Si të shtoni regjistrime në listat e të dhënave përmes formularit të të dhënave në Excel 2013

Excel 2013 ju lejon të shtoni regjistrime në listat e të dhënave duke përdorur formularin e të dhënave. Herën e parë që klikoni butonin e personalizuar Form që keni shtuar në shiritin e veglave të Qasjes së Shpejtë, Excel analizon rreshtin e emrave të fushave dhe hyrjeve për regjistrimin e parë dhe krijon një formular të dhënash.

Ky formular i të dhënave rendit emrat e fushave në anën e majtë të formularit me hyrjet për regjistrimin e parë në kutitë përkatëse të tekstit pranë tyre. Ju mund të shihni formularin e të dhënave për bazën e re të të dhënave të punonjësve; duket si një kuti dialogu e personalizuar.

Formulari i të dhënave përfshin shënimet që keni bërë në regjistrimin e parë. Formulari i të dhënave përmban gjithashtu një seri butonash që përdorni për të shtuar, fshirë ose gjetur regjistrime specifike. Pikërisht mbi butonin e parë, formulari i të dhënave liston numrin e regjistrimit të ndjekur nga numri i përgjithshëm i regjistrimeve. Kur krijoni hyrje të reja, do të shfaqet Regjistrimi i Ri mbi këtë buton në vend të numrit të rekordit.

I gjithë formatimi që u caktoni hyrjeve të veçanta në regjistrimin e parë zbatohet automatikisht në ato fusha në regjistrimet pasuese që futni dhe përdoret në formularin e të dhënave.

Për shembull, nëse lista juaj e të dhënave përmban një fushë telefonike, duhet të futni vetëm dhjetë shifrat e numrit të telefonit në fushën "Telefon" të formularit të të dhënave nëse futja fillestare e numrit të telefonit është formatuar në regjistrimin e parë me formatin "Numri special i telefonit". .

Në këtë mënyrë, Excel merr një hyrje të re në skedarin e telefonit, si p.sh. 3075550045, dhe e formaton automatikisht në mënyrë që të shfaqet si (307) 555-0045 në qelizën përkatëse të listës së të dhënave.

Procesi i shtimit të të dhënave në listën e të dhënave me formularin e të dhënave është i thjeshtë. Kur klikoni butonin Ri, Excel shfaq një formular të të dhënave bosh (të shënuara Regjistrim i ri në anën e djathtë të formularit të të dhënave), të cilin duhet ta plotësoni.

Pasi të keni futur informacionin për fushën e parë, shtypni tastin Tab për të kaluar në fushën tjetër të regjistrimit.

Ua! Mos shtypni tastin Enter për të kaluar në fushën tjetër të një regjistrimi. Nëse e bëni këtë, do të futni rekordin e ri, jo të plotë në bazën e të dhënave.

Vazhdoni të vendosni informacione për secilën fushë dhe shtypni Tab për të shkuar në fushën tjetër në bazën e të dhënave.

• Nëse vëreni se keni bërë një gabim dhe dëshironi të redaktoni një hyrje në një fushë që keni kaluar tashmë, shtypni Shift+Tab për t'u kthyer në atë fushë.

• Për të zëvendësuar hyrjen, thjesht filloni të shkruani.

• Për të modifikuar disa nga karakteret në fushë, shtypni → ose klikoni treguesin I-beam në hyrje për të gjetur pikën e futjes; pastaj modifikoni hyrjen nga atje.

Kur futni informacion në një fushë të caktuar, mund të kopjoni hyrjen e bërë në atë fushë nga regjistrimi i mëparshëm duke shtypur Ctrl+' (apostrof). Shtypni Ctrl+', për shembull, për të përcjellë të njëjtin hyrje në fushën e gjendjes së çdo regjistrimi të ri kur futni një seri regjistrimesh për njerëzit që të gjithë jetojnë në të njëjtin shtet.

Kur futni data në një fushë data, përdorni një format të qëndrueshëm të datës që Excel e njeh. (Për shembull, shkruani diçka si 7/21/98 .) Kur futni kode postare që ndonjëherë përdorin zero të parë që nuk dëshironi të zhduken nga hyrja (si p.sh. kodi postar 00102), formatoni hyrjen e parë të fushës me Specialen Formati i numrit të kodit postar.

Në rastin e numrave të tjerë që përdorin zero kryesore, mund ta formatoni duke përdorur formatin Tekst ose të vendosni një ' (apostrof) përpara 0-së së parë. Apostrofi i thotë Excel-it që ta trajtojë numrin si një etiketë teksti, por nuk shfaqet në vetë bazën e të dhënave. (I vetmi vend ku mund të shihni apostrofin është në shiritin e Formulës kur kursori i qelizës është në qelizë.)

Shtypni tastin ↓ kur të keni futur të gjitha informacionet për regjistrimin e ri. Ose, në vend të tastit ↓, mund të shtypni Enter ose të klikoni butonin New. Excel fut rekordin e ri si rekordin e fundit në bazën e të dhënave në fletën e punës dhe shfaq një formular të ri bosh të të dhënave në të cilin mund të futni rekordin tjetër.

Kur të përfundoni së shtuari regjistrimet në bazën e të dhënave, shtypni tastin Esc ose klikoni butonin Mbyll në fund të kutisë së dialogut për të mbyllur formularin e të dhënave.