Si të futni fushat e bashkimit të postës në Office 2016

Nëse po bashkoni listat e postës në Microsoft Office 2016, do t'ju duhet të futni fushat ku dëshironi të jetë personalizimi. Së pari, poziciononi pikën e futjes në mënyrë të përshtatshme:

• Për shkronjat, klikoni aty ku dëshironi të shfaqet kodi i bashkimit. Ju do të dëshironi që emri dhe adresa e marrësit të jenë në krye të dokumentit, pak më poshtë datës. Ju gjithashtu mund të dëshironi një përshëndetje si ( Emri i dashur ). Ju mund të dëshironi edhe personalizim tjetër, si p.sh. një përmendje e qytetit ose shtetit të personit në një paragraf të trupit.

• Për mesazhet me email, klikoni aty ku dëshironi të shfaqet pjesa e parë e personalizimit. Nuk ka një vendosje të zakonshme për të dhënat e personalizuara në mesazhet e emailit, siç është për një letër biznesi.

• Për zarfet, vendosni pikën e futjes në kutinë e tekstit bosh në qendër të etiketës.

• Për etiketat, vendosni pikën e futjes në qelizën e sipërme djathtas të tabelës. Nëse nuk shihni një tabelë, zgjidhni Paraqitja e mjeteve të tabelës → Shikoni linjat e rrjetit.

• Për një direktori, klikoni ku dëshironi të shfaqet kodi i bashkimit. Nëse dëshironi që një ndarës të shfaqet midis regjistrimeve, krijoni atë (si një vijë horizontale ose një vijë bosh) dhe më pas zhvendoseni pikën e futjes mbi atë ndarës.

Pas pozicionimit të pikës së futjes, jeni gati për të futur kodin e bashkimit. Për të thjeshtuar procesin e futjes së fushave, Word ofron dy kode të veçanta bashkimi që mund të përdorni:

• Blloku i adresave fut të gjitha fushat e nevojshme për të krijuar një bllok adresash të formatuar siç duhet, duke përfshirë hapësirat dhe ndarjet e paragrafëve ndërmjet tyre, diçka si kjo:

  Amy Jones
  3855 W. Main St.
  Arcadia, IN 46958

• Linja e Përshëndetjes fut një përshëndetje të tillë si E dashur e ndjekur nga emri i marrësit. Kur futni vijën e përshëndetjes, mund të zgjidhni nëse do të përdorni emrin, mbiemrin ose të dyja. Mund të duket diçka si kjo:

  E nderuara zonja Jones:

  Ju gjithashtu mund të futni fusha individuale të bashkimit. Për shembull, mund të përmendni qytetin e personit në një paragraf si ky:

  Deri më 30 qershor, dyqani ynë në Indianapolis ofron 20% ulje të gjithë artikujve të zhdoganimit.

Fut një bllok adresash

Për të futur një bllok adresash (për shembull, në një zarf ose etiketë, ose në krye të një letre), ndiqni këto hapa:

Në skedën Mailings, klikoni Blloku i Adresave.

Zgjidhni formatin në të cilin duhet të shfaqet emri i personit.

Nëse nuk dëshironi që të shfaqet emri i kompanisë (nëse ka), klikoni kutinë e kontrollit Fut emrin e kompanisë.

Specifikoni se si duhet të shfaqen adresat jashtë vendit të paracaktuar.

Kontrolloni pamjen paraprake për t'u siguruar që blloku i adresave të shfaqet siç pritej.

Nëse pamja paraprake e adresës nuk duket e drejtë, kliko "Përputhja e fushave" dhe përdor kutinë e dialogut që shfaqet për të përputhur fushat nga skedari i të dhënave të bashkimit me fushat e përdorura për bllokun e adresave.

Kliko OK për të futur kodin.

Specifikoni opsionet për bllokun e adresave.

Kodi i bllokut të adresave shfaqet në dokument me kllapa të dyfishta këndore rreth tij, si kjo: >.

Korrigjoni problemin e ndarjes në blloqet e adresave

Një problem me bllokun e adresave të paracaktuar është se ai lë shumë hapësirë ​​vertikale midis rreshtave, për shkak të ndarjes së paracaktuar të paragrafëve. (Çdo rresht i bllokut të adresave është një paragraf i veçantë.) Për ta parë këtë vetë, zgjidhni Postimet → Parashikoni Rezultatet. Përsëriteni atë komandë për të çaktivizuar pamjen paraprake.

Për të korrigjuar problemin, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni kodin >.

Në skedën Home, klikoni butonin Line and Paragraph Spacing për të hapur menunë e saj.

Klikoni Hiq hapësirën pas paragrafit.

Hiqni hapësirën shtesë pas paragrafëve brenda bllokut të adresave.

Fut një rresht përshëndetjeje

Për të futur një rresht përshëndetjeje, ndiqni këto hapa:

Në skedën Mailings, klikoni Linja e Përshëndetjes.

Përdorni listat rënëse në seksionin Formati i linjës së përshëndetjes për të specifikuar se si do të shfaqet përshëndetja.

Specifikoni një linjë përshëndetëse për emrat e marrësve të pavlefshëm (për shembull, një regjistrim ku nuk ishte specifikuar asnjë emër marrësi).

Kontrolloni zonën e pamjes paraprake për t'u siguruar që vija e përshëndetjes është ashtu siç dëshironi.

• Mund të klikoni butonin Tjetër për të lëvizur nëpër të gjitha regjistrimet për të kontrolluar secilin.

• Nëse fushat nuk përputhen, klikoni Match Fields dhe specifikoni se cilat fusha nga lista e të dhënave duhet të përfshihen në përshëndetje.

Klikoni OK.

Specifikoni cilësimet për linjën e përshëndetjes.

Fut një fushë individuale të bashkimit

Për të futur një fushë individuale, ndiqni këto hapa:

Në skedën Mailings, klikoni shigjetën në butonin Insert Merge Field, duke hapur një menu.

Klikoni në fushën e dëshiruar për të futur.

Zgjidhni një fushë individuale për të futur.

Këtu është një metodë alternative. Mund të klikoni faqen e butonit Insert Merge Field (pjesa grafike, jo teksti dhe shigjeta poshtë saj) për të hapur kutinë e dialogut Insert Merge Field. Nga atje mund të zgjidhni një fushë dhe të klikoni Fut.