Si të mbani mbeturinat jashtë bazës së të dhënave tuaja të aksesit

Nëse të dhënat që hyjnë në bazën tuaj të të dhënave përmes tabelave dhe formularëve janë mbeturina, atëherë çdo rezultat ose analizë që bëni me pyetje dhe raporte do t'ju japë gjithashtu mbeturina. Për fat të mirë, Access ofron shumë mjete për t'ju ndihmuar të siguroheni që të dhënat që shkojnë në secilën fushë janë të dhënat që supozohet të shkojnë në atë fushë. Ju mund të gjeni shumë nga mjetet për të mbajtur mbeturinat jashtë në pamjen "Table Design":

• Lloji i të dhënave : Përdorni llojin e saktë të të dhënave për të parandaluar futjen e të dhënave të llojit të gabuar.

• Madhësia e fushës: Kufizon numrin e karaktereve. Për shembull, nëse e dini se një fushë nuk duhet të kalojë kurrë katër karaktere, vendosni madhësinë e fushës në 4 karaktere.

• Formati: I bën të dhënat të duken të drejta. Për shembull, mund ta ndryshoni tekstin në të gjitha shkronjat e mëdha ose me shkronja të vogla. Maskat hyrëse, për shembull, punojnë me veçorinë e fushës Format.

• Maska hyrëse : Një maskë hyrëse kufizon informacionin e lejuar në një fushë duke specifikuar se cilat karaktere mund të futni. Përdorni një maskë hyrëse kur e dini formën që duhet të marrin të dhënat - për shembull, nëse një numër porosie ka dy shkronja të ndjekura nga katër shifra. Numrat e telefonit dhe kodet ZIP janë shembuj të tjerë të fushave ku maskat hyrëse janë të dobishme.

• Vlera e paracaktuar : Përcakton një vlerë që shfaqet si parazgjedhje nëse nuk është futur asnjë vlerë tjetër. Vlera e paracaktuar shfaqet në fushë derisa të futet një vlerë tjetër.

• Rregulla e verifikimit të fushës ose regjistrimit : Një rregull që të dhënat duhet të kalojnë përpara se të futen. Kjo veçori funksionon me rregullin e veçorisë së tekstit të verifikimit.

• Required : Përcakton që fusha duhet të ketë një vlerë në mënyrë që ju të ruani rekordin. Kur nuk futet asnjë vlerë, Access nuk krijon një regjistrim të ri kur shtypet Tab ose Enter dhe butoni i regjistrimit të ri është gri.

• Lejo gjatësinë zero : Përcakton nëse një hyrje me gjatësi zero, si p.sh. "" (thonjëza pa hapësirë ​​midis tyre) lejohet (vetëm për fushat Tekst, Memo dhe Hyperlink). Një fushë me gjatësi zero ju lejon të bëni dallimin midis informacionit që nuk ekziston dhe një vlere nule (bosh) që nuk dihet ose nuk është futur. Kur vendoset ky opsion, ai lejon një varg me gjatësi zero në një fushë të kërkuar. Ju mund të dëshironi të përdorni një maskë hyrëse për të bërë që një fushë me gjatësi zero të duket e ndryshme nga një vlerë zero kur të dyja lejohen.

• Indeksuar: Kur zgjidhni të indeksoni një fushë, mund të specifikoni që nuk lejohen vlera të kopjuara në fushë. Kjo veçori është gjithashtu e aksesueshme nga pamja e të dhënave - është një kuti kontrolli në skedën e fletës së të dhënave të shiritit.

• Fushat e kërkimit : Lejo përdoruesin të zgjedhë një vlerë për një fushë që ruhet në një fushë tjetër. Kjo eliminon shumë gabime drejtshkrimore dhe standardizon opsionet për këtë fushë. Përdorni magjistarin e kërkimit për të krijuar një fushë kërkimi.