Si të futni informacionin e projektit në Microsoft Project 2019

Pasi të hapni një projekt bosh në Microsoft Project 2019, mund të filloni të futni informacionin bazë të projektit, siç është data e fillimit ose e përfundimit. Shikoni fletën e mashtrimit të Projektit 2019 For LuckyTemplates . Ju mund të futni informacionin e planifikimit të Microsoft Project në Project në dy mënyra:

• Zgjidhni Skedar → Informacion. Në seksionin Informacioni i Projektit në anën e djathtë të ekranit, siç tregohet në figurën e mëposhtme, mund të futni datat e fillimit, mbarimit, aktuale dhe statusit për projektin. Gjithçka që duhet të bëni për të bërë një hyrje ose për të ndryshuar një hyrje është të klikoni mbi të për të shfaqur kontrollet - për shembull, për të ndryshuar datën, thjesht klikoni në zgjedhësin e datës.

Rezultati i zgjedhjes së komandës File→ Info.

Pasi të zgjidhni Skedar → Informacion, mund të klikoni shigjetën poshtë Informacioni i Projektit dhe më pas klikoni Vetitë e Avancuara. Hapet kutia e dialogut Properties. Futni emrin e projektit ku thotë "Titulli" dhe shkruani emrin tuaj ku shkruan "Autor". Mund të futni gjithashtu emrin e kompanisë, fjalë kyçe dhe informacione të tjera. Ky informacion përdoret në shumë prej raporteve të automatizuara që krijon Projekti.

• Në Shirit, shkoni te skeda Projekti dhe klikoni ikonën Informacioni i Projektit. Ju shihni kutinë e dialogut të Informacionit të Projektit, e paraqitur këtu. Mban të njëjtin informacion si seksioni "Informacionet e projektit" në ekranin "Info" në pamjen e Backstage.

Kutia e dialogut Informacioni i Projektit.

Kjo listë përshkruan cilësimet brenda kutisë së dialogut të Informacionit të Projektit:

• Data e fillimit dhe data e përfundimit: Për një projekt të planifikuar përpara nga data e fillimit (shih pikën tjetër), vendosni vetëm datën e fillimit. Ose nëse planifikoni prapa nga data e përfundimit, vendosni një datë përfundimi.
• Programi nga: Mund të zgjidhni që detyrat të planifikohen prapa nga data e përfundimit ose përpara nga data e fillimit. Shumica e njerëzve ecin përpara nga data e fillimit.

Edhe pse mund të planifikoni mbrapsht, përdorni këtë veçori vetëm për të planifikuar fillimisht punën prapa, duke zgjedhur datën e përfundimit dhe duke klikuar butonin OK. Menjëherë pasi ta bëni këtë, kthehuni në këtë kuti dialogu dhe kthehuni në datën e fillimit (të sapollogaritur). Nëse nuk e bëni këtë, mund të hasni probleme gjatë rrugës nëse përfundimisht regjistroni përparim. Në atë moment, data e përfundimit do të fiksohet sepse keni planifikuar prapa dhe data e fillimit do të fiksohet sepse keni regjistruar fakte, kështu që orari nuk do të jetë më dinamik dhe nuk do të zgjerohet apo tkurret.

• Data aktuale: Si parazgjedhje, ky cilësim përputhet me cilësimin e orës së kompjuterit. Megjithatë, mund ta ndryshoni në mënyrë që të mos përputhet me cilësimin e orës së kompjuterit. Ndryshimi i kësaj date është i dobishëm për të parë skenarët "çka-nëse" ose për të gjurmuar përparimin në një datë të caktuar në të kaluarën ose çdo datë që ju zgjidhni.
• Data e statusit: Zakonisht vendosni datën aktuale për të ndjekur progresin në projekt. Kur gjurmoni, zakonisht dëshironi të shihni statusin e projektit në momentin aktual, kështu që mund ta shpërfillni këtë cilësim. Megjithatë, nëse doni të gjurmoni në fund të një periudhe fiskale ose një kornizë tjetër kohore, ndryshojeni atë për të gjurmuar statusin e detyrave në çdo datë tjetër.
• Kalendari: Zgjidhni nga kjo listë rënëse shabllonin e kalendarit bazë për ta përdorur për kalendarin e projektit. Unë e rendis këtë cilësim së pari sepse është i vetmi me të cilin duhet të përballeni kur filloni një projekt të ri. Tani për tani, supozoni se do të përdorni kalendarin standard.
• Prioriteti: Kjo fushë është e dobishme nëse organizata juaj ka shumë projekte dhe ju krijoni lidhje mes tyre. Nëse përdorni një mjet të tillë si nivelimi i burimeve për të zgjidhur konfliktet, ai mund të marrë në konsideratë këtë cilësim të prioritetit të projektit kur llogarit se çfarë të shtyhet dhe çfarë të mbahet në rrugën e duhur.

