimit.

Nuk është shkencë raketash, por ju duhet të përcaktoni përpara se cilin informacion mund të dëshironi të gjurmoni, kur mund ta dëshironi dhe në cilën formë.

Hapi i parë në ndjekjen e progresit në një projekt është mbledhja e informacionit për atë që po ndodh. Sa më e thjeshtë të jetë raportimi i progresit në një projekt, aq më mirë, sepse njerëzit do ta bëjnë atë. Sa më rutinë të mund ta bëni raportimin – si çdo të premte, në një formular specifik të kthyer në të njëjtin person – aq më e lehtë është të mblidhni të dhëna.

Më pas mund ta futni atë informacion në Project 2013 në disa mënyra: Përdorni pamje dhe tabela të ndryshme për të futur informacione në fletët e të dhënave, futni informacione në kutinë e dialogut të Informacionit të Detyrës ose përdorni mjetet e gjurmimit në grupin Orari të skedës Task në Fjongo.

Sasia e të dhënave që mblidhni përcaktohet nga informacioni që duhet të gjurmoni dhe niveli i detajeve. Për shembull, disa njerëz përdorin Projektin 2013 vetëm për të krijuar një afat kohor për aktivitetet e tyre. Të tjerët përdorin burime dhe ndjekin punën e tyre totale në detyra, thjesht jo në nivelin e detajeve që shqyrton me kujdes punën e kryer për orë.

Ju duhet të identifikoni metodën më të mirë të gjurmimit për ju, e cila përcaktohet nga sasia dhe lloji i informacionit që duhet të monitoroni. Microsoft ofron katër metoda gjurmimi në Projektin 2013:

• Detyra - gjithsej

• Detyra - me faza

• Detyrë - gjithsej

• Detyra - me faza

Ju mund të filloni t'i kuptoni këto metoda duke krahasuar gjurmimin e detyrave dhe ndjekjen e detyrave. Mund të gjurmoni informacionin duke t pyetur , duke treguar kohën aktuale (ose datën e statusit që zgjidhni) totalin e punës së përfunduar ose kostot për detyrën. Ose mund të gjurmoni informacionin sipas një nënshkrimi, i cili është një gjurmim më i detajuar që ju tregon punën totale të përfunduar ose kostot nga secili burim.

Projekti 2013 supozon se burimet do të ndajnë punën në mënyrë të barabartë. Prandaj, ndryshorja me faza kohore hyn në figurë. Gjurmimi me faza kohore përdor rritje specifike kohore, pavarësisht nëse zgjidhni të gjurmoni punën sipas detyrës ose punën e përfunduar nga burime individuale në detyrë.

Nëse projekti ose organizata nuk kërkon caktim të detajuar ose gjurmim në faza, është më mirë të përdorni metodën detyrë – total . Atëherë mund të shpenzoni më pak kohë për të futur informacione në Projektin 2013 dhe më shumë kohë duke menaxhuar ekipin dhe palët e interesuara.