Si të krijoni dhe kategorizoni shënime në Outlook 2019

Shumë njerëz përdorin shënime ngjitëse për të krijuar kujtesa për veten e tyre për pjesët e informacionit: gjithçka, nga fjalëkalimet e uebsajteve deri te citatet e paharrueshme. Outlook 2019 përfshin Shënime, të cilat janë ekuivalenti elektronik i këtyre shënimeve ngjitëse. Mund të ruani gjithçka që dëshironi në një shënim, por ato përdoren më së miri për pjesë të vogla të të dhënave, si kodet e konfirmimit të rezervimit ose numrat e ID-së së anëtarësimit. Mund ta lini të hapur një shënim (për sa kohë që Outlook është i hapur) në mënyrë që t'ju kujtohet sa herë që ta shihni ose mund ta mbyllni shënimin në mënyrë që të mos jetë në rrugën tuaj.

Për të krijuar një shënim, ndiqni këto hapa:

Shfaqni seksionin Shënime të Outlook.

Për ta bërë këtë, klikoni ikonën Më shumë (…) në këndin e poshtëm të majtë të dritares dhe në menynë që shfaqet, klikoni Shënime.

Zgjidhni Home → Shënim i ri ose shtypni Ctrl+N.

Shfaqet një shënim i ri bosh.

Shikoni këto shkurtore të tjera të tastierës Outlook 2019 .

Në shënimin e ri bosh që shfaqet, shkruani çfarë të dëshironi.

Fjalët e para të rreshtit të parë do të shfaqen si titull ikone, prandaj përpiquni të jeni përshkrues atje. Përveç nëse, sigurisht, po përpiqeni të kamufloni informacion, si një fjalëkalim; atëherë mund të dëshironi një tekst mashtrues si rreshtin e parë. Një përdorues i zgjuar i mban fjalëkalimet e saj në një shënim që titullohet Ditëlindjet familjare, duke menduar se dikush që kërkon t'i vjedhë fjalëkalimet e saj nuk do t'i interesonte ditëlindjet e familjes dhe do ta kalonte atë.

Mbyllni shënimin duke klikuar butonin X në këndin e sipërm të djathtë të tij. Ruhet automatikisht.

Këtu janë disa këshilla të dobishme për shënimet e Outlook:

• Për të rihapur një shënim: Klikoni dy herë mbi të. Ai mbetet i hapur derisa ta mbyllni ose derisa të dilni nga Outlook.
• Për të lëvizur një shënim: Tërhiqeni atë përreth nga shiriti i titullit (shiriti me ngjyra në krye të tij), duke e vendosur atë kudo në ekran, madje edhe jashtë kufijve të dritares së Outlook. Ai qëndron atje derisa të mbyllni Outlook.
• Për të modifikuar një shënim: Hapeni dhe modifikojeni.
• Për të ndryshuar madhësinë e shënimit: Klikoni dhe tërhiqni këndin e poshtëm djathtas.
• Për të fshirë një shënim: Zgjidhni atë dhe bëni një nga sa vijon: Zgjidhni Faqja kryesore → Fshi, shtypni tastin Fshi në tastierë ose kliko me të djathtën mbi shënimin dhe zgjidh Fshi nga menyja që hapet.

Ashtu si me një kontakt të fshirë, një shënim i fshirë zhvendoset në dosjen e artikujve të fshirë.

Për të tërhequr një shënim të fshirë, hapni seksionin "Mail" të Outlook , shfaqni përmbajtjen e dosjes "Artikuj të fshirë", gjeni shënimin dhe tërhiqeni te ikona e Shënimeve në këndin e poshtëm majtas të dritares. Ju gjithashtu mund të klikoni me të djathtën mbi të, të zgjidhni Zhvendos në dosje dhe më pas të specifikoni se ku dëshironi ta zhvendosni.

Si të kategorizoni shënimet tuaja në Outlook

Për shkak se një shënim është një artikull kaq shumë qëllimesh, mund t'ju duket e dobishme të krijoni kategori për të dalluar një lloj shënimi nga një tjetër.

Duke i caktuar një ngjyrë një shënimi, mund të tregoni se çfarë lloj informacioni përmban. Për shembull, mund të zgjidhni t'i bëni shënimet financiare jeshile dhe shënimet familjare blu.

Për të caktuar një kategori ngjyrash në një shënim

Klikoni me të djathtën mbi shënimin dhe zgjidhni Kategorizo. Shfaqet një menu me zgjedhje ngjyrash.

Klikoni në ngjyrën e dëshiruar.

Nëse llogaria juaj kryesore/e parazgjedhur e emailit është e llojit IMAP, nuk do të mund të përdorni kategoritë. Nëse nuk e shihni Kategorizo ​​në menunë e klikuar me të djathtën, kjo është arsyeja pse.

Nëse e keni përdorur këtë kategori më parë, keni mbaruar në këtë pikë. Ikona dhe sfondi i shënimit e kthejnë atë ngjyrë. Megjithatë, herën e parë që përdorni një ngjyrë të caktuar, hapet kutia e dialogut Riemërtoni kategorinë, kështu që mund të caktoni një emër. Outlook nuk i jep ndonjë kuptim të veçantë një ngjyre; ju e bëni atë vetë. Nëse kërkohet, ndryshoni emrin në kutinë Emri. Pastaj klikoni OK.

Nëse dëshironi të riemërtoni një kategori, mund ta bëni këtë duke ndjekur këto hapa:

Zgjidhni Faqja kryesore → Kategoritë → Të gjitha kategoritë.

Hapet kutia e dialogut Kategoritë e ngjyrave.

Klikoni kategorinë e dëshiruar dhe klikoni Riemërto.

Emri bëhet i modifikueshëm.

Shkruani emrin e ri dhe shtypni Enter.

Vini re në imazhin e mësipërm se gjithashtu mund të krijoni dhe fshini kategori dhe të ndryshoni ngjyrën e caktuar për një kategori. (Kjo mund të jetë e dobishme, për shembull, nëse dëshironi të ndryshoni ngjyrën e përdorur për të përfaqësuar një kategori të caktuar, por nuk dëshironi të humbisni informacionin e kategorisë të caktuar tashmë për shënimet ekzistuese.) Mund të keni deri në 25 kategori.

Një shënim mund të ketë disa kategori të caktuara për të. Çdo kategori është një çelës ndezës/fikës për çdo shënim. Ikona e një shënimi tregon vetëm ngjyrën për kategorinë që i është caktuar për herë të fundit, por ajo ruan ende kategorizimin tjetër. Për të hequr një kategori nga një shënim, zgjidhni shënimin, kliko Home → Kategorizo ​​dhe kliko kategorinë për ta çaktivizuar atë shënim.

Kategoritë ndahen gjithashtu nga veçoritë Calendar dhe Tasks në Outlook. Ndërsa krijoni kategori, mendoni se si mund të dëshironi të kategorizoni edhe takimet dhe ngjarjet.