Si të menaxhoni burimet në Microsoft Project 2019

Përpara se të krijoni burime në Microsoft Project 2019 dashje pa dashur, duhet të kuptoni se si ato ndikojnë në projektin tuaj. Para së gjithash, një burim është një aktiv që ndihmon në realizimin e një projekti, pavarësisht nëse aktivi është një person, një pjesë e pajisjes, një material ose një furnizim. Një aspekt i punës me burimet në mënyrë efektive është të menaxhoni rrjedhën e punës së çdo burimi që ka disponueshmëri të kufizuar kohore për projektin tuaj. Kur krijoni burime, tregoni disponueshmërinë e tyre sipas orëve të ditës ose ditëve të javës.

Për shembull, një person mund të jetë i disponueshëm 50 për qind të kohës, ose 20 orë në javën standarde të punës 40-orëshe, ndërsa një tjetër mund të jetë i disponueshëm me kohë të plotë (40 orë). Kur i caktoni këto lloj burimesh për projektin tuaj, mund të përdorni pamje, raporte dhe mjete të ndryshme për të parë nëse ndonjë burim është i mbivendosur në çdo moment gjatë projektit. Ju gjithashtu mund të shihni kur njerëzit janë ulur përreth, duke rrotulluar gishtin e madh ose kur mund të jenë të disponueshëm për të ndihmuar në një detyrë tjetër. Ju madje mund të llogarisni burimet që punojnë në projekte të shumta në të gjithë organizatën tuaj dhe të siguroheni që ato po përdoren në mënyrë efikase.

Një aspekt tjetër i punës me burime në mënyrë efektive është të kuptuarit se si numri i burimeve që caktoni për të punuar në një detyrë ndikon në kohëzgjatjen e asaj detyre. Me fjalë të tjera, nëse keni një sasi të caktuar pune për të kryer, por pak njerëz për ta bërë atë punë, një detyrë tipike kërkon më shumë kohë për të përfunduar sesa nëse ka disa njerëz në dispozicion.

Lloji i detyrës përcakton nëse kohëzgjatja e një detyre ndryshon bazuar në numrin e burimeve që i janë caktuar. Mbani mend: Lloji i detyrës mund të jetë njësi fikse, kohëzgjatje fikse ose punë fikse.

Së fundi, burimet i shtojnë kostot një projekti. Për të llogaritur kostot në projektin tuaj - të tilla si një person që punon shumë orë në një detyrë, kompjuterë që duhet të blini ose shërbime që kërkojnë tarifa - duhet të krijoni burime dhe t'i caktoni ato për një ose më shumë detyra.

Llojet e burimeve: Puna, materiali dhe kostoja

Për qëllime të planifikimit të burimeve, Projekti njeh vetëm këto tre lloje burimesh:

• Puna: Ky person, si p.sh. një programues ose hidraulik, mund të ricaktohet, por jo të shterohet. Burimet e punës u caktohen detyrave për të kryer punën.
• Materiali: Materiali ka një kosto për njësi dhe nuk konsumon orë pune, por mund të shterohet. Shembuj të kostove materiale janë çeliku, druri dhe librat.
• Kostoja: Përdorimi i një burimi kostoje ju jep fleksibilitetin për të specifikuar koston e aplikueshme, si udhëtimi ose transporti, sa herë që përdorni burimin.

Vendosja se cili lloj burimi të përdoret kur shtohet një shitës i jashtëm ose burim pajisjesh në projekt mund të jetë i ndërlikuar. Nëse dëshironi të shmangni shtimin e orëve të punës në projekt kur ai burim përdoret, mos e konfiguroni burimin si burim pune. Në vend të kësaj, përdorni një burim kostoje ose një qasje me kosto fikse.

Si ndikojnë burimet në kohën e detyrave

Nën cilësimet e paracaktuara të Projektit 2019, planifikimi i bazuar në përpjekje çaktivizohet si për detyrat e planifikuara manualisht ashtu edhe për ato automatikisht. Pra, pavarësisht sa burime pune caktoni, kohëzgjatja e detyrës mbetet e njëjtë dhe Projekti grumbullon më shumë orë pune për detyrën, për të pasqyruar më shumë përpjekje.

