Si të bashkëpunoni në SharePoint nga Office 365

SharePoint është platforma e bashkëpunimit ekipore e bazuar në ueb të Microsoft. Bizneset përdorin SharePoint Online për të ruajtur dokumente, për të menaxhuar projektet dhe për të lejuar bashkëpunëtorët të bashkëpunojnë me njëri-tjetrin.

SharePoint Online nuk është domosdoshmërisht i kudondodhur (i pranishëm ose gjendet kudo), por përpiqet të jetë. Faqet e SharePoint Online janë krijuar që të jenë të aksesueshme nga kudo - nga një kompjuter desktop, një laptop, një pajisje tabletë ose një smartphone. Pavarësisht nga pajisja që përdorni, përmbajtja supozohet të jetë e aksesueshme dhe miqësore për përdoruesit.

Ky artikull prezanton SharePoint Online, ju tregon se si të gjeni rrugën tuaj rreth një sajti ekipor, të ngarkoni dhe të punoni me skedarë në bibliotekat e dokumenteve, të ndani skedarë me kolegët, të sinkronizoni skedarët dhe të përditësoni profilin tuaj të Office 365.

Prezantimi i faqeve të ekipit

Një sajt i ekipit të SharePoint është një hapësirë ​​pune bashkëpunuese ku kolegët mund të punojnë në të njëjtat skedarë, të gjurmojnë projekte dhe të ndërveprojnë me njëri-tjetrin.

Figura tregon një sajt tipik të ekipit të SharePoint Online në dritaren e Office 365. Këto sajte mund të duken të ndryshme në varësi të mënyrës se si i konfigurojnë administratorët e sajtit, por ato kanë të njëjtat mjete të përbashkëta. Një faqe ekipi ofron mjetet për të hapur aplikacionet e Office 365, për të ngarkuar dhe shkarkuar skedarë dhe për të bashkëpunuar me kolegët. Këto faqe shpjegojnë se si të identifikoheni në një faqe ekipi dhe të gjeni rrugën tuaj rreth ekranit.

Një faqe e ekipit të SharePoint Online.

Hyrja në një faqe ekipi

Ju duhet një fjalëkalim dhe një adresë rrjeti për t'u identifikuar në një sajt të ekipit të SharePoint. Ka të ngjarë t'i merrni këto artikuj nga administratori i sistemit të lagjes tuaj miqësore. Ndiqni këto hapa për t'u identifikuar në një sajt të ekipit të SharePoint:

Hapni një shfletues uebi dhe lundroni në faqen e ekipit të organizatës suaj.
Si duket adresa e uebit e faqes së ekipit tuaj varet nëse kompania juaj përdor emrin e vet të domenit (si p.sh. company.com ) ose formatin e emërtimit të paracaktuar të Office 365 (që duket diçka si yourcompany.sharepoint.com ).

Nëse ju kërkohet kredencialet, shkruani emrin e përdoruesit, futni fjalëkalimin tuaj dhe klikoni OK.
Çfarë ndodh më pas varet nga mënyra sesi duket mjedisi juaj lokal (në ambient) dhe se si administratori ka konfiguruar SharePoint. Ju mund të zbarkoni në faqen e ekipit pa pasur nevojë të futni emrin e përdoruesit dhe fjalëkalimin tuaj.

Duke gjetur rrugën tuaj rreth një faqeje ekipi të SharePoint Online

Referojuni figurës së mëparshme ndërsa vizitoni një sajt tipik të ekipit të Sharepoint:

• Nisësi i aplikacionit: Për nisjen e aplikacioneve Web Office 365. Për shkak të pamjes së saj, nganjëherë quhet menyja e waffle.
• Njoftimet: Për marrjen e njoftimeve administrative dhe të përcaktuara nga përdoruesi.
• Cilësimet: Për ndryshimin e cilësimeve të përdoruesit. Cilat opsione ju merrni varet nga niveli juaj i privilegjit.
• Menuja e përdoruesit: Për identifikimin, daljen dhe shikimin e profilit tuaj.
• Kërkimi i faqes: Për të gjetur përmbajtje në sajt.
• Paneli i navigimit : Për të hyrë në përmbajtje të njohura në sajtin e ekipit. Zakonisht një administrator i sajtit përcakton se çfarë shfaqet në panelin e navigimit.
• Listat: Për renditjen e detyrave që duhet të kryhen, duke përfshirë artikujt e punës së projektit dhe artikujt "për të bërë" me qëllim të përgjithshëm. SharePoint ofron modele të parandërtuara për lloje të ndryshme listash, shumë prej të cilave ju lejojnë të caktoni artikuj të listës për përdorues të veçantë të SharePoint.
• Bibliotekat e dokumenteve: Për pritjen e skedarëve që ju dhe anëtarët e tjerë të ekipit mund t'i hapni dhe punoni.

