Kur përdorni një program bazë të dhënash si Access 2010, nuk mund të filloni thjesht të futni të dhëna. Në vend të kësaj, ju duhet të krijoni një dizajn relacional të bazës së të dhënave, duke e ndarë informacionin tuaj në një ose më shumë tabela, secila e përbërë nga fusha (të cilat janë si kolonat në një spreadsheet). Tabelat lidhen duke përdorur lidhje relacionale, ku një fushë në një tabelë përputhet (lidhet me) me një fushë në një tjetër. Këtu është ideja e përgjithshme.
Identifikoni të dhënat tuaja .
Bëni një listë të fushave të mundshme (pjesë informacioni), duke përfshirë tekstin, numrat, datën, e vërtetë/false dhe lloje të tjera të dhënash.
Eliminoni fushat e tepërta.
Mos ruani të njëjtin informacion në më shumë se një vend. Nëse mund të llogarisni një fushë nga një tjetër, ruani vetëm një. (Për shembull, ruajeni datën e lindjes ose moshën, por jo të dyja.)
Organizoni fushat në tabela.
Gruponi fushat tuaja sipas asaj që përshkruajnë, kështu që secili grup të bëhet një tabelë. Për shembull, një bazë të dhënash për regjistrimin e porosive për një dyqan mund të ketë një tabelë për klientët, një për produktet dhe një për porositë.
Shtoni tabela për kodet dhe shkurtesat.
Planifikoni të përfshini një tabelë me emrat e shteteve dhe kodet me dy shkronja dhe një tabelë çdo kod ose shkurtim tjetër që planifikoni të përdorni në bazën e të dhënave. Ju do t'i përdorni këto tabela për të krijuar lista zbritëse të vlerave nga të cilat mund të zgjidhni kur futni regjistrime.
Zgjidhni një çelës kryesor për secilën tabelë.
Çelësi kryesor është fusha që identifikon në mënyrë unike çdo rekord në tabelë. Mund t'i thoni Access-it të caktojë një numër unik ID për çdo regjistrim duke përdorur një fushë AutoNumber.
Lidhni tabelat.
Shihni cilat tabela përmbajnë fusha që përputhen me fushat në tabela të tjera. Në një bazë të dhënash të hyrjes së porosive, tabela e porosive duhet të përmbajë një fushë për të identifikuar klientin që ka bërë porosinë - një fushë që përputhet me fushën e çelësit kryesor në tabelën e klientëve. Shumica e marrëdhënieve janë një me shumë, ku një rekord në një tabelë mund të përputhet me më shumë se një (ose asnjë) regjistrim në një tabelë tjetër.