Si të renditni listat e të dhënave në një fushë të vetme në Excel 2013

Çdo listë e të dhënave që bashkoni në Excel 2013 do të ketë një lloj renditjeje të preferuar për ruajtjen e të dhënave. Ju mund të renditni në një ose disa fusha. Në varësi të listës, mund të dëshironi t'i shihni regjistrimet sipas rendit alfabetik sipas mbiemrit.

Në rastin e një tabele të të dhënave të klientit, mund të dëshironi të shihni të dhënat të renditura në mënyrë alfabetike sipas emrit të kompanisë. Në rastin e listës së të dhënave të punonjësve, rendi i preferuar është në rend numerik sipas numrit të ID që i është caktuar çdo punonjësi kur ai ose ajo punësohet.

Kur futni fillimisht rekorde për një listë të re të dhënash, pa dyshim që i futni ato në rendin e preferuar ose në rendin në të cilin i merrni të dhënat e tyre. Së shpejti do të zbuloni se nuk keni mundësinë të shtoni regjistrime të mëvonshme në atë renditje të preferuar. Sa herë që shtoni një rekord të ri, Excel e vendos atë rekord në fund të bazës së të dhënave duke shtuar një rresht të ri.

Supozoni se keni futur fillimisht të gjitha regjistrimet në një listë të të dhënave të klientit sipas rendit alfabetik sipas kompanisë dhe më pas shtoni rekordin për një klient të ri: Pammy's Pasta Palace . Excel e vendos rekordin e ri në fund të fuçisë - në rreshtin e fundit menjëherë pas Zastrow dhe Sons - në vend që ta fusë atë në pozicionin e duhur, që është diku pas Acme Pet Supplies.

Ky nuk është problemi i vetëm që mund të keni me rendin origjinal të regjistrimit. Edhe nëse të dhënat në listën e të dhënave mbeten të qëndrueshme, rendi i preferuar thjesht përfaqëson rendin që përdorni shumicën e kohës. Po në ato raste kur ju duhet t'i shihni regjistrimet në një renditje tjetër, të veçantë?

Për shembull, nëse zakonisht punoni me një listë të të dhënave të klientit në rend numerik sipas numrit të rastit, në vend të kësaj mund t'ju duhet të shihni regjistrimet sipas rendit alfabetik sipas mbiemrit të klientit për të gjetur shpejt një klient dhe për të kërkuar bilancin e tij ose të saj për t'u caktuar në një printim.

Kur përdorni regjistrime për të gjeneruar etiketa postare për një postim masiv, ju dëshironi që të dhënat në rendin e kodit postar. Kur krijoni një raport për përfaqësuesit e llogarisë suaj që tregon se cilët klientë janë në territorin e të cilëve, ju nevojiten të dhënat sipas rendit alfabetik sipas shtetit dhe ndoshta edhe sipas qytetit.

Për të renditur saktë rekordet në një listë të dhënash nga Excel, duhet të specifikoni vlerat e cilës fushë përcaktojnë renditjen e re të të dhënave. (Fusha të tilla njihen teknikisht si çelësat e renditjes në gjuhën e entuziastit të bazës së të dhënave.) Më tej, duhet të specifikoni se çfarë lloj porosie dëshironi të krijoni duke përdorur informacionin në këto fusha. Zgjidhni nga dy porositë e mundshme:

• Rendi në rritje: Regjistrimet e tekstit vendosen sipas rendit alfabetik nga A në Z, vlerat vendosen në rend numerik nga më i vogli tek më i madhi dhe datat vendosen sipas renditjes nga më e vjetra tek më e reja.

• Rendi zbritës: Kjo është e kundërta e rendit alfabetik nga Z në A, renditja numerike nga më e madhja tek më e vogla dhe daton nga më e reja te më e vjetra.

Kur ju duhet të renditni listën e të dhënave vetëm në një fushë të veçantë (siç është fusha Numri i Regjistrimit, Mbiemri ose Kompania), thjesht klikoni butonin AutoFilter të asaj fushe dhe më pas klikoni opsionin e duhur të renditjes në listën e saj rënëse:

• Renditni A në Z ose Renditni Z në A në një fushë teksti

• Renditni nga më i vogli në më i madhi ose renditi më i madhi në më i vogli në një fushë numerike

• Renditni më të vjetrën në më të renë ose renditni më të renë në më të vjetrën në një fushë data

Më pas, Excel i rirendit të gjitha regjistrimet në listën e të dhënave në përputhje me rendin e ri në rritje ose zbritje në fushën e zgjedhur. Nëse zbuloni se e keni renditur listën gabimisht, thjesht klikoni butonin Zhbërje në shiritin e veglave të Qasjes së Shpejtë ose shtypni menjëherë Ctrl+Z për ta kthyer listën në renditjen e saj përpara se të zgjidhni një nga këto opsione të renditjes.

Excel tregon kur një fushë është përdorur për të renditur listën e të dhënave duke shtuar një shigjetë lart ose poshtë në butonin e tij AutoFilter. Një shigjetë e drejtuar lart tregon se është përdorur renditja në rritje dhe një shigjetë e drejtuar poshtë tregon se është përdorur rendi zbritës i renditjes.