Një sajt SharePoint është një faqe interneti si çdo tjetër. Mund të krijoni faqeshënues në shfletuesin tuaj në vendet në SharePoint që vizitoni shpesh.

Si të punoni me bibliotekat e dokumenteve

Biblioteka Dokumenti është depo themelore e të dhënave në një vend SharePoint. Mos lejoni që fjala dokument t'ju mashtrojë. Ju mund të ruani çdo lloj skedari në një bibliotekë dokumentesh.

Përdorni bibliotekën e dokumenteve për të ruajtur skedarët për qëllime bashkëpunimi. Këto faqe shpjegojnë se si të hapni skedarë në bibliotekën e dokumenteve, të ngarkoni skedarë, të bashkëredaktoni skedarë dhe të shkëmbeni skedarë.

Hapja e një skedari në një bibliotekë dokumentesh

Ndiqni këto hapa për të gjetur dhe hapur një skedar:

Përdorni shiritin e navigimit për të gjetur dhe përzgjedhur skedarin që dëshironi të hapni.
Administratori mund të ketë vendosur një shkurtore për bibliotekën e dokumenteve në faqen kryesore të sajtit të Ekipit ose diku tjetër në sajt.

Klikoni butonin Hap (tre pika) pranë emrit të skedarit që dëshironi të hapni.
Shfaqet një dritare pop-up, siç tregohet. Ai ju tregon një pamje paraprake të skedarit në mënyrë që të siguroheni që keni hapur atë të duhurin.

Klikoni butonin Më shumë Veprime (përsëri me tre pika).
Figura tregon se ku ndodhet butoni Më shumë Veprime. Shfaqet një menu kërcyese me të gjitha veprimet e mundshme që mund të bëni me skedarin, siç tregohet.

Hapni skedarin.
Mund ta hapni skedarin në një aplikacion desktopi të Office ose në një aplikacion ueb të Office:

• • Aplikacioni i desktopit të Office: Zgjidhni opsionin e parë në menunë që shfaqet. Për shembull, nëse keni të bëni me një dokument Word, zgjidhni Open in Word. Skedari shkarkohet në kompjuterin tuaj në mënyrë që të mund të punoni me të atje. Ndryshimet që bëni në skedarin në kompjuterin tuaj ngarkohen automatikisht në kopjen e ruajtur në SharePoint.
  • Office Web App: Zgjidhni opsionin e dytë në menunë pop-up, opsionin me fjalën online në emër. Një aplikacion ueb hapet në mënyrë që të mund të modifikoni skedarin.

SharePoint ju jep shumë opsione për të hyrë në skedarë në një sajt ekipor.

Këtu është një shkurtore: Për të hapur një skedar në një aplikacion uebi të Office, thjesht klikoni emrin e tij në një bibliotekë dokumentesh.

Si të punoni me kolegët në të njëjtin skedar

Ndonjëherë, kur përpiqesh të hapësh një skedar, nuk mund ta bësh atë sepse dikush arriti i pari atje. Administratorët vendosin nëse më shumë se një person mund të modifikojnë një skedar në të njëjtën kohë.

Nëse një skedar lejon më shumë se një redaktues, ndiqni këto hapa për të hapur një skedar që është duke u redaktuar dhe për të dhënë kontributet tuaja:

Hapni një skedar në bibliotekën e dokumenteve.
Tema e mëparshme në këtë kapitull shpjegon se si të hapni një skedar. Figura e mëposhtme tregon një skedar Word të hapur në aplikacionin Word Web.

Kërkoni indikacione se skedari aktualisht është duke u redaktuar nga një koleg.
Siç tregohet, aplikacioni Web Word ju tregon emrin (ose emrat) e të tjerëve që punojnë në skedar. Nëse shikoni me kujdes, mund të shihni edhe vendndodhjen e kursorit të redaktuesve të tjerë. SharePoint është shumë mirë duke lejuar shumë njerëz të bashkëpunojnë në të njëjtin skedar.

