Si të ndani burimet e projektit të Microsoft

Shumë organizata që përdorin Microsoft Project 2019 menaxhojnë shumë projekte në të njëjtën kohë. Ndonjëherë, një projekt është i vetmi projekt i llojit të tij në një kompani, siç është organizimi i një lëvizjeje zyre. Projekte të tjera, si projekti i projektimit të ndërtesave në një firmë arkitekturore, ndodhin njëkohësisht me disa projekte të tjera të ngjashme dhe bazohen në shumë burime të njëjta, si arkitektë dhe projektues.

Kur një organizatë angazhohet në projekte të një natyre të ngjashme në të njëjtën kohë, tërheqja nga një grup i centralizuar burimesh mund t'i kursejë kohë sepse nuk ka nevojë të krijojë burime që ekzistojnë tashmë. Ndjekja e burimeve nëpër projekte mund të jetë gjithashtu e dobishme.

Ju mund të përdorni një veçori tjetër të projektit që kursen kohë për të tërhequr burimet ekzistuese nga libri i adresave të kompanisë ose nga libri juaj i adresave në Outlook.

Si të krijoni skedarë sharer

Si burimet individuale ashtu edhe burimet gjenerike mund të krijohen në një projekt bosh si një grup burimesh dhe të ruhen në një vendndodhje të arritshme në rrjetin e kompanisë suaj. Pastaj çdo menaxher projekti mund t'i caktojë ato burime për projektet e tij. Këto projekte më pas quhen skedarë sharersepse ato ndajnë burimet nga grupi i burimeve. Për shembull, nëse keni një grup njerëzish të mirëmbajtjes, të cilët të gjithë në kompaninë tuaj prodhuese i caktojnë për projekte, krijoni një skedar projekti të quajtur Resource Pools dhe futni të gjitha burimet për t'i ndarë në pamjen e Fletës së Burimeve. Ose krijoni skedarin e grupit të burimeve me emrin CEO dhe lërini të gjithë ata që menaxhojnë projekte që kërkojnë përfshirjen e CEO-së dhe ta caktoni atë nga ai vend qendror. Pastaj përdorni mjetet e ndarjes së burimeve në Projekt për t'i caktuar këto burime detyrave brenda planit tuaj.

Kur dikush përdor caktime burimesh nga një skedar ndarës, ai informacion ruhet gjithashtu në skedarin e grupit të burimeve. Pastaj çdokush mund ta përdorë atë skedar për të parë shpërndarjet e burimeve në të gjitha projektet në organizatë.

Si të largoheni nga grupet e burimeve të menaxhimit të projektit

Nëse përdorni Projektin në të gjithë kompaninë tuaj, mund të keni një grup burimesh, një depo të centralizuar të burimeve të përbashkëta që lejon menaxherët e projektit t'i caktojnë ato burime për projektet e tyre të ndryshme. Duke përdorur një grup burimesh, ju mund të krijoni një ide më realiste se sa të zëna janë burimet në të gjitha projektet në çdo kohë.

Mos i ngatërroni grupet e burimeve me burimet e ndërmarrjes, të cilat kërkojnë që të konfiguroni Project Professional, Project Server dhe Microsoft Office Project Web App. Një grup burimesh është thjesht një skedar Projekti që përmban vetëm një listë burimesh në pamjen e Fletës së Burimeve dhe ruhet në një disk rrjeti të përbashkët për grupin tuaj të punës ose në serverin e kompanisë tuaj. Kushdo që ka akses në skedarin e grupit të burimeve mund t'i caktojë burimet që ai përmban për projektet. Një grup burimesh i kursen të gjithëve nga telashet për t'i krijuar vazhdimisht këto burime në projektet e tij/saj individuale.

Për të hyrë në një burim që është i disponueshëm për të gjithë organizatën tuaj, ndiqni këtë procedurë:

Hapni skedarin e grupit të burimeve dhe më pas hapni skedarin që do të jetë skedari i përbashkët.

Duke punuar në skedarin ndarës, zgjidhni Burimet → Fondi i Burimeve → Ndarja e Burimeve.
Shfaqet kutia e dialogut Share Resources.

Specifikoni burimet për projektin.
Nëse dëshironi të specifikoni që një projekt do të përdorë vetëm burimet e veta (cilësimi i paracaktuar), zgjidhni opsionin Përdor burimet e veta. Nëse dëshironi të ndani burimet, zgjidhni opsionin Përdor burimet dhe më pas zgjidhni një projekt nga lista Nga.

Specifikoni se çfarë duhet të bëjë Projekti kur ekziston një cilësim konfliktuoz i burimeve, siç është kalendari bazë i burimeve.
Nëse cilësimi i projektit tuaj do të ketë përparësi, zgjidhni opsionin Sharer Takes Precedence. Nëse dëshironi që cilësimi i grupit të sundojë, zgjidhni Pool Takes Precedence.

