Si të ndani burimet në projektin 2013

Kur një organizatë angazhohet në projekte të një natyre të ngjashme në të njëjtën kohë, tërheqja nga një grup i centralizuar burimesh mund t'i kursejë kohë sepse nuk duhet të krijojnë burime që ekzistojnë tashmë. Ndjekja e burimeve nëpër projekte mund të jetë gjithashtu e dobishme.

Shumë organizata menaxhojnë shumë projekte në të njëjtën kohë. Ndonjëherë, një projekt është i vetmi projekt i llojit të tij në një kompani, siç është organizimi i një lëvizjeje zyre. Të tjera, të tilla si një projekt projektimi i ndërtesave në një firmë arkitekturore, ndodhin njëkohësisht me disa projekte të tjera të ngjashme dhe mbështeten në shumë burime të njëjta, si arkitektë dhe projektues.

Ju mund të përdorni një veçori tjetër të kursimit të kohës së Projektit 2013 për të tërhequr burimet ekzistuese nga libri i adresave të kompanisë ose nga libri juaj i adresave në Outlook.

Sked nga pishinat e burimeve

Nëse përdorni Project 2013 në të gjithë kompaninë tuaj, mund të keni një grup burimesh, një depo të centralizuar të burimeve të përbashkëta që lejon menaxherët e projektit t'i caktojnë ato burime për projektet e tyre të ndryshme. Duke përdorur një grup burimesh, ju mund të krijoni një ide më realiste se sa të zëna janë burimet në të gjitha projektet në çdo kohë.

Mos i ngatërroni grupet e burimeve me burimet e ndërmarrjes, të cilat kërkojnë që të konfiguroni aplikacionin në internet të Project Professional, Project Server dhe Microsoft Office Project. Një grup burimesh është thjesht një skedar Projekti që përmban vetëm një listë burimesh në pamjen e Fletës së Burimeve dhe ruhet në një disk rrjeti të përbashkët për grupin tuaj të punës ose në serverin e kompanisë tuaj.

Kushdo që ka akses në skedarin e grupit të burimeve mund t'i caktojë burimet që ai përmban për projektet. Një grup burimesh i kursen të gjithëve nga vështirësia për të krijuar vazhdimisht këto burime në projektet e tyre individuale.

Nëse kombinoni projekte të veçanta në një projekt master në çdo moment, Projekti 2013 ju lejon të keni burime të dyfishta. Nëse lidhni projektet e kombinuara dhe më pas fshini një burim të kopjuar në projektin kryesor, ai fshihet edhe në nënprojekt.

Një praktikë më e mirë është që të gjitha projektet e veçanta të ndajnë burime nga një grup burimesh në mënyrë që të mos ekzistojnë burime të kopjuara kur krijoni skedarin kryesor të projektit.

Importoni burime nga Outlook

Projekti ju lejon t'i kurseni vetes kohën e kaluar për të futur informacionin e burimit duke ju lejuar të tërheqni burime nga Outlook.

Për të tërhequr burime nga Outlook, duhet ta specifikoni atë si programin tuaj të paracaktuar të postës elektronike: Hapni Outlook dhe kur ju pyeten nëse dëshironi që ai të jetë programi juaj i paracaktuar, thoni po.

Kur futni një ose më shumë burime të Outlook në projektin tuaj, ato shtohen në listën e projektit tuaj, duke përdorur emrin e burimit dhe adresën e postës elektronike siç ekzistojnë në Librin e Adresave të Outlook. Iniciali i paracaktuar me shkronjën e parë dhe lloji i punës janë paracaktuar gjithashtu. Më pas mund të shtoni në burim çdo detaj që ju pëlqen.

Për të futur burime nga Libri i Adresave të Outlook, shfaqni pamjen e Fletës së Burimeve dhe ndiqni këto hapa:

Zgjidhni Burim → Shto Burime → Libri i Adresave.

Shfaqet kutia e dialogut Zgjidh burimet.

Klikoni emrin e një burimi në listën e emrave.

Kliko Shto për të vendosur emrin e zgjedhur në listën e Burimeve.

Përsëritni hapat 2 dhe 3 për të shtuar në projektin tuaj të gjithë emrat e burimeve që dëshironi të importoni.

Kur të keni mbaruar, klikoni butonin OK.

Emrat shfaqen tani në listën e burimeve të projektit, gati që ju t'i caktoni ato në detyra.