Si të dizajnoni një libër pune në Excel 2016

Jo të gjitha fletët e punës Excel 2016 vijnë nga shabllone. Shumë herë, ju duhet të krijoni fletëllogaritëse mjaft unike që nuk kanë për qëllim të funksionojnë si modele standarde nga të cilat krijohen disa lloje të librave të punës. Në fakt, shumica e tabelave që krijoni në Excel mund të jenë të këtij lloji, veçanërisht nëse biznesi juaj nuk mbështetet në përdorimin e pasqyrave dhe formularëve financiarë shumë të standardizuar.

Planifikimi i librit tuaj të punës

Kur krijoni një libër të ri pune nga e para, duhet të filloni duke marrë parasysh paraqitjen dhe dizajnin e të dhënave. Kur bëni këtë planifikim mendor, mund të dëshironi t'i bëni vetes disa nga pyetjet e mëposhtme:

• A kërkon faqosja e fletëllogaritjes përdorimin e tabelave të të dhënave (me titujt e kolonave dhe të rreshtave) apo listave (vetëm me titujt e kolonave)?

• A duhet të vendosen këto tabela dhe lista të dhënash në një fletë pune të vetme apo mund të vendosen në të njëjtin pozicion relativ në disa fletë pune të librit të punës (si faqet e një libri)?

• A përdorin tabelat e të dhënave në fletëllogaritëse të njëjtin lloj formulash?

• A e marrin disa nga kolonat në listat e të dhënave në fletëllogaritëse të dhënat e tyre nga llogaritja e formulës apo i marrin ato nga listat e tjera (të quajtura tabela kërkimore ) në librin e punës?

• A do të paraqitet grafiku ndonjë nga të dhënat në fletëllogaritëse dhe a do të shfaqen këto grafiku në të njëjtën fletë pune (të referuara si grafikët e ngulitur ), apo do të shfaqen në fletë të veçanta pune në librin e punës (të quajtura fletë grafiku )?

• A vijnë ndonjë nga të dhënat në fletëllogaritëse nga fletët e punës në skedarë të veçantë të librit të punës?

• Sa shpesh do të përditësohen ose shtohen të dhënat në tabelë?

• Sa të dhëna do të mbajë në fund tabela?

• A do të ndahen të dhënat në fletëllogaritëse kryesisht në formë të printuar apo në internet?

Të gjitha këto pyetje janë një përpjekje për t'ju bërë të merrni parasysh qëllimin dhe funksionin bazë të tabelës së re përpara se të filloni ta ndërtoni atë, në mënyrë që të mund të krijoni një dizajn që është sa ekonomik dhe plotësisht funksional.

Ekonomia

Ekonomia është një konsideratë e rëndësishme sepse kur hapni një libër pune, të gjitha të dhënat e tij ngarkohen në kujtesën dinamike të kompjuterit tuaj (i njohur thjesht si memorie ). Kjo mund të mos përbëjë ndonjë problem nëse pajisja në të cilën po ekzekutoni Excel 2016 është një nga PC-të e gjeneratës së fundit me më shumë memorie sesa mund ta imagjinoni të përdorni në të njëjtën kohë, por mund të përbëjë mjaft problem nëse jeni duke ekzekutuar Excel. në një tablet të vogël Windows me një minimum memorie ose smartphone me memorie të kufizuar ose ndajeni skedarin e librit të punës me dikë, kompjuteri i të cilit nuk është aq i pajisur mirë. Gjithashtu, në varësi të sasisë së të dhënave që grumbulloni në librin e punës, madje mund të shihni se Excel zvarritet dhe zvarritet sa më shumë që punoni me të.

Për të ndihmuar në mbrojtjen kundër këtij problemi, sigurohuni që të mos i mbushni tabelat dhe listat e të dhënave në librin tuaj të punës me qeliza shtesë të zbrazëta "hapësirë". Mbajini tabelat sa më afër njëra-tjetrës të jetë e mundur në të njëjtën fletë pune (me jo më shumë se një kolonë apo rresht të vetëm bosh si ndarës, të cilin mund ta rregulloni për t'i bërë sa më të gjera ose të larta sa të doni) ose - nëse dizajni lejon - mbajini ato në të njëjtin rajon të fletëve të njëpasnjëshme të punës.

Funksionaliteti

Së bashku me ekonominë, duhet t'i kushtoni vëmendje funksionalitetit të tabelës. Kjo do të thotë që ju duhet të lejoni rritjen e ardhshme kur zgjidhni vendosjen e tabelave, listave dhe grafikëve të të dhënave. Kjo është veçanërisht e rëndësishme në rastin e listave të të dhënave, sepse ato kanë një tendencë të rriten më gjatë dhe më gjatë ndërsa vazhdoni të shtoni të dhëna, duke kërkuar gjithnjë e më shumë rreshta të të njëjtave disa kolona në fletën e punës. Kjo do të thotë që ju zakonisht duhet t'i konsideroni të gjitha rreshtat e kolonave të përdorura në një listë të të dhënave si "jashtë kufijve". Në fakt, poziciononi gjithmonë grafikët dhe tabelat e tjera mbështetëse në të djathtë të listës dhe jo diku poshtë rreshtit të fundit të përdorur. Në këtë mënyrë, ju mund të vazhdoni të shtoni të dhëna në listën tuaj pa pasur nevojë të ndaloni dhe së pari të hiqni nga rruga disa elementë të palidhur.

