Si të filtroni një listë të të dhënave në Excel 2016

Veçoria e Filterit të Excel 2016 e bën të lehtë fshehjen e gjithçkaje në listën e të dhënave, përveç regjistrimeve që dëshironi të shihni. Për të filtruar listën e të dhënave vetëm në ato regjistrime që përmbajnë një vlerë të caktuar, më pas klikoni butonin AutoFilter të fushës përkatëse për të shfaqur një listë rënëse që përmban të gjitha hyrjet e bëra në atë fushë dhe zgjidhni atë që dëshironi të përdorni si filtër.

Excel më pas shfaq vetëm ato rekorde që përmbajnë vlerën që keni zgjedhur në atë fushë. (Të gjitha të dhënat e tjera janë të fshehura përkohësisht.)

Nëse titujt e kolonave të tabelës suaj të listës së të dhënave nuk kanë aktualisht butonat rënës filtri të shfaqur në qelizat e tyre pas emrave të fushave, mund t'i shtoni ato thjesht duke klikuar Home→ Rendit & Filter→ Filter ose duke shtypur Alt+HSF.

Për shembull, në figurë, filtrova Listën e të Dhënave të Punonjësve për të shfaqur vetëm ato rekorde në të cilat Vendndodhja është ose Boston ose San Francisko duke klikuar butonin AutoFilter të fushës Vendndodhja dhe më pas duke klikuar kutinë e kontrollit (Zgjidh të gjithë) për të hequr shenjën e tij të kontrollit. . Pastaj klikova kutitë e kontrollit Boston dhe San Francisco për t'u shtuar shenjat e kontrollit përpara se të klikoj OK. (Është aq e thjeshtë sa kaq.)

Lista e të dhënave të punonjësve pas filtrimit të të gjitha të dhënave, përveç atyre me Boston ose San Francisko në fushën Vendndodhja.

Pasi të filtroni një listë të dhënash në mënyrë që të shfaqen vetëm regjistrimet me të cilat dëshironi të punoni, mund t'i kopjoni ato regjistrime në një pjesë tjetër të fletës së punës në të djathtë të bazës së të dhënave (ose më mirë akoma, një tjetër fletë pune në librin e punës). Thjesht zgjidhni qelizat, më pas klikoni butonin Copy në skedën Home ose shtypni Ctrl+C, zhvendoseni kursorin e qelizës në qelizën e parë ku do të shfaqen të dhënat e kopjuara dhe më pas shtypni Enter. Pas kopjimit të regjistrimeve të filtruara, më pas mund të rishfaqni të gjitha të dhënat në bazën e të dhënave ose të aplikoni një filtër paksa të ndryshëm.

Nëse zbuloni se filtrimi i listës së të dhënave duke zgjedhur një vlerë të vetme në një kuti të listës rënëse të fushës ju jep më shumë regjistrime sesa dëshironi të luftoni me të vërtetë, mund të filtroni më tej bazën e të dhënave duke zgjedhur një vlerë tjetër në listën rënëse të një fushe të dytë. listë. Për shembull, supozoni se zgjidhni Boston si vlerë filtri në listën rënëse të fushës Vendndodhja dhe përfundoni me qindra regjistrime të Bostonit të shfaqura në fletën e punës.

Për të reduktuar numrin e regjistrimeve të Bostonit në një numër më të menaxhueshëm, më pas mund të zgjidhni një vlerë (të tilla si Burimet Njerëzore) në listën rënëse të fushës Dept për të filtruar më tej bazën e të dhënave dhe për të reduktuar të dhënat me të cilat duhet të punoni në ekran. Kur të përfundoni punën me të dhënat e punonjësve të Burimeve Njerëzore të Bostonit, mund të shfaqni një grup tjetër duke shfaqur sërish listën rënëse të fushës së Departamentit dhe duke ndryshuar vlerën e filtrit nga Burimet Njerëzore në një departament tjetër, si p.sh. Kontabiliteti.

Kur të jeni gati për të shfaqur përsëri të gjitha regjistrimet në bazën e të dhënave, klikoni butonin AutoFilter të fushës së filtruar (tregohet nga shfaqja e një filtri koni në butonin e tij rënës) dhe më pas klikoni Fshi Filterin nga (pasuar nga emri i fusha në kllapa) opsion afër mesit të listës së saj rënëse.

Mund t'i hiqni përkohësisht butonat AutoFilter nga qelizat në rreshtin e sipërm të listës së të dhënave që përmban emrat e fushave dhe më vonë t'i rishfaqni ato duke klikuar butonin Filter në skedën e të dhënave ose duke shtypur Alt+AT ose Ctrl+Shift+L.