Megjithatë, në disa raste të një lloji të detyrës me njësi fikse ose me punë fikse, shtimi ose heqja e burimeve të caktuara për detyrën duhet të ketë ndikim në kohën që duhet për të përfunduar detyrën. Në thelb, maksimumi i vjetër "Dy koka janë më të mira se një" mund të modifikohet në "Dy koka janë më të shpejta se një".

Caktimi i njerëzve shtesë në detyra nuk e shkurton gjithmonë kohën e punës në mënyrë proporcionale, edhe pse kjo është mënyra se si Projekti e llogarit atë. Kur keni më shumë njerëz, keni gjithashtu më shumë takime, memorandume, përpjekje të dyfishta dhe konflikte, për shembull. Nëse i shtoni më shumë burime një detyre, merrni parasysh gjithashtu rritjen e sasisë së përpjekjes së kërkuar për të përfunduar atë detyrë për të llogaritur joefikasitetin e pashmangshëm të grupit të punës.

Si të vlerësoni kërkesat për burime

Zakonisht e dini se sa burime materiale duhen për të përfunduar një detyrë: Në shumicën e rasteve, mund të përdorni një formulë standarde për të llogaritur numrin e paund, tonelata, jardë ose një sasi tjetër. Por si e dini se sa përpjekje duhet të investojnë burimet tuaja të punës për të përfunduar detyrat në projekt?

Përfshini një sasi të caktuar burimesh materiale shtesë nëse mendoni se do t'ju nevojiten për ripërpunim ose skrap.

Ashtu si me shumë aspekte të informacionit që vendosni në një plan Projekti, përcaktimi i nivelit të përpjekjes varet në një masë të madhe në përvojën tuaj me detyra dhe burime të ngjashme. Megjithatë, mbani mend këto paralajmërime:

• Aftësia ka rëndësi. Një burim më pak i aftë ose me më pak përvojë ka të ngjarë të marrë më shumë kohë për të përfunduar një detyrë. Eksperimento - rrisni kohëzgjatjen me 20 për qind për një burim më pak të aftë, për shembull, ose zvogëloni atë me 20 për qind për një burim më të aftë.
• Historia përsëritet. Shikoni projektet dhe detyrat e përfunduara më parë. Nëse keni gjurmuar kohën e njerëzve, ka të ngjarë të shihni se sa përpjekje është kërkuar për të përfunduar lloje të ndryshme detyrash në projekte të tjera dhe për të tërhequr paralele me projektin tuaj. Kjo teknikë për vlerësimin e kohëzgjatjes së përpjekjes është e ngjashme me vlerësimin analog. Shikoni të mësuarit e vazhdueshëm nga projektet e Microsoft Project 2019 .
• Kërkoni dhe do të merrni. Kërkojuni vetë burimeve të vlerësojnë se sa kohë mendojnë se do të marrë një detyrë. Në fund të fundit, njerëzit që bëjnë punën duhet ta dinë më së miri se sa kohë zgjat.

Lejoni kohë rezervë në një projekt për të llogaritur rrethanat e paparashikuara, të tilla si burimet më pak të aftë se sa keni planifikuar. Për t'u siguruar që datat e momenteve historike janë përmbushur, shumë njerëz shtojnë një detyrë të quajtur "Rezerva e paparashikuar" ose "Buffer" në oraret e tyre menjëherë përpara një dërgese momenti historik ose përfundimit të një faze.

Si të krijoni burime të Microsoft Project

Ashtu si dikush plotëson certifikatën e lindjes sa herë që lind një fëmijë, një formular plotësohet sa herë që lind një burim në Project (d.m.th., krijohet ). Në formularin e Informacionit të Burimeve, ju vendosni informacione të tilla si emri i burimit, disponueshmëria dhe tarifa për orë ose kosto për përdorim. Mund të futni gjithashtu informacione opsionale, të tilla si grupi (grupi i punës i kompanisë) të cilit i përket burimi ose adresa e emailit të burimit.

