Si të kryeni një bashkim të postës në Word 2013

Word 2013 ka një veçori të dobishme të quajtur bashkimi i postës. Një shkrirje e postës kombinon një listë të dhënash, zakonisht me emra dhe adresa (d.m.th., informacione postare), me një letër formulari, një etiketë ose një shabllon zarfi për të prodhuar kopje të personalizuara të letrës për çdo person.

Kompanitë e mëdha përdorin bashkimin e postës për të postuar reklama të personalizuara, por nuk është vetëm për bizneset. Përdoruesit e shtëpisë mund të përfitojnë nga bashkimi i postës për etiketat postare të kartave të Krishtlindjeve, ftesat për festa, buletinet e klubeve dhe më shumë.

Kryerja e një bashkimi të postës është një proces me tre hapa:

Krijo (ose identifiko) burimin e të dhënave.

Krijo dokumentin kryesor dhe më pas fut kodet e bashkimit në të.

Kryeni operacionin e bashkimit midis burimit të të dhënave dhe dokumentit kryesor.

Burimi i të dhënave duhet të jetë një skedar i kufizuar . Me fjalë të tjera, duhet të ketë një mënyrë konsistente që të dallojë një kolonë ose rresht të dhënash dhe një tjetër. Këtu janë disa lloje të mundshme të burimeve të të dhënave:

• Tabela Excel ose Word: Nëse burimi i të dhënave është një tabelë Excel, çdo lloj informacioni është në një kolonë të veçantë. E njëjta gjë vlen nëse burimi i të dhënave është një tabelë Word.

  

• Tekst i thjeshtë: Nëse burimi i të dhënave është një skedar teksti i thjeshtë, çdo kolonë kufizohet (ndahet) nga një karakter specifik, si për shembull një skedë ose presje. Kur një skedar teksti i kufizuar përdor presje, ai është një skedar me vlera të ndara me presje ose CSV.

• Outlook: Nëse burimi i të dhënave është një listë e kontakteve të Outlook, çdo lloj informacioni është në një fushë të veçantë.

• Lista e fjalëve: Nëse nuk keni tashmë një burim të dhënash, zgjidhni Postimet → Zgjidh Marrësit → Shkruaj listën e re për të krijuar një me veçorinë Lloji Lista e re në Word.

Një skedar i të dhënave nuk duhet të përmbajë asgjë përveç të dhënave (dhe ndoshta një rresht të vetëm etiketash fushash, me Emrin, Adresën, Qytetin, Shtetin dhe ZIP). Mos përdorni rreshta apo tituj bosh në krye të faqes sepse kjo ngatërron programin Mail Merge. Kontrolloni skedarin tuaj të të dhënave për të hequr rreshtat e jashtëm përpara se të përdorni skedarin si burimin e bashkimit të postës.

Pas përgatitjes së skedarit të të dhënave, ju konfiguroni dokumentin kryesor. Ju ose mund të krijoni dokumentin kryesor nga e para, ose mund të filloni me një dokument ekzistues dhe ta shndërroni atë në një dokument kryesor të bashkimit të postës. Dokumenti kryesor përbëhet nga tekst i rregullt plus kode që tregojnë se ku duhet të futen fushat e bashkimit.

Pastaj, si hapi i fundit në procesin e bashkimit, ju bashkoni të dy pjesët. Ju mund ta bëni këtë ose duke i dërguar rezultatet drejtpërdrejt në printer ose duke krijuar një dokument të ri që përmban bashkimin, të cilin më pas mund ta modifikoni sipas nevojës dhe më pas ta printoni.