Si të krijoni detyra dhe nëndetyra përmbledhëse në Projektin 2016

Kur shikoni një strukturë të ndarjes së punës së projektit në Project 2016, e njohur gjithashtu si WBS, ose një listë detyrash projekti, si ajo e paraqitur në figurën e mëposhtme, shihni se ajo organizon detyrat në nivele. Nivelet e sipërme janë nga WBS. Niveli më i ulët përbëhet nga detyra që janë zbërthyer nga WBS.

Një detyrë që ka detyra të tjera të shënuara më poshtë në këtë strukturë skicë është një detyrë përmbledhëse ose detyrë prind. Detyrat e shënuara poshtë detyrës përmbledhëse janë nëndetyrat ose detyrat e fëmijëve. Detyrat përmbledhëse tregohen me shkronja të zeza në skicën e projektit.

Mund të dalloni kur një detyrë përmbledhëse ka një familje nën-detyrash të ngjitura pas skajeve të saj: Kur një nëndetyrë është e fshehur, një trekëndësh pak i qartë shfaqet në të majtë të detyrës përmbledhëse. Kur klikoni trekëndëshin me majën e treguesit, detyra zgjerohet për të treguar të gjithë klanin e nën-detyrave dhe detyra përmbledhëse shton një trekëndësh të zi në të majtë.

Skica e projektit, duke treguar detyrat përmbledhëse dhe nën-detyrat.

Në figurë mund të shihni se detyrat përmbledhëse të bazës së të dhënave dhe ndërfaqes së përdoruesit kanë nëndetyra të fshehura. Detyrat përmbledhëse të pagesës dhe konfirmimit tregojnë të gjitha nëndetyrat e tyre.

Të gjitha informacionet për një familje detyrash grumbullohen në detyrën përmbledhëse të nivelit më të lartë. Prandaj, çdo detyrë me nën-detyra nuk ka informacion të vetin për kohën ose koston: Ajo mbledh kohëzgjatjen dhe koston e saj totale nga shuma e pjesëve të saj.

Ky funksion i përmbledhjes është kumulativ: Detyra e nivelit më të ulët grumbullohet te prindi i saj, e cila mund të bashkohet në një detyrë tjetër përmbledhëse, e cila grumbullohet (për shembull) në një detyrë përmbledhëse projekti. Çdo detyrë me detyra poshtë saj merr informacionin e kohëzgjatjes dhe kostos nga një përmbledhje e nëndetyrave të saj, pavarësisht se sa thellë mund të jetë e vendosur në hierarki.

Struktura e familjeve në një skicë është gjithashtu e dobishme kur ju duhet të riorganizoni një skicë: Kur zhvendosni një detyrë përmbledhëse, të gjitha nëndetyrat e saj vijnë menjëherë gjatë udhëtimit, pavarësisht nëse është zgjeruar!

Nëse një detyrë përmbledhëse është planifikuar manualisht, funksionaliteti i grumbullimit nuk funksionon dhe Projekti shfaq paralajmërime që ju tregojnë këtë. Shiriti Gantt për detyrën përmbledhëse ka një shirit paralajmërues të kuq që ju tregon kohëzgjatjen e llogaritur të nëndetyrave kur ato nuk përputhen me kohëzgjatjen e detyrës përmbledhëse. Fusha e fushës Finish e detyrës përmbledhëse ka gjithashtu një nënvizim të kuq, të mprehtë për të treguar një problem të mundshëm planifikimi.

Për t'u marrë me këtë situatë, mund ta ndryshoni detyrën përmbledhëse për të përdorur planifikimin automatik, në të cilin rast ajo llogarit saktë të dhënat e grumbullimit. Nëse dëshironi që detyra përmbledhëse të vazhdojë të planifikohet manualisht, mund të modifikoni datën e përfundimit të saj ose të përdorni Task Inspector për të rregulluar orarin e detyrave përmbledhëse.

Sa nivele mund të shkoni në WBS?

Nuk keni kufi praktik se sa nivele detyrash mund të krijoni në një skicë. Projekti ju mundëson të futeni në më shumë nivele detaje sesa do t'ju nevojiten për të gjitha, përveç orareve më komplekse.

Sidoqoftë, mbani mend: në një moment, ju duhet të merreni me caktimin e kohës dhe burimeve për secilën nga këto detyra dhe më pas të gjurmoni përparimin e tyre. Detajet e tepërta mund ta bëjnë planin tuaj të projektit të vështirë për t'u menaxhuar. Për shembull, nëse projekti juaj zgjat disa muaj, nuk dëshironi të gjurmoni në një nivel ku aktivitetet zgjasin vetëm disa orë. Praktikat më të mira sugjerojnë që gjithmonë të vendosni orarin tuaj në nivelin në të cilin dëshironi të menaxhoni ekipin tuaj - zakonisht, ditë ose javë pune (të punës).