Ky shqetësim hapësinor nuk është i njëjtë kur vendosni një tabelë të dhënash që do të përmbledhë vlerat si poshtë rreshtave ashtu edhe në tabelën e kolonave - për shembull, një tabelë shitjesh që përmbledh shitjet tuaja mujore sipas artikullit me formula që llogaritin totalet mujore në rreshtin e fundit të tabelës dhe formulave që llogaritin totalet e artikujve në kolonën e fundit. Në këtë tabelë, nuk shqetësoheni nëse duhet të lëvizni elementë të tjerë, si grafikët e integruar ose tabela të tjera mbështetëse ose të palidhura me të dhënat, sepse përdorni aftësinë e Excel-it për të zgjeruar rreshtat dhe kolonat e tabelës nga brenda.

Ndërsa tabela zgjerohet ose tkurret, elementët përreth lëvizin në lidhje dhe me zgjerimin dhe tkurrjen e tabelës. Ju e bëni këtë lloj redaktimi në tabelë sepse futja e rreshtave dhe kolonave të reja të tabelës përpara formulave siguron që ato të përfshihen në llogaritjet totale. Në këtë mënyrë, rreshti dhe kolona e formulave në tabelën e të dhënave vepron si një kufi që noton me zgjerimin ose tkurrjen e të dhënave të tij, por që mban larg të gjithë elementët e tjerë.

Finalizimi i dizajnit të librit tuaj të punës

Pasi të keni planifikuar pak a shumë se ku shkon gjithçka në tabelën tuaj të re, jeni gati të filloni të krijoni tabelat dhe listat e reja. Këtu janë disa udhëzime të përgjithshme se si të vendosni një tabelë të re të të dhënave që përfshin llogaritjet e thjeshta totale:

• Vendosni titullin e tabelës së të dhënave në qelizën e parë, e cila formon skajet e majta dhe të sipërme të tabelës.

• Futni rreshtin e titujve të kolonave në rreshtin poshtë kësaj qelize, duke filluar në të njëjtën kolonë me qelizën me titullin e tabelës.

• Futni titujt e rreshtave poshtë kolonës së parë të tabelës, duke filluar nga rreshti i parë që do të përmbajë të dhëna. (Duke bërë këtë lë një qelizë bosh ku kolona e titujve të rreshtave kryqëzon rreshtin e titujve të kolonave.)

• Ndërtoni formulën e parë që përmbledh kolonat e hyrjeve të qelizave (ende bosh) në rreshtin e fundit të tabelës dhe më pas kopjojeni atë formulë në të gjitha kolonat e mbetura të tabelës.

• Ndërtoni formulën e parë që përmbledh rreshtat e hyrjeve të qelizave (ende bosh) në kolonën e fundit të tabelës dhe më pas kopjojeni atë formulë në pjesën tjetër të rreshtave të tabelës.

• Formatoni qelizat për të mbajtur vlerat e tabelës dhe më pas futini ato në qelizat e tyre, ose vendosni vlerat që do të llogariten dhe më pas formatoni qelizat e tyre. (Kjo është me të vërtetë zgjedhja juaj.)

Kur vendosni një listë të re të dhënash në një fletë pune të re, vendosni emrin e listës në qelizën e parë të tabelës dhe më pas futni rreshtin e titujve të kolonave në rreshtin më poshtë. Pastaj, futni rreshtin e parë të të dhënave nën titujt e duhur të kolonës.

Hapja e librave të rinj bosh

Edhe pse mund të hapni një libër të ri pune nga ekrani i Excel në pamjen "Backstage" kur filloni për herë të parë programin që mund ta përdorni për të ndërtuar një fletëllogaritëse të re nga e para, do të hasni raste kur duhet të hapni librin tuaj të punës bosh nga brenda fletës së punës. vetë zonë. Për shembull, nëse nisni Excel duke hapur një libër pune ekzistues që ka nevojë për modifikim dhe më pas kaloni në ndërtimin e një spreadsheet të ri, do t'ju duhet të hapni një libër pune bosh (të cilin mund ta bëni përpara ose pas mbylljes së librit të punës me të cilin keni nisur Excel ).

Mënyra më e lehtë për të hapur një libër pune bosh është të shtypni Ctrl+N. Excel përgjigjet duke hapur një libër të ri pune, të cilit i jepet një emër i përgjithshëm Libri me numrin tjetër të papërdorur (Libri2, nëse e keni hapur Excel me një Libër1 bosh). Ju gjithashtu mund të bëni të njëjtën gjë në pamjen e prapaskenës duke zgjedhur File→ New dhe më pas duke klikuar miniaturën Blank Workbook.

Sapo hapni një libër pune bosh, Excel e bën dritaren e dokumentit të tij aktive. Për t'u kthyer më pas në një libër tjetër pune që keni hapur (që do ta bëni nëse dëshironi të kopjoni dhe ngjitni disa nga të dhënat e tij në një nga fletët e punës bosh), klikoni butonin e tij në shiritin e detyrave të Windows ose shtypni Alt+Tab deri në ikonën e skedarit. zgjidhet në dialog box-in që shfaqet në mes të ekranit.

Nëse ndonjëherë hapni gabimisht një libër pune bosh, thjesht mund ta mbyllni menjëherë duke shtypur Ctrl+W, duke zgjedhur File→ Close ose duke shtypur Alt+FC. Më pas, Excel mbyll dritaren e dokumentit të tij dhe ju kthen automatikisht në dritaren e librit të punës që ishte fillimisht e hapur në momentin kur hapët gabimisht librin e punës bosh.