Si të bëheni të plotë me burime në Projektin 2013

Pasi të krijoni dhe organizoni detyrat në projektin tuaj, hapi tjetër, zakonisht, është krijimi i burimeve të tij. Megjithatë, përpara se të krijoni burime në Projektin 2013, dashje pa dashur, duhet të kuptoni se si ato ndikojnë në projektin tuaj.

Kuptimi i burimeve

Para së gjithash, një burim është një aktiv që ndihmon në realizimin e një projekti, pavarësisht nëse aktivi është një person, një pjesë e pajisjes, një material ose një furnizim. Një aspekt i punës me burime në mënyrë efektive është të menaxhoni rrjedhën e punës së çdo burimi që ka disponueshmëri të kufizuar kohore për projektin tuaj. Kur krijoni burime, tregoni disponueshmërinë e tyre sipas orëve të ditës ose ditëve të javës.

Për shembull, një person mund të jetë i disponueshëm 50 për qind të kohës, ose 20 orë në javën standarde të punës 40-orëshe, ndërsa një tjetër mund të jetë i disponueshëm me kohë të plotë (40 orë). Kur i caktoni këto lloj burimesh për projektin tuaj, mund të përdorni pamje, raporte dhe mjete të ndryshme për të parë nëse ndonjë burim është i mbivendosur në çdo moment gjatë projektit.

Ju gjithashtu mund të shihni nëse njerëzit janë ulur përreth, duke rrotulluar gishtin e madh, kur ata mund të jenë të disponueshëm për të ndihmuar në një detyrë tjetër. Ju madje mund të llogarisni burimet që punojnë në projekte të shumta në të gjithë organizatën tuaj dhe të siguroheni që ato po përdoren në mënyrë efikase.

Një aspekt tjetër i punës me burime në mënyrë efektive është të kuptuarit se si numri i burimeve që caktoni për të punuar në një detyrë ndikon në kohëzgjatjen e asaj detyre. Me fjalë të tjera, nëse keni një sasi të caktuar pune për të kryer, por pak njerëz për ta bërë atë punë, një detyrë tipike kërkon më shumë kohë për të përfunduar sesa nëse ka disa njerëz në dispozicion.

Lloji i detyrës përcakton nëse kohëzgjatja e një detyre ndryshon bazuar në numrin e burimeve që i janë caktuar.

Së fundi, burimet i shtojnë kostot një projekti. Për të llogaritur kostot në projektin tuaj - të tilla si një person që punon shumë orë në një detyrë, kompjuterë që duhet të blini ose shërbime që kërkojnë tarifa - duhet të krijoni burime dhe t'i caktoni ato për një ose më shumë detyra.

Llojet e burimeve: Puna, materiali dhe kostoja

Për qëllime të planifikimit të burimeve, Projekti njeh vetëm këto tre lloje burimesh:

• Puna: Ky person, si p.sh. një programues ose hidraulik, mund të ricaktohet, por jo të shterohet. Burimet e punës u caktohen detyrave për të kryer punën.

• Materiali: Materiali ka një kosto për njësi dhe nuk konsumon orë pune, por mund të shterohet. Shembuj të kostove materiale janë çeliku, druri dhe librat.

• Kostoja: Përdorimi i një burimi kostoje ju jep fleksibilitetin për të specifikuar koston e aplikueshme, si udhëtimi ose transporti, sa herë që përdorni burimin.

Vendosja se cili lloj burimi të përdoret kur shtohet një shitës i jashtëm ose burim pajisjesh në projekt mund të jetë i ndërlikuar. Nëse dëshironi të shmangni shtimin e orëve të punës në projekt kur ai burim përdoret, mos e konfiguroni burimin si burim pune. Në vend të kësaj, përdorni një burim kostoje ose një qasje me kosto fikse.

Si ndikojnë burimet në kohën e detyrave

Nën cilësimet e paracaktuara të Projektit 2013, planifikimi i bazuar në përpjekje çaktivizohet si për detyrat e planifikuara manualisht ashtu edhe për ato automatikisht. Pra, pavarësisht sa burime pune caktoni, kohëzgjatja e detyrës mbetet e njëjtë dhe Projekti grumbullon më shumë orë pune për detyrën, për të pasqyruar më shumë përpjekje.