Bëni ndryshimet tuaja editoriale në skedar.

Kur të përfundoni redaktimin, klikoni butonin Prapa të shfletuesit të uebit ose nisësin e aplikacionit Office 365 për t'u kthyer në faqen e ekipit.

Mos u shqetësoni për ruajtjen e ndryshimeve në një skedar. Office 365 ruan automatikisht ndryshimet tuaja.

SharePoint Online ju tregon kur një koleg është duke bashkë-redaktuar një skedar.

Si të ngarkoni skedarë në një bibliotekë dokumentesh

Ndiqni këto hapa për të ngarkuar një skedar nga kompjuteri juaj në një bibliotekë dokumentesh SharePoint Online:

Në SharePoint, shkoni te biblioteka e dokumenteve ku dëshironi të ngarkoni skedarin.

Klikoni Ngarko.
Siç tregohet në figurën e mëposhtme, shfaqet kutia e dialogut "Shto një dokument".
Nëse nuk e shihni butonin Ngarko në një bibliotekë dokumentesh, flisni me administratorin tuaj. Mund të mos keni leje për të ngarkuar skedarë.

Në kutinë e dialogut "Shto një dokument", kliko butonin "Zgjidh skedarët".

Në kutinë e dialogut Open, zgjidhni skedarin që dëshironi të ngarkoni dhe klikoni Open.
Mund të ngarkoni më shumë se një skedar duke zgjedhur më shumë se një në kutinë e dialogut Hap.

Në kutinë e dialogut "Shto një dokument", shkruani komentet e versionit, nëse është e nevojshme.
SharePoint mund të konfigurohet për të ruajtur versione të shumta të të njëjtit dokument. Administratori juaj mund t'ju kërkojë të shkruani komente për të përshkruar skedarin që ngarkoni.

Klikoni OK.
Ndërsa jeni në të, hidhini një sy për të parë nëse skedari që keni ngarkuar shfaqet në bibliotekën e dokumenteve.

Ngarkimi i një ose më shumë dokumenteve në një bibliotekë dokumentesh SharePoint Online.

Për të ngarkuar skedarë, mund të tërhiqni një ose më shumë skedarë nga një dritare File Explorer në kompjuterin tuaj dhe t'i hidhni në një bibliotekë dokumentesh. Sa i përshtatshëm!

Si të ndani skedarë me kolegët

Në terminologjinë e SharePoint, ndarja do të thotë të ndërgjegjësosh bashkëpunëtorët për një skedar që mund të modifikojnë. Pasi të ndani një skedar, mund të njoftoni bashkëpunëtorët me email se skedari është ndarë. Ndonjëherë administratorët nuk lejojnë dikë të ndajë një skedar, por nëse mund të ndani skedarë, ndiqni këto hapa për të ndarë një skedar me një koleg:

Gjeni skedarin që dëshironi të ndani dhe klikoni butonin e tij Hape.
Kërkoni tre pikat pranë emrit të skedarit për të gjetur butonin Hap. Shfaqet një dritare pop-up.

Klikoni Share në fund të dritares që shfaqet.
Ju shihni kutinë e dialogut Share, siç tregohet.
office-inviting-collaboration
Fton një bashkëpunëtor për të bashkëpunuar në një dosje.

Futni emrin e personit me të cilin dëshironi të ndani skedarin.
SharePoint hap një listë rënëse sapo të filloni të shkruani. Ju mund të zgjidhni një emër nga lista.

Futni një mesazh përshkrues.
Ju mund të shpjegoni se çfarë është skedari dhe pse dëshironi ta ndani atë.

Zgjidhni ose çaktivizoni opsionin Kërko hyrje.
Zgjedhni opsionin "Kërkoni hyrjen" nëse dëshironi ta ndani skedarin me njerëz jashtë organizatës suaj. Për përdorim të zakonshëm biznesi, zgjidhni këtë opsion për t'u siguruar që vetëm anëtarët e sajtit të ekipit mund ta shikojnë skedarin.

Zgjidhni opsionin Dërgo një ftesë me email.

Klikoni butonin Share.

