Si të përdorni shërbimet e ekipit të SharePoint me Outlook 2013

Microsoft në fakt ofron më shumë se një metodë për përdorimin e Outlook 2013 për të bashkëpunuar me njerëz të tjerë. SharePoint Team Services lidhet me Outlook dhe ju ndihmon të bashkëpunoni. SharePoint është në thelb një mjet bashkëpunimi i bazuar në internet që ju ndihmon të koordinoni takimet, projektet dhe aktivitetet, si dhe të ndani dokumente me njerëz të tjerë.

Por SharePoint mund të konfigurojë gjithashtu dosje në Outlook në mënyrë që të mund të shihni informacione kyçe (të tilla si dokumente, kalendarë dhe detyra) nga një uebsajt i SharePoint, edhe kur nuk jeni në linjë. SharePoint ofron disa veçori të dobishme bashkëpunimi që mund t'i përdorni me njerëz jashtë organizatës suaj.

Në shumicën e rasteve, nuk keni zgjedhje nëse do të përdorni shërbimet e Microsoft Exchange ose SharePoint Team; dikush tjetër (si p.sh. administratori i sistemit tuaj) vendos këtë për ju. Në fakt, mund t'ju duhet të përdorni të dy produktet; Outlook lidhet me Exchange dhe SharePoint në të njëjtën kohë pa asnjë problem.

Me shumë mundësi, nëse ndonjëherë përfshiheni me Shërbimet e Ekipit të SharePoint, do ta bëni këtë sepse dikush ju kërkon të bashkoheni me një ekip të përbashkët. Nëse askush nuk ju pyet, nuk keni nevojë të mendoni për këtë dhe mund të kapërceni seksionet e mëposhtme.

Bashkohuni me një ekip të SharePoint

Çelësi i parë për të zhbllokuar SharePoint është një e-mail që ju kërkon të bashkoheni me një ekip të SharePoint. Mesazhi është një e-mail i zakonshëm që ka emrin tuaj të përdoruesit, fjalëkalimin dhe një lidhje me faqen e SharePoint.

Klikoni lidhjen.

Shfletuesi juaj i internetit hapet në një sajt që i kushtohet aktiviteteve të ekipit ku ju është kërkuar të bashkoheni. Çdo sajt i SharePoint duket ndryshe; klikoni lidhjet në faqe për të parë se çfarë ofron.

Identifikohu me emrin dhe fjalëkalimin që janë në e-mail.

Lidhni Outlook me të dhënat e SharePoint

Disa pjesë të një uebsajti të SharePoint mund të lidhen me Outlook në mënyrë që informacioni nga faqja të shfaqet automatikisht në Outlook. Nëse shihni një ikonë në faqen e internetit të SharePoint të emërtuar Lidhu me Outlook, mund të klikoni atë ikonë për të dërguar informacionin nga ajo faqe drejt e në Outlook.

Qasni të dhënat e SharePoint nga Outlook

Microsoft Office është i integruar fort me SharePoint. Nëse ju jepen lejet e duhura, Outlook mund të qaset pothuajse në çdo informacion në sajtin e SharePoint dhe të mbajë versionet e dokumenteve të ruajtura në sajtin e SharePoint në sinkron me ato të ruajtura në sistemet tuaja — dhe anasjelltas.

Informacioni që SharePoint i dërgon Outlook shfaqet në grupin e tij të dosjeve të SharePoint. Nëse klikoni butonin Mail në shiritin e navigimit, shihni se SharePoint përfshin dosje si pjesë të listës. Klikoni çdo dosje të SharePoint për të parë se çfarë ka brenda.

Këto dosje kanë dokumente të përbashkëta, si skedarët Word, Excel dhe PowerPoint. Kur zgjidhni një dokument, një pamje paraprake e tij shfaqet në panelin Leximi - nëse klikoni dy herë një dokument, dokumenti hapet në aplikacionin e tij, si Word.

Nëse keni lejet e sakta, mund ta modifikoni dokumentin jashtë linje dhe më pas ta dërgoni dokumentin e përditësuar në sajtin e SharePoint me ndryshimet tuaja. Sidoqoftë, zakonisht nuk mund të shtoni artikuj të rinj në dosjet e SharePoint drejtpërdrejt përmes Outlook. Në vend të kësaj, ju zakonisht shtoni informacion në SharePoint përmes aplikacionit përkatës të Microsoft Office (siç është Word) ose kur jeni identifikuar në sajtin e SharePoint me shfletuesin tuaj të internetit.

Ju mund t'i shikoni kalendarët dhe detyrat e përbashkëta të SharePoint në Outlook saktësisht në të njëjtën mënyrë që shikoni kalendarët ose informacionin e detyrave të Outlook. Ato shfaqen në të njëjtat lista si kalendarët dhe detyrat tuaja - madje mund t'i shikoni kalendarët e përbashkët krah për krah me kalendarin tuaj. Nëse keni lejet e sakta, mund të ndryshoni kalendarët dhe detyrat, ose të krijoni hyrje të reja.

Pra, kur keni më shumë gjasa të kaloni nëpër SharePoint dhe kur do të përdorni Exchange? Exchange është më i përshtatshmi për komunikimin, planifikimin dhe vendosjen e detyrave midis njerëzve që ndajnë të njëjtin sistem e-mail, ndërsa SharePoint është më i përshtatshëm për njerëzit që kanë nevojë të bashkëpunojnë me dokumente dhe informacione të përbashkëta — veçanërisht për ata që nuk ndajnë të njëjtat sistemi i postës elektronike ose burimet e kompanisë.