Ju mund të krijoni një burim si një person ose ent i vetëm, një burim gjenerik (siç është një grup aftësish pa person të caktuar, si Asistent ose Inxhinier), ose edhe një grup me disa burime që punojnë së bashku. Shumë herë në fazat e hershme të planifikimit të projektit, ju e dini vetëm aftësinë e burimit që ju nevojitet, për t'u zëvendësuar më vonë nga një individ i emëruar i cili ka kohën dhe kualifikimet për të përfunduar detyrën.

Në nivelin më të thjeshtë, një burim krijohet si një entitet i vetëm - një person i caktuar ose një dhomë takimesh ose një pjesë e pajisjes. Ju e krijoni burimin duke futur informacion në kutinë e dialogut të Informacionit të Burimeve.

Kur krijoni një burim, duhet të shkruani, të paktën, emrin e burimit, megjithëse mund të shtoni gjithashtu sa më shumë informacion të dëshironi. Disa njerëz preferojnë të krijojnë të gjitha burimet në fillim dhe të shtojnë informacionin e kontaktit dhe kostos më vonë.

Për të krijuar një burim duke përdorur kutinë e dialogut të Informacionit të Burimeve, ndiqni këto hapa:

Klikoni në fund të butonit Gantt Chart në skedën Task në grupin View të Shiritit dhe klikoni Fletën e Burimeve.
Në atë pikë pamja ndryshon në Pamja e fletës së burimeve.

Klikoni dy herë në një qelizë bosh në kolonën Emri i Burimit.
Shfaqet kutia e dialogut të Informacionit të Burimeve, siç tregohet.

Shkruani një emër në kutinë e tekstit Emri i burimit.

Klikoni shigjetën poshtë në kutinë Lloji (në të djathtë) për të zgjedhur Puna, Materiali ose Kostoja.
Cilësimet që janë në dispozicion për ju ndryshojnë pak, në varësi të opsionit që zgjidhni. Për shembull, një burim material nuk ka opsionin e Email dhe as Llogarinë Logon, dhe një burim pune ose burim kostoje nuk ka opsionin e etiketës materiale.

Për një burim material, vendosni një përshkrim të njësive në fushën Etiketa materiale.
Për shembull, mund të futni paund për një burim mielli ose tonelata për një burim çeliku.

Në fushën Inicialet, shkruani një shkurtim ose inicialet për burimin.
Nëse nuk futni asgjë, shkronja e parë e emrit të burimit futet kur ruani burimin.

Vazhdoni të futni çdo informacion që dëshironi të përfshini në lidhje me burimin.
Ky informacion mund të përfshijë një adresë emaili, llojin e grupit (për shembull një departament, divizion ose grup pune), llojin e rezervimit (të propozuar ose të kryer) ose kodin (si kodi i qendrës së kostos).
Nëse futni informacion në fushën e Grupit, atëherë mund të përdorni veçoritë Filter, Sort dhe Group By për të parë grupet e burimeve.

Klikoni butonin OK për të ruajtur burimin e ri.

Këto katër skeda mund të mbajnë një mori informacionesh për çdo burim.

Për të futur informacione për disa burime në të njëjtën kohë, shfaqni pamjen e fletës së burimeve dhe futni informacionin në kolonat. Ju madje mund të ngjisni burimet e kopjuara nga një burim tjetër (siç është një spreadsheet Excel) në këtë pamje.

Si të identifikoni burimet e Microsoft Project

Në fazat e planifikimit të një projekti, shpesh zbuloni se jo të gjitha burimet janë mbledhur. Edhe në projekt, ndonjëherë nuk e dini se çfarë burimi do të përdorni; ju e dini vetëm se keni nevojë për një burim me një grup të caktuar aftësish për të përfunduar detyrat e ardhshme. Në këtë rast, merrni parasysh krijimin e burimeve të caktuara si burime gjenerike.