Opsionet e planifikimit të Microsoft Project

Një nga aspektet më të vlefshme të ofruara nga Projekti ka qenë tradicionalisht aftësia e tij për të rillogaritur oraret e detyrave, të tilla si kur ndryshoni datën e fillimit të projektit ose kur ka një ndryshim në orarin e një detyre që ndikon në një ose më shumë detyra të varura (të lidhura) . Kjo sjellje e fuqishme e kursen menaxherin e projektit - ju - nga nevoja për të rimenduar dhe rifutur data për detyrat e riplanifikuara gjatë gjithë projektit.

Por anët e kundërta të përfitimeve të automatizimit ekzistojnë gjithmonë, dhe në rastin e planifikimit të projektit, planifikimi automatik mund të çojë në ndryshime të padëshiruara të orarit bazuar në sjelljen e softuerit dhe jo në ekspertizën njerëzore.

Për të ruajtur aspektet e dobishme të automatizimit që e bëjnë planifikimin më pak kohë, ndërkohë që u lejon menaxherëve të projektit të mbajnë kontrollin e orarit kur është e nevojshme, Projekti 2019 lejon planifikimin e kontrolluar nga përdoruesi.

Në planifikimin e kontrolluar nga përdoruesi, mund të zgjidhni një nga këto mënyra planifikimi për secilën detyrë:

• Programi automatik: Projekti llogarit oraret e detyrave për ju bazuar në datën e fillimit dhe datës së përfundimit të projektit, varësitë e detyrave, zgjedhjet e kalendarit dhe planifikimin e burimeve.
• Manualisht: Projekti ju mundëson të kapërceni futjen e kohëzgjatjes dhe datave dhe t'i specifikoni më vonë. Kur futni kohëzgjatjen dhe datat, Projekti rregullon orarin për detyrën dhe nuk e zhvendos atë nëse nuk e bëni këtë me dorë. Detyrat e planifikuara manualisht lëvizin nëse riplanifikoni të gjithë projektin, në shumicën e rasteve. Shiritat Gantt për detyrat e planifikuara manualisht ndryshojnë gjithashtu në pamje nga ato për detyrat e planifikuara automatikisht.

Treguesi për detyrat e planifikuara automatikisht dhe të planifikuara manualisht është në fund të dritares së Projektit. Kjo figurë tregon se detyrat e bazës së të dhënave janë planifikuar automatikisht, siç tregohet nga shiriti i kohës dhe shigjeta në kolonën "Modaliteti i detyrës". Detyrat e Ndërfaqes së Përdoruesit planifikohen manualisht, siç tregohet nga shtylla shtytëse në kolonën "Modaliteti i detyrës". Në shkallën kohore, detyrat e planifikuara automatikisht shfaqen si shirita blu në ekranin tuaj dhe detyrat e planifikuara manualisht shfaqen si shirita aqua me vija vertikale në çdo skaj.

Detyrat e planifikuara manualisht dhe automatikisht.

Detyra përmbledhëse (detyra me detyra të tjera të vendosura poshtë saj) duhet të planifikohet automatikisht. Kjo është për shkak se datat e fillimit dhe mbarimit të detyrave nën të tregojnë se kur mund të fillojë dhe të përfundojë detyra përmbledhëse.

Skedari i projektit mund të ketë të gjitha detyrat e planifikuara manualisht ose të gjitha detyrat e planifikuara automatikisht - ose ndonjë përzierje të të dyjave. Si parazgjedhje, të gjitha detyrat që krijoni përdorin modalitetin e planifikuar manualisht.

