Si të krijoni njoftime me email për një grup SharePoint

Nëse RSS nuk është gjëja juaj, mund të zgjidhni të merrni njoftime me email kur ndryshojnë aplikacionet e SharePoint duke krijuar një alarm. Sinjalizimet janë një mënyrë e shkëlqyer për të mbajtur gjurmët e ndryshimeve që bëjnë shokët tuaj të skuadrës në dokumente dhe artikuj.

Ju duhet leja "Krijo sinjalizime" për të krijuar sinjalizime. Kjo leje jepet zakonisht me konfigurimin jashtë kutisë së grupit Site Members SharePoint.

Për të krijuar një alarm për një aplikacion, ndiqni këto hapa:

Shfletoni aplikacionin ku dëshironi të abonoheni në një sinjalizim dhe më pas klikoni butonin rënës Alert Me në seksionin Share & Track të skedës Biblioteka të Ribbon (për një aplikacion të bazuar në bibliotekë) ose skedën Lista e Shiritit (për një aplikacion të bazuar në listë).
Nëse nuk e shihni butonin Alert Me, shanset janë që administratori juaj nuk i ka konfiguruar cilësimet e postës elektronike dalëse. Nëse cilësimet e postës elektronike dalëse nuk janë konfiguruar në Administratën Qendrore, atëherë butoni Alert Me thjesht nuk do t'u shfaqet përdoruesve. Megjithatë, nëse jeni duke përdorur SharePoint Online, atëherë emaili dalës është konfiguruar tashmë nga Microsoft dhe ju jeni gati të shkoni.

Zgjidhni Set Alert në këtë Bibliotekë nga lista rënëse.
Shfaqet dritarja e alarmit të ri.
Mund të abonoheni në një sinjalizim për një artikull ose dokument duke zgjedhur artikullin ose dokumentin dhe duke zgjedhur Alert Me në skedën Artikuj të Shiritit.

Në kutinë e tekstit "Titulli i sinjalizimit", vendosni një emër për sinjalizimin.
Bëjeni emrin diçka kuptimplotë për ju në kutinë tuaj hyrëse, si p.sh. Documents Modified Today – Faqja e Ekipit të Buxhetit . Përndryshe, nuk keni asnjë mënyrë kuptimplote për të dalluar një alarm nga një tjetër.

Në kutinë e tekstit "Dërgo sinjalizimet te", shkruani emrat e njerëzve përveç jush që duhet të marrin sinjalizimin.
Kjo është e drejtë, ju mund të regjistroheni njerëz të tjerë në një alarm! Ju duhet të keni lejen Menaxho Alerts, e cila u jepet si parazgjedhje pronarëve të sajteve.
Organizatat dhe pronarët e faqeve mund të dëshirojnë të abonojnë përdorues të shumtë në një sinjalizim për t'u siguruar që ata marrin përditësime të rëndësishme, si dhe për t'i inkurajuar ata të kontribuojnë në një bord diskutimi, blog ose wiki. Përdoruesit ende mund të tërhiqen duke modifikuar cilësimet në cilësimet e tyre të sinjalizimit.

Në seksionin Metoda e dorëzimit, zgjidhni nëse do të merrni sinjalizime me email ose mesazh me tekst në telefonin tuaj celular.
Mesazhimi me tekst kërkon që administratori juaj i SharePoint ta konfigurojë këtë shërbim nëpërmjet një pale të tretë, kështu që mund të mos jeni në gjendje të dërgoni sinjalizime në telefonin tuaj.

Në seksionin Lloji i ndryshimit, zgjidhni opsionin që përputhet me llojin e njoftimeve që dëshironi të merrni - Të gjitha ndryshimet, Artikujt e rinj Shtohen, Artikujt ekzistues janë modifikuar ose artikujt janë fshirë.
Nëse jeni përgjegjës për menaxhimin e një aplikacioni, duhet të merrni një sinjalizim sa herë që artikujt fshihen.

