Si të kërkoni një bazë të dhënash të jashtme në Excel

Excel ofron një metodë të fuqishme për marrjen e informacionit nga bazat e të dhënave të jashtme. Ju nuk jeni të kufizuar në marrjen e të gjithë informacionit nga një tabelë e specifikuar. Përndryshe, ju mund të kërkoni një bazë të dhënash.

Duke kërkuar një bazë të dhënash, ju merrni vetëm informacione nga një tabelë që përputhet me kriteret tuaja. Ju gjithashtu mund të përdorni një pyetje për të kombinuar informacionin nga dy ose më shumë tabela. Prandaj, përdorni një pyetje për të masazhuar dhe filtruar të dhënat përpara se ato të vendosen në librin tuaj të punës në Excel.

Pyetja është shpesh qasja më e mirë kur doni të kombinoni të dhënat përpara se t'i importoni dhe kur ju duhet të filtroni të dhënat përpara se t'i importoni.

Për të ekzekutuar një pyetje të bazës së të dhënave dhe për të importuar rezultatet e pyetjes, ndiqni këto hapa:

1Nga skeda Të dhënat, zgjidhni Nga burime të tjera → Nga Microsoft Query.

Excel shfaq kutinë e dialogut Zgjidhni burimin e të dhënave.

2 Duke përdorur skedën Bazat e të dhënave, identifikoni llojin e bazës së të dhënave që dëshironi të kërkoni.

Për shembull, për të kërkuar një bazë të dhënash të Microsoft Access, klikoni hyrjen e bazës së të dhënave MS Access dhe më pas OK.

Ju mund të kërkoni rezultatet e një pyetjeje duke klikuar skedën Pyetjet dhe më pas duke zgjedhur një nga artikujt e listuar atje.

Ju gjithashtu mund të kërkoni një kub OLAP dhe të merrni informacion nga ai. Nëse dëshironi të kërkoni një pyetje ose një kub OLAP, konsultohuni me administratorin e bazës së të dhënave. Administratori i bazës së të dhënave mund t'ju tregojë nga cili pyetje ose kub OLAP dëshironi të rrëmbeni të dhëna.

3 Zgjidhni bazën e të dhënave.

Excel shfaq kutinë e dialogut Zgjidh bazën e të dhënave. Përdorni këtë kuti dialogu për të identifikuar vendndodhjen dhe emrin e bazës së të dhënave që dëshironi të kërkoni.

4 Zgjidhni bazën e të dhënave që dëshironi të kërkoni nga lista e drejtorive dhe më pas klikoni OK.

Excel shfaq kutinë e dialogut "Zgjidhni kolonat".

Ju përdorni kutinë e dialogut Query Wizard – Choose Columns për të zgjedhur cilat tabela dhe cilat fusha tabelash dëshironi të shfaqen në rezultatet e pyetjes suaj. Në kutinë e tabelave dhe kolonave të disponueshme, Excel liston tabelat dhe fushat. Fillimisht, kjo listë tregon vetëm tabela, por ju mund të shihni fushat brenda një tabele duke klikuar simbolin + pranë tabelës.

5 Kur shihni një fushë që dëshironi si kolonë në listën tuaj të Excel-it, klikoni në fushën e saj dhe më pas klikoni butonin e shigjetës djathtas që tregon kutinë e listës Kolonat në listën tuaj të pyetjes.

Për të shtuar të gjitha fushat në një tabelë në listën tuaj, klikoni emrin e tabelës dhe më pas klikoni butonin e shigjetës djathtas që tregon kutinë e listës Kolonat në listën e pyetjes suaj.

Për të hequr një fushë, zgjidhni fushën në kutinë e listës "Columns in Your Query" dhe më pas kliko butonin e shigjetës majtas që tregon kutinë e listës së Tabelave dhe Kolonave të disponueshme.

E gjithë kjo tingëllon shumë e ndërlikuar, por në të vërtetë nuk është. Në thelb, gjithçka që bëni është të identifikoni kolonat e informacionit që dëshironi në listën tuaj Excel.

