Si të ndani dokumentet tuaja në SharePoint

Aplikacionet e SharePoint të bazuara në biblioteka ju lejojnë të ruani dhe ndani skedarët në mënyrë të sigurt, dhe ato gjithashtu shtojnë veçori që ju ndihmojnë të menaxhoni gjëra të tilla si rrjedhën e punës së dokumenteve (proceset që lejojnë njerëzit të modifikojnë, komentojnë dhe miratojnë dokumente) dhe historitë e versioneve (çfarë ndodhi me një dosje, dhe kush bëri çfarë).

Megjithëse ndarjet e skedarëve ju japin një shteg përmes dosjeve në dokumentin tuaj, aplikacionet e bibliotekës së SharePoint ju japin shtigje të tjera për të ekspozuar përmbajtjen. Ju mund t'i qaseni dokumenteve drejtpërdrejt përmes shfletuesit, mund t'i shfaqni ato në Web Parts dhe mund t'i renditni dhe filtroni ato me meta të dhënat dhe llojet e përmbajtjes së tyre. Dhe me aplikacionet e bibliotekës, ju mund t'i ekspozoni skedarët sipas titullit të tyre, jo vetëm sipas emrit të skedarit.

Aplikacionet e bibliotekës ju japin gjithashtu zgjedhje të shumta se si futen dokumentet në to. Mund të ruani një dokument në një aplikacion Biblioteka duke përdorur një klient të Microsoft Office si Word ose Excel, ose mund t'i dërgoni dokumente me email në aplikacionet e Bibliotekës ose tërhiqni dhe lëshoni nga Windows Explorer. Dhe mund të krijoni dokumente direkt në aplikacion.

Pavarësisht se si i futni dokumentet tuaja në aplikacionet e SharePoint's Library, thjesht merrni ato atje - është shumë më e lehtë të ndani dokumente me kolegët tuaj në një aplikacion sesa të përdorni bashkëngjitje skedarësh ose bashkëngjitje të postës elektronike.

Aplikacionet e SharePoint mund të jenë konfuze. Një aplikacion i bazuar në një listë është krijuar për të ruajtur të dhënat në kolona. Një aplikacion i bazuar në një bibliotekë është krijuar për të ruajtur dokumentet dhe të dhënat rreth atyre dokumenteve në kolona. SharePoint 2013 përpiqet të thjeshtojë të gjithë diskutimin e listës dhe bibliotekës dhe thjesht e quan gjithçka një aplikacion.

Kur krijoni aplikacionin, i jepni një emër dhe zgjidhni një shabllon aplikacioni. Që nga ai moment, ju thjesht e quani aplikacionin tuaj me emrin e tij. Për shembull, mund të krijoni aplikacionin Sales Pitch. Aplikacioni është krijuar për të mbajtur dokumente të shitjeve. Për shkak se aplikacioni mban dokumente, ai përdor shabllonin e aplikacionit "Biblioteka e dokumenteve".

Nëse je një përdorues i kalitur i SharePoint, ky material i ri i aplikacionit mund t'ju marrë pak kohë për të tërhequr vëmendjen tuaj. Por kur kupton se shumica e përdoruesve nuk mendojnë për listat dhe bibliotekat, dhe në vend të kësaj mendojnë se çfarë bën një listë ose bibliotekë, është shumë më e lehtë të quash gjithçka thjesht një aplikacion.

Një aplikacion mund të ndërtohet gjithashtu nga e para nga një zhvillues ueb si një aplikacion i pavarur, kështu që një aplikacion i tillë nuk bazohet në një listë ose një bibliotekë.