Si të gjeni të dhëna në Access 2016

Kur doni të gjurmoni një rekord të veçantë tani, krijimi i një pyetjeje për punën është e tepërt. Për fat të mirë, Access 2016 ka një mënyrë shumë të thjeshtë për të gjetur një pjesë specifike të të dhënave në tabelat dhe format e projektit tuaj: komandën Find.

Gjetja është gjetur — surprizë e madhe këtu — në seksionin Gjej të skedës Home, shoqëruar nga një ikonë dylbi. Ju gjithashtu mund të shkoni te Gjeni duke shtypur Ctrl+F për të hapur kutinë e dialogut Find.

Megjithëse komanda Find është mjaft e lehtë për t'u përdorur, njohja e disa trukeve e bën atë edhe më të fuqishme, dhe nëse jeni përdorues i Word ose Excel, truket do t'i gjeni të dobishme edhe në ato aplikacione - sepse komanda Find është një Veçori në të gjithë zyrën.

Gjetja e ndonjë gjëje shpejt

Përdorimi i komandës Find është një detyrë shumë e drejtpërdrejtë. Ja se si funksionon:

Hapni tabelën ose formularin që dëshironi të kërkoni.

Vini re se komanda Find funksionon në pamjen e të dhënave dhe me formularët Access dhe bëhet e disponueshme sapo të hapet një tabelë ose formular.

Klikoni në fushën që dëshironi të kërkoni.

Komanda Find kërkon fushën aktuale në të gjitha të dhënat e tabelës, prandaj sigurohuni që të klikoni në fushën e duhur përpara se të filloni procesin e Find. Accessit nuk i intereson se cilin regjistrim klikoni; Për sa kohë që jeni në një rekord në fushën e duhur, Access e di saktësisht se në cilën fushë dëshironi të gjeni.

Filloni komandën Find.

Mund të klikoni ose butonin Gjeni në seksionin Gjeni të skedës Home ose të shtypni Ctrl+F.

Hapet kutia e dialogut Find and Replace, gati për t'ju shërbyer.

Shkruani tekstin që po kërkoni në kutinë Gjeni çfarë.

Merrni një moment për të kontrolluar drejtshkrimin tuaj përpara se të filloni kërkimin. Qasja është mjaft e zgjuar, por nuk është aq e ndritshme për të kuptuar se në të vërtetë keni menduar hidraulik kur keni shkruar plumer.

Kutia e dialogut Gjeni dhe Zëvendësoni.

Kliko Find Next për të ekzekutuar kërkimin tuaj.

• Nëse të dhënat që kërkoni janë në fushën aktive, komanda Find gjurmon menjëherë regjistrimin që dëshironi.

  Qeliza që përmban të dhënat që kërkoni është e theksuar.

  Po nëse rekordi i parë që gjen Access nuk është ai që po kërkoni? Supozoni se dëshironi të dytin, të tretën ose të katërmbëdhjetën John Smith në tabelë? Nuk ka problem; kjo është arsyeja pse kutia e dialogut Gjeni dhe Zëvendësoni ka një buton Gjeni Tjetrin. Vazhdoni të klikoni Find Next derisa Access ose të zbresë në regjistrimin që dëshironi ose t'ju thotë se po heq dorë nga kërkimi.

• Nëse Find nuk gjen asgjë, ai ankohet për dështimin e tij në një kuti të vogël dialogu, shoqëruar me këtë deklaratë të trishtuar:

  Microsoft Access përfundoi kërkimin e të dhënave. Artikulli i kërkimit nuk u gjet.

Nëse Find nuk e gjeti atë që po kërkoni, ju keni disa opsione:

• Mund të hiqni dorë duke klikuar OK në kutinë e vogël të dialogut për ta larguar atë.

• Mund të kontrolloni kërkimin dhe të provoni përsëri (do të duhet të klikoni OK për të hequr qafe kutinë e dialogut të shpejtë). Këtu janë gjërat për të kontrolluar pasi të ktheheni në kutinë e dialogut Gjeni dhe Zëvendësoni:

  • Sigurohuni që të keni klikuar në fushën e duhur dhe të keni shkruar saktë gjithçka në kutinë Gjeni çfarë.

    Ju gjithashtu mund të kontrolloni opsionet speciale "Gjeni" për të parë nëse njëri prej tyre po ngatërron kërkimin tuaj.

  • Nëse përfunduat duke ndryshuar drejtshkrimin ose opsionet, klikoni përsëri Gjeni Tjetrin.

Ndërrimi Gjeni në marshin e lartë

Ndonjëherë thjesht shtypja e të dhënave që ju nevojiten në kutinë Gjeni çfarë nuk prodhon rezultatet që ju nevojiten:

• Ju gjeni shumë regjistrime (dhe përfundoni duke klikuar butonin Gjeni Tjetrin pafundësisht për të arritur tek rekordi që dëshironi).

• Regjistrimet që përputhen nuk janë ato që dëshironi.