Në seksionin Dërgo sinjalizimet për këto ndryshime, zgjidhni kur të merrni sinjalizime.
Opsionet që shihni këtu ndryshojnë në varësi të llojit të aplikacionit me të cilin po punoni. Për shembull, një aplikacion Tasks ju lejon të merrni një sinjalizim kur një detyrë shënohet e përfunduar ose kur ndryshon një detyrë me përparësi të lartë.

Në seksionin Kur të dërgohen sinjalizimet, zgjidhni frekuencën e dërgimit të sinjalizimeve.
Ju mund t'i merrni ato menjëherë, një herë në ditë ose një herë në javë. Përmbledhjet ditore janë të këndshme; përndryshe, ka të ngjarë të merrni shumë email.

Kliko OK për të krijuar sinjalizimin tuaj.

Shikoni këtë shembull të konfigurimit të një alarmi.

Merr një email kur ndryshon një listë ose bibliotekë.

Sa herë që përdoruesit thonë se kanë nevojë për një rrjedhë pune për të marrë njoftim, provoni fillimisht një sinjalizim. Do të habiteni se sa shpesh sinjalizimet ofrojnë opsionet që nevojiten.

Nëse aplikacioni juaj ka një pamje personale ose publike që përfshin një filtër, mund të abonoheni për ndryshimet vetëm në atë pamje. Për shembull, thoni që dëshironi të njoftoheni me mesazhe me tekst kur një artikull në një aplikacion "Ndjekja e problemeve" ka përparësinë e tij të caktuar në "Lart". Do të krijoni një pamje që filtron aplikacionin për çështje me prioritet të lartë. Zgjidhni pamjen e filtruar në seksionin Dërgo sinjalizimet për këto ndryshime kur krijoni sinjalizimin tuaj dhe do të merrni sinjalizime kur artikujt plotësojnë kriteret e filtrit.

Duhet të keni një adresë emaili të konfiguruar në profilin tuaj të SharePoint për të marrë sinjalizime. Nëse serveri juaj SharePoint ndodhet në rrjetin tuaj, kjo zakonisht nuk është një problem. Megjithatë, Office 365 mund të mos integrohet me rrjetin tuaj dhe informacionin e emailit. Në ato situata, administratori juaj mund të konfigurojë manualisht adresën tuaj të emailit ose t'ju japë leje për ta bërë këtë.

Ju mund të menaxhoni të gjitha sinjalizimet tuaja nga një faqe e vetme në vend që të lundroni në secilën listë. Për të menaxhuar të gjitha sinjalizimet që keni në një sajt të caktuar dhe për t'i modifikuar ose fshirë ato, ndiqni këto hapa:

Shfletoni te një aplikacion ku jeni abonuar aktualisht në një sinjalizim.

Në skedën Lista e Shiritit, në seksionin Ndaj & Gjurmo, zgjidhni Alert Me → Manage My Alerts.

Zgjidhni lidhjen e duhur të emrit të sinjalizimit.
Faqja Menaxho sinjalizimet e mia në këtë sajt shfaqet me të gjitha opsionet që keni parë kur keni krijuar sinjalizimin për herë të parë. Ndryshoni cilësimet sipas dëshirës.
A nuk e caktove alarmin për të filluar? Mund të lexoni ende cilësimet dhe të ndryshoni zgjedhjet (shih listën e hapave të mëparshëm). Ndryshimet tuaja nuk ndikojnë në cilësimet e sinjalizimit për të tjerët nëse sinjalizimi është krijuar për shumë përdorues në të njëjtën kohë.

Klikoni OK për të modifikuar sinjalizimin me cilësimet tuaja të reja ose Fshi për të fshirë sinjalizimin.
Fshirja e një sinjalizimi që është krijuar për ju nuk e fshin sinjalizimin nga përdoruesit e tjerë që janë në grupin për të cilin është krijuar sinjalizimi.

Nëse jeni administratori i faqes, mund të menaxhoni sinjalizimet e të gjithëve në sajt duke klikuar lidhjen "Alarmet e përdoruesve" në seksionin Administrimi i sitit të faqes "Cilësimet e sitit".