Ju mund të ndryshoni modalitetin e detyrës për projektin e përgjithshëm në dy mënyra:

• Për të ndryshuar modalitetin për të gjitha detyrat e reja, zgjidhni skedën Task, klikoni ikonën "Modaliteti i planifikimit" në grupin "Detyrat" (butoni me kalendarin dhe një pikëpyetje) dhe më pas zgjidhni Planifikimin automatik ose Planifikimin manual nga menyja, siç tregohet këtu. .
• Një mënyrë tjetër për të ndryshuar modalitetin për të gjitha detyrat e reja është të klikoni lidhjen Detyrat e reja në skajin e majtë të shiritit të statusit në fund të projektit, më pas zgjidhni modalitetin që dëshironi.

Ndryshimi i modalitetit të detyrës nga Shiriti.

Ju mund të ndryshoni modalitetin e detyrës për detyra individuale në tre mënyra:

• Zgjidhni detyrën, klikoni në skedën Task në Shirit dhe më pas kliko ose Planifiko Manualisht ose Planifikimin Automatik në grupin Orari.
• Zgjidhni detyrën, klikoni në qelizën "Modaliteti i detyrës" për detyrën, klikoni shigjetën me rënie që shfaqet dhe klikoni "Planifikuar manualisht" ose "Planifikuar automatikisht" në listën rënëse.
• Zgjidhni detyrën, klikoni në skedën Task në Shirit dhe klikoni butonin Informacion në grupin Properties. Në skedën e Përgjithshme të kutisë së dialogut "Informacioni i detyrës", shkoni te zona "Modaliteti i orarit" dhe klikoni butonin e radios "Planifikuar manualisht" ose butonin e opsionit "Planifikimi automatik".

Ju duhet të balanconi dëshirat e frekuentit tuaj të kontrollit të brendshëm kundrejt nevojës për të qenë një menaxher efikas i projektit në përcaktimin se sa shpesh duhet të përdorni planifikimin manual. Megjithëse planifikimi manual e pengon Projektin të zhvendosë detyrat që dëshironi të mbeten të vendosura në orar, mund t'ju duhet të modifikoni oraret për dhjetëra detyra të varura në një projekt të gjatë ose të ndërlikuar. Bilanci më i mirë - veçanërisht për menaxherët fillestarë të projektit - mund të jetë përdorimi me masë i planifikimit manual.

Si të futeni në strukturën e ndarjes së punës (WBS)

Orari duhet të vendoset në të njëjtën mënyrë si Struktura e ndarjes së punës (WBS). Nëse dëshironi të vazhdoni skemën e numërimit të përvijimit nga WBS, Projekti shtrin automatikisht në detyrat e programit numërimin e përvijimit të përdorur për WBS. Ju mund ta bëni këtë në dy mënyra:

Zgjidhni skedën Format.

Në grupin Columns, klikoni Fut kolonën.

Zgjidhni opsionin Numri i përvijimit.

Ju gjithashtu mund të futni numrin e skicës direkt në qelizën e detyrave duke ndjekur këto hapa:

Klikoni për të hapur skedën Format.

Në grupin Shfaq/Fshihe, zgjidhni kutinë e kontrollit të Numrit të përvijimit.

Informacioni i parë për të hyrë në projektin e ri është WBS. Ndiqni këto hapa të thjeshtë për të hyrë në WBS në pamjen Gantt Chart:

Në kolonën Emri i detyrës, klikoni një qelizë bosh.

Shkruani emrin e elementit WBS.
Duke përdorur shembullin e Qendrës Rinore 10K Vrapim/Ecje, elementi i parë është Regjistrimi.

Shtypni Enter për të kaluar në qelizën tjetër në kolonë dhe më pas shkruani emrin e elementit WBS.

Përsëriteni hapin 3 derisa të futni të gjithë emrat WBS.
Mund të modifikoni tekstin që shkruani duke shtypur butonin Delete ose Backspace për të pastruar karakteret.

Pasi të keni hyrë në WBS, mund të përdorni veçorinë Indent për të krijuar formatin e skicës. Për të futur në dhëmbëz, zgjidhni skedën Task dhe klikoni në ikonën Indent të grupit Planifiko.

Kjo figurë tregon një pjesë të ekranit pasi të keni futur skicën e WBS. Ky version tregon numërimin e konturit si një kolonë të veçantë. Vini re se pasi të keni futur një detyrë, detyra e saj prind kalon nga e planifikuar manualisht në e planifikuar automatikisht, sepse kohëzgjatja dhe varësitë e detyrave të fëmijës përcaktojnë se kur mund të fillojë dhe të përfundojë detyra prind. Prandaj, ju nuk plotësoni kohëzgjatjen ose datat e fillimit dhe mbarimit për elementët WBS - ky informacion do të plotësohet automatikisht kur të futni detyra nën elementët WBS.