Për të krijuar një burim të përgjithshëm, i jepni një emër që përshkruan aftësitë e tij, si p.sh. Inxhinier, Personel Sigurie, apo edhe Hapësirë ​​Takimi (në vend të një burimi specifik të quajtur Salla e Konferencave B). Më pas, në kutinë e dialogut të Informacionit të Burimeve, sigurohuni që të zgjidhni kutinë e kontrollit Gjenerike, siç tregohet këtu. Nuk ekziston asnjë formulë për përdorimin e cilësimeve të përgjithshme për të rillogaritur orarin tuaj bazuar në disponueshmërinë e burimeve. Megjithatë, shumë njerëz e shohin këtë cilësim të dobishëm kur përdorin planifikimin e valëve rrotulluese ose kur nuk janë përgjegjës për detyra specifike burimesh (për shembull, caktimi i një punonjësi të përkohshëm në një detyrë kur një agjenci e punësimit të përkohshëm do të zgjedhë punonjësin specifik).

Burim i konsoliduar.

Ju mund të zëvendësoni një emër të përgjithshëm burimi me emrin e burimit që është shtuar në projektin tuaj. Për shembull, nëse futni Personelin e Sigurisë si burim, mund ta zëvendësoni me Jim Taylor , emri i profesionistit të sigurisë që do të bëjë punën. Për të bërë ndërrimin, shkoni te pamja e fletës së burimeve dhe, në kolonën Emri i burimit, klikoni në qelizën për burimin, shkruani emrin e ri dhe shtypni Enter. Mos u shqetësoni nëse e keni caktuar tashmë burimin e përgjithshëm për detyrat në projekt. Projekti përditëson të gjitha detyrat me emrin e ri.

Si të menaxhoni disponueshmërinë e burimeve të Microsoft Project

Shumë funksione të Projektit 2019 trajtojnë burimet - veçanërisht duke ju ndihmuar të dalloni mbishpërndarjen e burimeve. Mbipërndarja është një llogaritje, e bazuar në kalendarin dhe disponueshmërinë e burimit, që tregon se shumë punë është caktuar në bazë të disponueshmërisë.

Konsideroni Monica Mendez, një inxhiniere që punon një ditë standarde tetë-orëshe bazuar në kalendarin e saj. Monica caktohet në detyrën "Write Final Report" në 50 përqind të disponueshmërisë së saj dhe në detyrën Create Design Specs - e cila ndodh në të njëjtën kohë me detyrën e raportit - në 100 përqind të disponueshmërisë së saj. Monica tani po punon me 150 për qind të disponueshmërisë së saj, ose 12 orë në ditë. E gjora Monica është e mbivendosur. Kini kujdes - ajo madje mund të largohet nga projekti.

Një burim i caktohet një detyre me disponueshmëri 100 për qind (ose njësi) si parazgjedhje, por ju mund ta modifikoni atë cilësim nëse e dini se një burim do t'i caktohet disa detyrave dhe mund të shpenzojë vetëm një kohë të kufizuar duke punuar për secilën.

Vlerësimi dhe vendosja e disponueshmërisë

Disponueshmëria është më e lehtë për t'u vlerësuar për disa burime sesa për të tjerët. Një menaxher nuk ka gjasa t'i kushtojë një ditë të tërë ndonjë detyre të vetme, sepse ai duhet të merret me të gjithë punonjësit që i raportojnë dhe gjithashtu të nënshkruajë autorizime, të marrë pjesë në takime në lidhje me projekte të ndryshme dhe të zhvillojë buxhete, për shembull. Disponueshmëria e një punonjësi prodhimi mund të jetë më e thjeshtë për t'u përcaktuar në një detyrë të vetme: nëse një punë prodhuese kalon tre ditë në linjë dhe një person punon në linjë gjatë gjithë kohës, është më e saktë të thuhet se ajo po punon në atë detyrë plotësisht. koha.