Mënyra më e mirë për të reduktuar numrin e ndeshjeve të gabuara është të shtoni më shumë detaje në kërkimin tuaj, gjë që do të zvogëlojë numrin e ndeshjeve dhe ndoshta do t'ju japë vetëm atë rekord që duhet të gjeni.

Access ofron disa mjete për rregullimin e saktë të një Find. Për t'i përdorur ato, hapni kutinë e dialogut "Gjeni dhe zëvendësoni".

• Duke klikuar butonin Gjeni në skedën Home

  ose

• Duke shtypur Ctrl+F

Nëse komanda juaj Find nuk po funksionon ashtu siç mendoni ju, kontrolloni opsionet e mëposhtme. Gjasat janë që të paktën një nga këto opsione të jetë vendosur për të përjashtuar atë që po kërkoni.

Shiko brenda

Si parazgjedhje, Access kërkon përputhje vetëm në fushën aktuale - cilado fushë që keni klikuar përpara se të filloni komandën Find. Për t'i thënë Accessit të kërkojë të gjithë tabelën në vend të kësaj, zgjidhni Dokumentin aktual nga lista rënëse Shiko në.

Për të kërkuar të gjithë tabelën, ndryshoni Look In.

Ndeshje

Opsionet tuaja janë si më poshtë:

• Çdo pjesë e fushës: Lejon një ndeshje kudo në një fushë (gjetja e Richard, Ulrich dhe Lifestyles of the Rich and Famous ). Ky është standardi.

• Fusha e plotë: Kjo kërkon që termat e kërkimit (ajo që shkruani në kutinë Find What) të jenë tërësia e vlerës së fushës. Pra Rich nuk do të gjejë Ulrich , Richlieu , Richard , apo Richmond . Ajo gjen vetëm të pasur.

• Fillimi i fushës: Njeh vetëm ato ndeshje që fillojnë nga fillimi i fushës. Pra Rich gjen Richmond, por jo Ulrich.

  Ky opsion ju lejon të vendosni vetëm një pjesë të emrit, veçanërisht nëse dini vetëm fillimin e një emri ose fillimin e një adrese.

Për të ndryshuar cilësimin e Përputhjes, klikoni shigjetën poshtë pranë fushës "Përputhje" dhe më pas bëni zgjedhjen tuaj nga menyja rënëse që shfaqet.

Duke përdorur opsionin Match.

Kërko

Nëse po gjeni shumë përputhje, provoni ta kufizoni kërkimin tuaj në një pjesë të veçantë të tabelës me ndihmën e opsionit "Kërko". Kërkimi i thotë komandës Find që të shikojë ose

• Në të gjitha të dhënat në tabelë (cilësimi i paracaktuar)

  ose

• Lart ose poshtë nga rekordi aktual

Klikimi i një regjistrimi në gjysmë të tabelës dhe më pas i thuash Access-it të kërkojë nga poshtë, e kufizon kërkimin tuaj në pjesën e poshtme të tabelës.

Rregulloni cilësimet tuaja të Kërkimit duke klikuar shigjetën poshtë pranë kutisë së Kërkimit dhe duke zgjedhur ofertën e duhur nga menyja rënëse.

Rasti i ndeshjes

Zgjedhja e kutisë së kontrollit "Match Case" siguron që termi që kërkoni është saktësisht i njëjtë me vlerën e ruajtur në bazën e të dhënave, duke përfshirë të njëjtat shkronja të mëdha dhe të vogla.

Kjo funksionon shumë mirë nëse po kërkoni për një emër, në vend të një fjale, kështu që sipërfaqja e pasur me krem nuk gjendet kur kërkoni për (kapitale R ) Rich në të gjithë tabelën.

Fushat e kërkimit si të formatuara

Ky opsion udhëzon Accessin të shikojë versionin e formatuar të fushës dhe jo të dhënat aktuale që keni shkruar. Me "formatuar" kjo do të thotë me formatimin e aplikuar në përmbajtje - numrat e formatuar si përqindje, datat e përcaktuara si data të shkurtra kundrejt datave mesatare, etj.

Kufizimi i kërkimit në këtë mënyrë është i dobishëm kur jeni duke kërkuar për data, ID të njësive të ruajtjes së aksioneve ose ndonjë fushë tjetër me formatim mjaft të specializuar.

Aktivizo fushat e kërkimit si të formatuara duke klikuar kutinë e kontrollit pranë saj.

Ky cilësim nuk funksionon me Match Case, kështu që nëse zgjidhet Match Case, "Fushat e kërkimit si të formatuara" shfaqen të zbehta. Në atë rast, zgjidhni "Përputhja e rastit" për të rikthyer kutinë e kontrollit "Fushat e kërkimit si të formatuara".

Në shumicën e rasteve, ky opsion nuk bën shumë ndryshim. Në fakt, e vetmja herë që ndoshta ju intereson ky opsion i veçantë Find është kur (ose nëse) kërkoni shumë fusha shumë të formatuara.