Klikoni butonin OK për të përfunduar procesin.
Të gjitha burimet në grupin e burimeve të specifikuara shtohen në listën e burimeve të projektit tuaj, gati për t'u caktuar në detyra.

Pasi të shtoni një burim të përbashkët në projektin tuaj, mund të përditësoni informacionin e burimit të përbashkët, në rast se personi që i ruan ato burime të përbashkëta ka bërë një ndryshim, si p.sh. rritja e normës së burimit në orë. Për ta bërë këtë, zgjidhni Burimet → Ndarja e Burimeve → Refresh Resource Pool.

Nëse kombinoni projekte të veçanta në një projekt master në çdo moment, Projekti ju lejon të keni burime të dyfishta. Nëse lidhni projektet e kombinuara dhe më pas fshini një burim të kopjuar në projektin kryesor, ai fshihet edhe në nënprojekt. Një praktikë më e mirë është që të gjitha projektet e veçanta të ndajnë burime nga një grup burimesh në mënyrë që të mos ekzistojnë burime të dyfishta kur krijoni skedarin kryesor të projektit.

Tërheqja e burimeve nga grupet e burimeve ju kursen kohë sepse nuk keni nevojë t'i rikrijoni ato burime në mënyrë të përsëritur. Megjithatë, mund të pyesni veten nëse duhet të gjurmoni kohën e burimit tuaj në skedarin e grupit të burimeve për të parë nëse burimi është i mbivendosur. Shumica e projekteve në botën reale përdorin burime që nuk i dedikohen vetëm një projekti të vetëm. Përdoruesit e rinj të Projektit shpesh janë të hutuar sepse pothuajse çdo person që punon në projektet e tyre shpenzon kohë për punë të tjera, nga komunikimi i përgjithshëm me kolegët dhe klientët deri tek përpjekjet e investuara në projekte të tjera. A duhet që këta fillestar të ndërtojnë grupe burimesh për të llogaritur kohën e ndarë midis disa projekteve në të njëjtën kohë?

Në përgjithësi, përpjekja për të gjurmuar çdo minutë të ditës së çdo burimi për të parë nëse burimet po funksionojnë 100 për qind ose 50 për qind në detyrat tuaja apo po ndahen midis projekteve të shumta përbën kaos. Bëjini vetes këtë pyetje: Kur ky burim punon në një detyrë në projektin tuaj, a do ta vendosë ai të gjithë fokusin e tij në atë detyrë në atë kohë? Nëse po, mund të mos keni nevojë të mashtroni me gjurmimin e burimeve të përbashkëta në shumë projekte. Sidomos në detyrat më të shkurtra, rezistimi ndaj dëshirës për të mikromenaxhuar përpjekjet e burimeve tuaja jashtë projektit tuaj zakonisht funksionon mirë. Nëse, nga ana tjetër, keni burime që punojnë vetëm gjysmën e kohës ose ndani kohën në mënyrë rutinore midis dy projekteve, merrni parasysh përdorimin e mjeteve të burimeve të përbashkëta për të mbajtur gjurmët e atyre burimeve nëpër projekte.

Si të importoni burime nga Outlook

Projekti ju lejon t'i kurseni vetes kohën e kaluar për të futur informacionin e burimit duke ju lejuar të tërheqni burime nga Outlook.

Për të tërhequr burime nga Outlook, duhet ta specifikoni atë si programin tuaj të paracaktuar të postës elektronike: Hapni Outlook dhe kur të pyeteni nëse dëshironi që ai të jetë programi juaj i paracaktuar, thoni po.

Kur futni një ose më shumë burime të Outlook në projektin tuaj, ato shtohen në listën tuaj të projektit, duke përdorur emrin e burimit dhe adresën e emailit siç ekzistojnë në Librin e Adresave të Outlook. Iniciali i paracaktuar me shkronjën e parë dhe lloji i punës janë paracaktuar gjithashtu. Më pas mund të shtoni në burim çdo detaj që ju pëlqen.

Për të futur burime nga Libri i Adresave të Outlook, shfaqni pamjen e Fletës së Burimeve dhe ndiqni këto hapa:

Shkoni te skeda e burimeve në shirit. Në grupin Fut, kliko Shto Burime dhe më pas kliko Libri i Adresave.
Shfaqet kutia e dialogut Zgjidh burimet.

Klikoni emrin e një burimi në listën e emrave.

Kliko Shto për të vendosur emrin e zgjedhur në listën e Burimeve.

Përsëritni hapat 2 dhe 3 për të shtuar në projektin tuaj të gjithë emrat e burimeve që dëshironi të importoni.

Kur të keni mbaruar, klikoni butonin OK.

Emrat shfaqen tani në listën e burimeve të projektit, gati që ju t'i caktoni ato në detyra.

Për më shumë informacion mbi menaxhimin e burimeve tuaja të Microsoft Project, shihni Si të menaxhoni burimet në Microsoft Project 2019 .