Një gabim i bërë nga fillestarët e Projektit është të mendojnë shumë për disponueshmërinë. Sigurisht, askush nuk shpenzon tetë orë çdo ditë për një detyrë të vetme në një projekt. Punonjësit kalojnë një pjesë të ditëve të tyre të punës duke lexuar email, duke biseduar me kolegët dhe duke iu përgjigjur telefonatave për çështje që nuk kanë lidhje me projektet e tyre. Një burim mund të shpenzojë shtatë orë në një detyrë një ditë dhe vetëm tre orë të nesërmen. Kur vlerësoni disponueshmërinë, mos u mbyllni në një orar të burimeve ditore. Nëse, gjatë jetës së një detyre, punonjësi fokusohet në të, disponueshmëria 100 për qind është një mjedis i përshtatshëm. Nëse ai person punon vetëm pesë ditë në një detyrë dhjetë ditore, megjithatë, kjo është 50 për qind disponueshmëria, pavarësisht nëse ajo punon katër orë në ditë për dhjetë ditë ose pesë ditë të plota në çdo moment.

Cilësimi i njësive (disponueshmëria) ju ndihmon të dalloni rezervimin e tepërt të një burimi që mund të punojë në disa detyra në të njëjtën kohë në një plan projekti.

Për të vendosur njësitë e paracaktuara të burimeve për të specifikuar disponueshmërinë, ndiqni këto hapa:

Shfaq pamjen e fletës së burimeve.

Klikoni në kolonën Max për burimin.

Shkruani një numër që përfaqëson përqindjen e kohës që burimi është i disponueshëm për të punuar në projekt.
Për shembull, shkruani 33 për një burim që është i disponueshëm një të tretën e kohës ose 400 për një burim që mund të sigurojë katër punëtorë me kohë të plotë. (Hyrjet më të mëdha se 100 përqind përfaqësojnë burime që ofrojnë një grup ose ekip për të trajtuar detyrat.) Hyrja më e zakonshme (e paracaktuar) është 100 për një burim të vetëm që punon me kohë të plotë në detyrat në projekt.

Shtypni Enter ose Tab.
Hyrja ka përfunduar.

Vini re se kjo funksionon vetëm për burimet, lloji i të cilave është caktuar në Work.

Kur një burim i Microsoft Project vjen dhe shkon

Përveç të qenit i disponueshëm për një projekt vetëm për një përqindje të caktuar të kohës (të themi, 50 për qind e të gjithë kohëzgjatjes së projektit), një burim mund të jetë i disponueshëm vetëm për një periudhë të caktuar kohe (ndoshta prill-qershor) gjatë jetës së projekti — zakonisht, kur përdorni një burim të huazuar nga një departament tjetër ose kur jeni duke punuar me një profesionist të pavarur që po sferon projektin tuaj me të tjerët. Një burim tjetër i mundshëm është ai që është i disponueshëm në gjysmën e kohës për ditët e para të projektit dhe më pas me kohë të plotë për pjesën e mbetur. Në këtë rast, ju vendosni një interval datash në kolonat "E disponueshme nga" dhe "E disponueshme për" të zonës "Disponueshmëria e burimeve" në kutinë e dialogut "Informacioni i burimeve", siç tregohet, për të specifikuar disponueshmëri të ndryshme.

Periudhat kohore dhe njësitë e disponueshmërisë.

Për të specifikuar një periudhë të kufizuar gjatë së cilës një burim është i disponueshëm për të punuar në projektin tuaj, ndiqni këto hapa:

Shfaq pamjen e fletës së burimeve.

Klikoni dy herë mbi një burim.
Shfaqet skeda e Përgjithshme e kutisë së dialogut të Informacionit të Burimeve.

Përdorni kolonat Available From dhe Available To (në zonën e disponueshmërisë së burimeve) për të specifikuar periudhën e disponueshmërisë.

Në kolonën Njësitë në të njëjtin rresht, ose klikoni shigjetat për të rritur ose ulur disponueshmërinë me 50 përqind rritje ose shkruani një numër.
Shtypni Enter për të përfunduar hyrjen.

Përsëritni hapat 3 dhe 4 për të specifikuar periudha shtesë të disponueshmërisë në rreshtat pasues në zonën e disponueshmërisë së burimeve.

Klikoni butonin OK për të ruajtur ndryshimet.