Për projekte më të gjata, mund të planifikoni duke përdorur planifikimin e valëve rrotulluese, një metodë e përpunimit progresiv të sasisë së detajeve për punën afatshkurtër dhe për të mbajtur në një nivel më të lartë çdo punë që është më tej. Për shembull, nëse keni një projekt dyvjeçar, mund t'i keni tre muajt e parë të planifikuar në detaje, tre muajt e ardhshëm në një nivel më të lartë dhe pjesa e mbetur e orarit të projektit që tregon vetëm pikat kryesore dhe rezultatet kryesore. Ndërsa përparoni me projektin, filloni të shtoni më shumë detaje për gjashtë muaj e më tej. Një rregull i mirë praktik është që të mbani një sasi të mirë detajesh për 90 ditë.

Planifikimi i valëve rrotulluese nuk është një justifikim për të shtuar hapësirën; është vetëm përpunimi i fushës ekzistuese.

Detyra përmbledhëse e projektit

Ashtu si një anije ka vetëm një kapiten, vetëm një detyrë përmbledh të gjitha detyrat e tjera në një projekt. Shfaqni detyrën e përmbledhjes së projektit, e cila përfaqëson nivelin më të lartë (më pak të detajuar) të informacionit dhe shpesh është thjesht titulli i projektit, si p.sh. Paraqitja e produktit të ri. Kur i thoni Projektit të shfaqë detyrën përmbledhëse të projektit, çdo detyrë në projekt bie nën atë në skicë, siç tregohet këtu.

Detyra përmbledhëse e projektit.

Ndërsa ndërtoni projektin tuaj, mund të krijoni lehtësisht vetë një detyrë përmbledhëse të projektit (të futni detyra të tjera nën të) ose të përdorni një veçori të Projektit për të gjeneruar një të tillë automatikisht në çdo kohë — edhe pasi të keni ndërtuar të gjitha fazat e projektit tuaj. Për të shfaqur automatikisht një detyrë përmbledhëse të projektit, ndiqni këto hapa:

Në pamjen e Grafikut Gantt, zgjidhni skedën e kontekstit të Formatit të Mjeteve të Grafikut Gantt.

Në grupin Show/Hide, zgjidhni kutinë e kontrollit të Detyrës së Përmbledhjes së Projektit.

Siç mund ta shihni, Detyra 0, Qendra Rinore 10K Vrapim/Ecje, është detyra përmbledhëse e projektit. Vini re se shiriti për detyrën përmbledhëse të projektit në grafik është gri dhe se shiritat për detyrat e tjera përmbledhëse janë të zeza.

Kur mendoni për të, një titull i nivelit të lartë në një skicë është shuma e pjesëve të tij: Titulli pasqyron temën e përgjithshme për të gjithë artikujt poshtë tij. Detyra përmbledhëse e projektit e çon këtë koncept një hap më tej: Kjo detyrë mbledh të gjitha të dhënat aktuale nga detyrat e tjera në një artikull rresht. Kështu, kohëzgjatja e detyrës përmbledhëse të projektit pasqyron kohëzgjatjen e të gjithë projektit. Nga këndvështrimi monetar, kostoja totale e detyrës përmbledhëse të projektit pasqyron kostot totale për të gjithë projektin. Shifra të tilla mund të jenë të dobishme për t'i pasur në majë të gishtave - dhe kjo është një vlerë e një detyre përmbledhëse.

Nëse jeni të hutuar për kohëzgjatjen e detyrës suaj përmbledhëse, mbani mend se kohëzgjatja e detyrës përmbledhëse është diferenca midis datës më të hershme të fillimit të detyrës dhe datës së fundit të përfundimit të detyrës. Megjithatë, ditët jopune nuk llogariten në kohëzgjatjen e detyrës përmbledhëse. Prandaj, kohëzgjatja e detyrës përmbledhëse është e barabartë me numrin e ditëve të punës gjatë rrjedhës së nëndetyrave, jo me numrin e ditëve kalendarike midis fillimit të detyrës së parë dhe përfundimit të së fundit.

Jo të gjithë përdorin detyra përmbledhëse të projektit. Ju thjesht mund të krijoni, në nivelin më të lartë të skicës suaj, detyra që përfaqësojnë rezultatet ose fazat kryesore të projektit - me nënfaza dhe nëndetyra poshtë tyre - dhe të mos krijoni një detyrë që është më e lartë se të gjitha të tjerat. Sidoqoftë, të kesh një detyrë përmbledhëse të projektit ka disa përfitime:

• Mund t'i shikoni shpejt totalet për projektin me një shikim në kolonat e të dhënave në pamjen e Grafikut Gantt dhe pamje të tjera.
• Ju mund të vendosni një lidhje me detyrën tuaj përmbledhëse të projektit në një projekt tjetër në mënyrë që të gjitha të dhënat për një projekt të pasqyrohen në një tjetër. Për shembull, nëse krijoni pesë orare për prezantimet e produkteve të reja në kompaninë tuaj, mund të krijoni lehtësisht një plan master për të gjitha prezantimet e produkteve të kompanisë duke u lidhur me detyrat përmbledhëse të projektit në secilin prej projekteve.