Figura e mëposhtme tregon se si duket një mesazh share për personin që e merr atë. Marrësi mund të klikojë butonin Hap për të hapur skedarin dhe për të filluar punën me të.

Një ftesë për të ndarë një skedar.

Si të shikoni skedarët jashtë linje

Ndonjëherë, kompjuteri juaj nuk mund të hyjë në portalin SharePoint Online. Për shembull, imagjinoni se jeni në një aeroplan dhe keni nevojë të përditësoni disa skedarë pune, por nuk jeni i lidhur me SharePoint. Për të zgjidhur këtë problem të aksesit të dokumenteve jashtë linje, Office 365 na jep mundësinë të sinkronizojmë skedarët. Sinkronizimi ju mundëson të përdorni skedarët e bazuar në SharePoint në kompjuterin tuaj lokal dhe të mos shqetësoheni për lidhjen me internetin. Pasi të lidheni sërish me internetin (pas uljes së aeroplanit), OneDrive sinkronizon skedarët me homologët e tyre në internet.

Është e rëndësishme të kuptohet se OneDrive sinkronizon dy kopje të secilit skedar, një kopje e ruajtur në një bibliotekë dokumentesh SharePoint Online dhe kopja tjetër e ruajtur në vend në kompjuterin tuaj.

Ndiqni këto hapa për të sinkronizuar skedarët e SharePoint me skedarët me të njëjtin emër në OneDrive:

Në SharePoint, gjeni bibliotekën e dokumenteve që dëshironi të sinkronizoni me kompjuterin tuaj.
Ju nuk keni nevojë të sinkronizoni çdo bibliotekë dokumentesh në faqen e ekipit. Sinkronizoni vetëm skedarët që dëshironi të keni mundësi të përdorni jashtë linje.

Nga menyja e bibliotekës së dokumenteve, klikoni "Sinkronizimi".
Figura e mëposhtme tregon se ku ndodhet butoni Sync. Një njoftim kërcyes ju tregon se SharePoint po shkarkon përmbajtjen e bibliotekës së dokumenteve dhe po e sinkronizon atë me klientin tuaj OneDrive për Biznes.

Nga zona e njoftimeve të shiritit të detyrave të Windows 10, klikoni ikonën OneDrive.
Siç tregohet, kjo ikonë duket si një re. Shfaqet një listë e skedarëve të sinkronizuar së fundi, në këtë rast skedarët nga biblioteka e dokumenteve.

Nga dritarja OneDrive, klikoni Hap dosjen për të parë kopjet e skedarëve tuaj lokalë.
Tani e tutje, ju mund të punoni në këto skedarë ose në nivel lokal ose direkt nga SharePoint. OneDrive do t'i mbajë të sinkronizuara automatikisht të gjitha ndryshimet.

Sync ju lejon të merrni skedarët e SharePoint jashtë linje për qasje lokale.

Duke u thelluar në Office 365

Office 365 ofron ekranin Delve për të përditësuar profilin tuaj dhe për të komunikuar më mirë me anëtarët e ekipit. Në varësi të madhësisë së organizatës suaj, sigurimi që profili juaj i Office 365 të jetë i përditësuar mund të jetë jashtëzakonisht i dobishëm. Bashkëpunëtorët mund të shikojnë profilin tuaj të Office 365 për të parë nëse jeni i përshtatshëm për një projekt. Ata mund të shikojnë profilin tuaj për të zbuluar se si t'ju gjejnë. Ekrani i Delve është paksa si një portal i mediave sociale në atë që ofron një mënyrë të përshtatshme për të komunikuar me ekipin tuaj.

Ndiqni këto hapa për të gërmuar më thellë në Office 365:

Në SharePoint Online, hapni menunë e Përdoruesit dhe klikoni "Profili im".
Menyja e përdoruesit ndodhet në këndin e sipërm djathtas të ekranit të Office 365. Hapet ekrani i Delve, siç tregohet.

Përdorni kontrollet në ekranin Delve për të përditësuar profilin tuaj dhe për të bashkëvepruar me kolegët.
Ju mund ta personalizoni këtë ekran për ta bërë veten më të paraqitshëm për kolegët tuaj.

Klikoni Përditëso profilin kur të përfundoni me ndryshimet tuaja.

Ekrani i Delve.