WBS për një vrapim 10K.

Si të futni detyra në Microsoft Project 2019

Pasi të futet informacioni WBS, mund të filloni të futni detyra. Ju mund të krijoni detyra në disa mënyra të ndryshme:

• Shkruani informacionin në zonën e fletës së grafikut Gantt.
• Futni informacionin në kutinë e dialogut Informacioni i detyrës.
• Importoni detyra nga Outlook.
• Importoni detyra nga Excel.

Mund të plotësoni detajet e kohëzgjatjes së detyrës dhe datës së fillimit kur të futni detyrën ose më vonë.

Futja e detyrave në pamjen e grafikut Gantt

Shumë njerëz që punojnë në projekte të gjata zbulojnë se futja e të gjithë emrave të detyrave në panelin e fletës së pamjes së Grafikut Gantt është metoda më e shpejtë dhe më e lehtë. Kjo metodë është e njëjta që kam përdorur për të futur informacionin WBS. Ju thjesht mund të futni një emër detyre në kolonën Emri i detyrës, shtypni butonin Enter ose shigjetën poshtë në tastierë për të kaluar në rreshtin tjetër të zbrazët, për të futur një detyrë tjetër, etj.

Përdorni kolonën "Modaliteti i detyrës" për të ndryshuar modalitetin e planifikimit të detyrave nga Planifikimi manual në Planifikimin automatik për çdo detyrë që nuk përdor metodën e paracaktuar.

Futja e detyrave përmes kutisë së dialogut të Informacionit të Detyrës

Nëse kutitë e dialogut ofrojnë llojin e formës së informacionit të centralizuar që i përshtatet mënyrës që ju pëlqen të punoni, merrni parasysh përdorimin e kutisë së dialogut Informacioni i detyrës për të futur, mirë, informacionin e detyrës. Seria e skedave në këtë kuti dialogu përmban të gjithë informacionin për një detyrë.

Ndiqni këto hapa për të krijuar një detyrë përmes kutisë së dialogut të Informacionit të Detyrës:

Në kolonën Emri i detyrës, klikoni dy herë në një qelizë bosh.
Shfaqet kutia e dialogut të Informacionit të Detyrës, siç tregohet.

Në fushën Emri, shkruani një emër detyre.
Ju mund të futni çdo informacion tjetër që dëshironi gjatë kohës që jeni atje.

Klikoni butonin OK për të ruajtur detyrën e re.
Emri i detyrës shfaqet në pamjen e Grafikut Gantt në qelizën që keni klikuar në Hapin 1.

Shtypni tastin e shigjetës poshtë për të kaluar në qelizën tjetër.

Përsëritni hapat 1–4 për të shtuar sa më shumë detyra që dëshironi.

Kutia e dialogut të Informacionit të Detyrës.

Ndërsa emërtoni detyrat, bëni emrat e detyrave në projekt si përshkrues ashtu edhe unikë. Megjithatë, nëse nuk mund t'i bëni të gjithë emrat unikë (për shembull, keni tre detyra të quajtura Stafi i punësimit), mund të përdorni numrin e detyrës të caktuar automatikisht ose numrin skicë për të identifikuar detyrat; këta numra janë gjithmonë unikë për çdo detyrë.

Emërtimi i detyrave është një shkëmbim ndërmjet dhënies së një përshkrimi të plotë (i cili është shumë i gjatë për një fushë Emri i detyrës) dhe të qenit shumë i shkurtër (që mund të çojë në keqkuptime dhe pasiguri). Kur keni dyshime, jini të shkurtër në Emrin e Detyrës dhe përpunoni me një Shënim Detyre.

Për të futur një detyrë kudo brenda listës së detyrave në Projekt, nga skeda Detyra, Fut grupin, klikoni një qelizë me emrin e detyrës ku dëshironi të shfaqet detyra e re dhe klikoni ikonën Fut detyrën. Detyra e re futet në rreshtin e mësipërm. Mund të shtypni gjithashtu tastin Insert në tastierë ose të klikoni me të djathtën dhe të zgjidhni Fut detyrën nga menyja që shfaqet.