Megjithatë, në disa raste të një lloji të detyrës me njësi fikse ose me punë fikse, shtimi ose heqja e burimeve të caktuara për detyrën duhet të ketë ndikim në kohën që duhet për të përfunduar detyrën. Në thelb, maksimumi i vjetër "Dy koka janë më të mira se një" mund të modifikohet në "Dy koka janë më të shpejta se një".

Supozoni se një person është caktuar në detyrën e Dig Ditch, e cila kërkon katër orë përpjekje. Dy persona të caktuar në detyrën e Dig Ditch do ta përfundojnë punën në dy orë sepse dy orë po punohen nga secili burim njëkohësisht, gjë që arrin katër orë përpjekje në gjysmën e kohës.

Për ta bërë planifikimin e një detyre të funksionojë në këtë mënyrë, së pari duhet ta ndryshoni detyrën në një detyrë të planifikuar automatikisht duke përdorur butonin "Plani automatik" në grupin "Orari" në skedën "Detyra". Më pas duhet të aktivizoni planifikimin e bazuar në përpjekje duke klikuar dy herë detyrën, duke klikuar në skedën "Përparimi" në kutinë e dialogut "Informacioni i detyrës", duke zgjedhur kutinë e kontrollit "Përpjekja e nxitur" dhe më pas duke klikuar butonin "OK".

Caktimi i njerëzve shtesë në detyra nuk e shkurton gjithmonë kohën e punës në mënyrë proporcionale, edhe pse kjo është mënyra se si Projekti e llogarit atë. Kur keni më shumë njerëz, keni gjithashtu më shumë takime, memorandume, përpjekje të dyfishta dhe konflikte, për shembull. Nëse i shtoni më shumë burime një detyre, merrni parasysh gjithashtu rritjen e sasisë së përpjekjes së kërkuar për të përfunduar atë detyrë për të llogaritur joefikasitetin e pashmangshëm të grupit të punës.

Si të vlerësoni kërkesat për burime

Zakonisht e dini se sa burime materiale duhen për të përfunduar një detyrë: Në shumicën e rasteve, mund të përdorni një formulë standarde për të llogaritur numrin e paund, tonelata, jardë ose një sasi tjetër. Por si e dini se sa përpjekje duhet të investojnë burimet tuaja të punës për të përfunduar detyrat në projekt?

Përfshini një sasi të caktuar burimesh materiale shtesë nëse mendoni se do t'ju nevojiten për ripërpunim ose skrap.

Ashtu si me shumë aspekte të informacionit që vendosni në një plan projekti, përcaktimi i nivelit të përpjekjes varet në një masë të madhe në përvojën tuaj me detyra dhe burime të ngjashme. Megjithatë, mbani mend këto paralajmërime:

• Aftësia ka rëndësi. Një burim më pak i aftë ose me më pak përvojë ka të ngjarë të marrë më shumë kohë për të përfunduar një detyrë. Eksperimento - rrisni kohëzgjatjen me 20 për qind për një burim më pak të aftë, për shembull, ose zvogëloni atë me 20 për qind për një burim më të aftë.

• Historia përsëritet. Shikoni projektet dhe detyrat e përfunduara më parë. Nëse keni gjurmuar kohën e njerëzve, ka të ngjarë të shihni se sa përpjekje është kërkuar për të përfunduar lloje të ndryshme detyrash në projekte të tjera dhe për të tërhequr paralele me projektin tuaj. Kjo teknikë për vlerësimin e kohëzgjatjes së përpjekjes është e ngjashme me vlerësimin analog.

• Kërkoni dhe do të merrni. Kërkojuni vetë burimeve të vlerësojnë se sa kohë mendojnë se do të marrë një detyrë. Në fund të fundit, njerëzit që bëjnë punën duhet ta dinë më së miri se sa kohë zgjat.

Lejoni kohë rezervë në një projekt për të llogaritur rrethanat e paparashikuara, të tilla si burimet më pak të aftë se sa keni planifikuar. Për t'u siguruar që datat e arritjeve të përmbushen, shumë njerëz shtojnë një detyrë të quajtur Rezervë e paparashikuar në oraret e tyre menjëherë përpara një dërgese momenti historik ose përfundimit të një faze.