6Pasi të identifikoni se cilat kolona dëshironi në pyetjen tuaj, klikoni butonin Next për të filtruar të dhënat e pyetjes sipas nevojës.

Excel shfaq kutinë e dialogut Query Wizard – Filter Data.

Ju mund t'i filtroni të dhënat e kthyera si pjesë e pyetjes suaj duke përdorur kutitë e tekstit të përfshijë vetëm rreshtat ku. Për shembull, për të përfshirë vetëm rreshtat në të cilat fusha e shkurtimit të gjendjes tregon CA, klikoni në fushën state_abbrev në kutinë e listës Kolona për të filtruar. Pastaj zgjidhni operacionin e filtrimit Equals nga lista e parë rënëse dhe vendosni ose zgjidhni vlerën CA në listën e dytë rënëse.

Kutia e dialogut Query Wizard – Filter Data kryen të njëjtat lloje të filtrimit që mund të kryeni me komandën AutoFilter dhe komandën Filter i avancuar.

7Filtro të dhënat tuaja bazuar në filtra të shumtë duke zgjedhur butonat e radios Dhe ose Ose.

Dhe: Përdorimi i filtrave dhe do të thotë që që një rresht të përfshihet, ai duhet të plotësojë secilën nga kërkesat e filtrit.

Ose: Përdorimi i filtrave Ose do të thotë që nëse një rresht plotëson ndonjë kusht të filtruar, rreshti përfshihet.

8 Klikoni Next.

Excel shfaq kutinë e dialogut Query Wizard – Sort Order.

9Zgjidhni një renditje për të dhënat e rezultatit të pyetjes nga kutia e dialogut Query Wizard – Sort Order.

Zgjidhni fushën ose kolonën që dëshironi të përdorni për renditje nga lista rënëse Rendit sipas. Duke zgjedhur ose butonin e radios në ngjitje ose në zbritje, zgjidhni nëse fusha duhet të renditet në një rend rritës ose zbritës, përkatësisht.

Ju gjithashtu mund të përdorni çelësat shtesë të renditjes duke zgjedhur fushat në listën e parë dhe të dytë të listës rënëse Pastaj By.

Ju i renditni rezultatet e pyetjeve në të njëjtën mënyrë që renditni rreshtat në një tabelë Excel. Renditja funksionon njësoj nëse jeni duke folur për rezultatet e pyetjeve ose rreshtat në një listë.

10 Kliko Tjetër.

Excel shfaq kutinë e dialogut Query Wizard – Finish.

11 Në kutinë e dialogut Query Wizard – Finish, specifikoni se ku Excel duhet të vendosë rezultatet e pyetjes.

Kjo kuti dialogu ofron butona radio, nga të cilët ju zgjidhni se ku dëshironi të vendosni të dhënat e rezultatit të pyetjes: në Excel, në një dritare të Microsoft Query që mund ta rishikoni më pas, ose në një kub OLAP. Në mënyrë tipike, thjesht dëshironi t'i ktheni të dhënat në Microsoft Excel dhe t'i vendosni të dhënat në një libër pune. Për të bërë këtë zgjedhje, zgjidhni butonin e radios Kthimi i të dhënave në Microsoft Office Excel.

12 Klikoni butonin Finish.

Pasi të klikoni butonin Finish për të përfunduar Pyetësin Wizard, Excel shfaq kutinë e dialogut Import Data.

13 Në kutinë e dialogut "Importoni të dhënat", zgjidhni vendndodhjen e fletës së punës për të dhënat e rezultatit të pyetjes.

Përdorni këtë kuti dialogu për të specifikuar se ku duhet të vendosen të dhënat e rezultatit të pyetjes.

Për të vendosur të dhënat e rezultatit të pyetjes në një fletë pune ekzistuese, zgjidhni butonin radio Existing Worksheet. Më pas identifikoni qelizën në këndin e sipërm majtas të gamës së fletës së punës dhe futeni këtë në kutinë e tekstit të fletës së punës ekzistuese.

Përndryshe, për të vendosur të dhënat në një fletë të re pune, zgjidhni butonin e radios New Worksheet.

14 Klikoni OK.

Excel vendos të dhënat në vendndodhjen që keni zgjedhur.