Si të kufizoni dhe vërtetoni të dhënat në modelin tuaj financiar Excel

Pasi të keni mbaruar ndërtimin e një modeli financiar, mund të tundoheni ta mbani për vete, sepse nuk dëshironi që dikush t'ju ngatërrojë formulat ose ta përdorë modelin në mënyrë të papërshtatshme. Modelet duhet të jenë bashkëpunuese, por ju duhet ta ndërtoni modelin tuaj në mënyrë të tillë që të jetë e lehtë për t'u përdorur nga të tjerët dhe e vështirë për t'u ngatërruar. Një mënyrë e shkëlqyeshme për ta bërë modelin tuaj të fortë për t'u përdorur nga të tjerët është të aplikoni vërtetime dhe mbrojtje të të dhënave për modelin. Në këtë mënyrë, përdoruesi mund të fusë vetëm të dhënat që ai supozohet.

Kufizoni futjen e të dhënave të përdoruesit në modelin tuaj financiar

Për një shembull praktik se si të përdoret vërtetimi i të dhënave, le të marrim këtë analizë të kostos së projektit.

Llogaritja e normës ditore të stafit duke përdorur referencë absolute.

Kolegu juaj po përdor modelin që keni ndërtuar dhe ai mund të tregojë nga mënyra se si është formatuar qeliza D3 (me hije) se ju prisnit që njerëzit të bënin ndryshime në të. Ai nuk është më i sigurt se sa ditë do të vazhdojë ky projekt, kështu që ai shkruan TBA në qelizën D3. Sapo ai shkruan TBA, kjo i ngatërron vërtet gjërat! Siç mund ta shihni më poshtë, formulat që keni ndërtuar tashmë prisnin një numër në qelizën D3, jo tekst.

Teksti në një hyrje që shkakton gabime.

Në vend që të lejoni përdoruesin të vendosë ndonjë gjë në çdo qelizë, ju mund të ndryshoni vetitë e kësaj qelize për të lejuar që të futen vetëm numra. Ju gjithashtu mund ta ndryshoni atë për të lejuar vetëm numra të plotë ose numra në një gamë të caktuar.

Ndiqni këto hapa:

Shkarkoni skedarin 0601.xlsx dhe zgjidhni skedën e emërtuar 6-17.

Zgjidhni qelizën D3.

Shkoni te skeda e të dhënave në shirit dhe shtypni ikonën "Vlerësimi i të dhënave" në seksionin "Mjetet e të dhënave".

Shfaqet kutia e dialogut Vleresimi i te dhenave.

Në skedën Cilësimet, në listën rënëse Lejo, zgjidhni Numri i plotë; në listën rënëse të të dhënave, zgjidhni Më e madhe se; dhe në fushën Minimum, shkruani 0.

Tani lejo që vetëm numrat e plotë më të mëdhenj se zero të mund të futen në qelizën D3. Provoni të futni tekst të tillë si TBA. Provoni të vendosni një vlerë negative. Excel nuk do ta lejojë atë dhe do të shfaqet një alarm gabimi.

Nëse dëshironi, mund të futni një mesazh paralajmërues në skedën "Mesazhi hyrës" në kutinë e dialogut "Vlerifikimi i të dhënave". Për shembull, mund të dëshironi që të shfaqet mesazhi i mëposhtëm: “Kujdes! Futni vetëm vlera numerike.” Në skedën Error Alert, mund të futni një mesazh tjetër që shfaqet nëse dikush injoron paralajmërimin dhe përpiqet të fusë tekst të pavlefshëm.

Krijimi i kutive rënëse me vërtetime të të dhënave në modelin tuaj financiar

Vegla e vërtetimit të të dhënave jo vetëm që i ndalon përdoruesit të futin të dhëna të pasakta në modelin tuaj, por ju gjithashtu mund ta përdorni atë për të krijuar kuti me zbritje. Në kutinë e dialogut Validimi i të dhënave, nga lista rënëse Lejo, zgjidhni Lista. Në fushën Burimi, futni vlerat që dëshironi të shfaqen në listë me një presje midis tyre, si p.sh. Po, Jo. Një listë e thjeshtë rënëse krijohet në qelizën B12 me vetëm dy opsione: Po dhe Jo. Përdoruesi nuk mund të futet asgjë tjetër.

Përdorimi i vlefshmërisë së të dhënave për të krijuar një listë të thjeshtë rënëse.

Askush nuk mund të fusë një vlerë në një qelizë që bie ndesh me rregullat e vërtetimit të të dhënave, por gjithsesi është e mundur të ngjitet mbi një qelizë që është e kufizuar nga vërtetimi i të dhënave. Në këtë mënyrë, përdoruesit mund të fusin pa dashje (ose qëllimisht) të dhëna në modelin tuaj që ju nuk i keni menduar.

Ju gjithashtu mund të krijoni një listë rënëse që lidhet me qelizat ekzistuese brenda modelit. Për shembull, më poshtë, ju nuk dëshironi që përdoruesit të përfshijnë një rajon që nuk përfshihet në listën e paraqitur në kolonën F. Kështu që ju mund të përdorni një listë të vërtetimit të të dhënave, por në vend që të shkruani vlerat (që do të ishte shumë kohë -konsumuese), mund të lidheni me diapazonin që tashmë përmban rajonet — $F$2:$F$5 — që është një mënyrë shumë më e shpejtë për të futur një listë rënëse.

Përdorimi i vlefshmërisë së të dhënave për të krijuar një listë rënëse të lidhur, dinamike.

Meqenëse e keni lidhur listën rënëse, kjo listë zbritëse tani është dinamike. Nëse dikush redakton ndonjë nga qelizat në rangun F2:F5, opsionet në listën rënëse do të ndryshojnë automatikisht.

Mbrojtja dhe mbyllja e qelizave në modelin tuaj financiar

Ju gjithashtu mund t'i shtoni mbrojtje modelit tuaj duke shkuar te skeda Rishikimi në Shirit dhe duke klikuar butonin Protect Sheet në seksionin Ndryshimet. Futni një fjalëkalim nëse dëshironi dhe klikoni OK. Kjo do të mbrojë çdo qelizë të vetme në të gjithë fletën e punës, kështu që askush nuk do të jetë në gjendje të bëjë ndonjë ndryshim fare

Nëse dëshironi që përdoruesit të jenë në gjendje të modifikojnë qeliza të caktuara, do t'ju duhet të çaktivizoni mbrojtjen, të nënvizoni ato qeliza (dhe vetëm ato qeliza që dëshironi të ndryshoni), të shkoni te skedari "Home" në shirit dhe të klikoni butonin "Format" në seksionin Qeliza. Zgjedhni opsionin Lock Cell që shfaqet në listën rënëse. Aktivizoni përsëri mbrojtjen dhe vetëm qelizat që janë zgjedhur do të shkyçen.

Mbani në mend se është mjaft e lehtë për të thyer një fjalëkalim Excel (kërkoni në internet për thyerjen e fjalëkalimit të Excel), kështu që nëse dikush dëshiron të hyjë dhe të bëjë ndryshime në modelin tuaj të mbrojtur, ai mundet. Unë rekomandoj që t'i trajtoni fjalëkalimet e Excel si një parandalues, jo një zgjidhje përfundimtare sigurie.