Si të përdorni verifikimin e të dhënave për të mbajtur të pastra të dhënat e Excel

Një komandë e dobishme në lidhje me këtë biznes të mbajtjes së pastër të të dhënave tuaja në Excel është komanda "Vlerifikimi i të dhënave". Përdoreni këtë komandë për të përshkruar se çfarë informacioni mund të futet në një qelizë. Komanda gjithashtu ju mundëson të jepni mesazhe që japin informacione për futjen e të dhënave dhe mesazhe gabimi që përpiqen të ndihmojnë dikë të korrigjojë gabimet e futjes së të dhënave.

Për të përdorur Validimin e të Dhënave, ndiqni këto hapa:

1Zgjidhni gamën e fletës së punës ku do të shkojnë të dhënat që do të vërtetohen.

Këtë mund ta bëni duke zvarritur miun ose duke përdorur tastet e lundrimit.

2Zgjidhni komandën Validimi i të dhënave të skedës së të dhënave për t'i thënë Excel-it që dëshironi të konfiguroni vërtetimin e të dhënave për diapazonin e zgjedhur.

Excel shfaq kutinë e dialogut Vleresimi i të dhënave.

3Në skedën Cilësimet e kutisë së dialogut Vleresimi i të dhënave, përdorni kutitë e tekstit të Kritereve të Validimit për të përshkruar se çfarë janë të dhëna të vlefshme.

Përdorni zgjedhjet nga kutia e listës rënëse Lejo, për shembull, për të dhënë se çfarë lloj informacioni mund të hyjë në diapazonin: numra të plotë, numra dhjetorë, vlera nga lista, data të vlefshme, kohë të vlefshme, tekst me një gjatësi të caktuar dhe kështu me radhë.

Përdorni zgjedhje nga kutia e listës rënëse të të dhënave për të përcaktuar më tej kriteret tuaja të vërtetimit. Kutia e listës rënëse të të dhënave ofron disa krahasime që mund të bëhen si pjesë e vërtetimit: ndërmjet, jo ndërmjet, baraz me, jo barabar me, më i madh se, etj.

Përsosni kriteret e vlefshmërisë, nëse është e nevojshme, duke përdorur ndonjë nga kutitë e tjera të listës rënëse të disponueshme. Shënim: Opsionet e tjera të kritereve të vlefshmërisë varen nga ajo që futni në kutitë e listës rënëse Allow dhe Data. Nëse tregoni se dëshironi të lejoni vetëm numra të plotë midis një diapazoni të caktuar vlerash minimale dhe maksimale, Excel ofron kutitë e tekstit Minimum dhe Maksimum për ju që të futni ose përcaktoni diapazonin.

Megjithatë, nëse zgjidhni hyrje të tjera nga kutitë e listës rënëse Lejo ose Të dhëna, do të shihni kuti të tjera teksti që shfaqen në skedën Cilësimet. Me fjalë të tjera, Excel personalizon skedën e Cilësimeve në varësi të llojit të kritereve të vërtetimit që përcaktoni.

4 Rregulloni mirë vërtetimin.

Pasi të përshkruani kriteret e vlefshmërisë, zgjidhni ose çaktivizoni (pastroni) kutinë e kontrollit Injoro bosh për të treguar nëse qelizat bosh lejohen.

5 Konsideroni zgjerimin e fushës së verifikimit të të dhënave.

Zgjidhni kutinë e zgjedhjes Aplikoni këto ndryshime në të gjitha qelizat e tjera me cilësime të njëjta për të treguar nëse kriteret e vërtetimit duhet të zgjerohen në qeliza të tjera të ngjashme.

Klikoni butonin Clear All dhe Excel fshin (heq) kriteret e vlefshmërisë.

6 Jepni një mesazh hyrës nga skeda "Mesazhi hyrës" në kutinë e dialogut "Vlerësimi i të dhënave".

Skeda "Mesazhi i hyrjes" ju mundëson t'i tregoni Excel-it të shfaqë një mesazh të vogël kur zgjidhet një qelizë me vërtetimin e të dhënave të specifikuara. Për të krijuar mesazhin hyrës, futni një titull për mesazhin në kutinë e tekstit Titulli dhe tekstin e mesazhit në kutinë e tekstit të mesazhit hyrës. Sigurohuni që të jetë zgjedhur kutia e kontrollit Show Input Message When Cell Is Selected.

7 Jepni një mesazh gabimi nga skeda Error Alert në kutinë e dialogut Validimi i të dhënave.

Ju gjithashtu mund të jepni një mesazh gabimi që shfaq Excel kur dikush përpiqet të fusë të dhëna të pavlefshme.

Për të krijuar një mesazh gabimi, fillimisht verifikoni që është zgjedhur kutia e kontrollit Show Error Alert Pas Invalid Data Is Entered. Më pas përdorni kutinë e listës rënëse Style për të zgjedhur se çfarë duhet të bëjë Excel kur has të dhëna të pavlefshme: Ndaloni futjen e të dhënave te përdoruesi pa futjen e pasaktë të të dhënave ose thjesht shfaqni një mesazh informues pasi të jenë futur të dhënat.

8 Ashtu si krijimi i një mesazhi hyrës, futni titullin e mesazhit të gabimit në kutinë e tekstit Titulli. Pastaj futni tekstin e plotë të mesazhit të gabimit në kutinë e tekstit të Mesazhit të Gabimit.

Jeni kurioz për opsionet në kutinë e listës rënëse Style? Stili i sinjalizimit të gabimit përcakton se cilat butona komandimi paraqet mesazhi i gabimit kur dikush përpiqet të futë të dhëna të këqija. Nëse stili i gabimit është Stop, kutia e mesazhit të gabimit shfaq butonat e komandës Riprovo dhe Anulo.

Nëse stili i gabimit është Paralajmërim, kutia e mesazhit të gabimit shfaq butonat e komandës Po, Jo dhe Anulo. Nëse stili i gabimit është Informativ, kutia e mesazhit të gabimit shfaq butonat e komandës OK dhe Anulo.