Si të bashkëpunoni midis Outlook 2019 dhe Exchange Server

Nëse përdorni Microsoft Outlook 2019 në shtëpi ose në një zyrë pa Exchange Server, nuk mund t'i përdorni këto veçori. Por kini zemër: Pak nga pak, Microsoft po gjen mënyra për t'i bërë të disponueshme veçoritë vetëm për Exchange për të gjithë përdoruesit e Outlook, kështu që mund ta shikoni këtë artikull si një pamje paraprake të gjërave që do të vijnë.

Si të jepni leje delegimi në Outlook me Exchange

Menaxherët e mirë delegojnë autoritetin. Njerëzit jashtëzakonisht të zënë ndonjëherë i japin një asistenti detyrën për të menaxhuar kalendarin, orarin dhe madje edhe emailin e shefit. Në këtë mënyrë, shefi mund të përqendrohet në pamjen e madhe, ndërsa asistenti ndalet në detaje.

Kur caktoni një delegat në Outlook në një rrjet Exchange, ju i jepni të drejta të caktuara delegatit që emërtoni — në veçanti, të drejtën për të parë cilindo modul Outlook që zgjidhni. Mbani në mend, ai person do të shohë gjithçka që shfaqet në atë modul - pa marrë parasysh sa personale; gjithmonë zgjidhni një delegat të cilit mund t'i besoni sekretet tuaja të thella dhe të errëta. Oh, dhe përpiquni të mos keni shumë sekrete të thella dhe të errëta; është shumë stresuese të përpiqesh t'i kujtosh të gjitha.

Për të emëruar një delegat, ndiqni këto hapa:

Klikoni në skedën File, klikoni butonin Info në panelin e navigimit në të majtë dhe klikoni butonin "Cilësimet e llogarisë". Shfaqet një menu rënëse.

Klikoni butonin Delegate Access. Hapet kutia e dialogut Delegatët.

Klikoni butonin Shto. Hapet kutia e dialogut "Shto përdorues".

Klikoni dy herë mbi emrin e secilit delegat që dëshironi të emërtoni. Emrat që zgjidhni shfaqen në kutinë e dialogut "Shto përdorues".

Klikoni butonin OK. Hapet kutia e dialogut Lejet e delegimit, ku mund të zgjidhni saktësisht se cilat leje dëshironi t'i jepni delegatëve tuaj.

Bëni çdo ndryshim që dëshironi në kutinë e dialogut Delegate Permissions. Nëse nuk bëni zgjedhje në kutinë e dialogut "Lejet e delegimit", si parazgjedhje, delegatit tuaj i jepet statusi i redaktuesit për "Kalendarin" dhe "Detyrat", që do të thotë se delegati mund të lexojë, krijojë dhe ndryshojë artikuj në ato dy module të Outlook.

Klikoni OK. Kutia e dialogut Delegate Permissions mbyllet. Emrat që keni zgjedhur shfaqen në kutinë e dialogut Delegatët.

Klikoni OK. Kutia e dialogut Delegatët mbyllet.

Si të hapni dosjen Outlook të dikujt tjetër me Exchange

Është mjaft e zakonshme që një ekip njerëzish që punojnë ngushtë së bashku të ndajnë kalendarët ose listat e detyrave; jo vetëm që mund të shohin se çfarë po bëjnë anëtarët e tjerë të ekipit, por gjithashtu mund të hyjnë në takime në emër të një shoku të skuadrës - për shembull, nëse punoni në një kompani që ka njerëz të shitjes dhe shërbimit të ulur krah për krah. Si person shërbimi, mund t'ju duket e dobishme nëse partneri juaj nga ana e shitjeve lejohet të vendosë takime me një klient në kalendarin tuaj, ndërkohë që ju jeni jashtë duke u marrë me klientë të tjerë. Për ta bërë këtë, partneri juaj duhet të hapë dosjen tuaj të "Kalendarit".

Ju nuk mund të hapni dosjen Outlook të një personi tjetër nëse ai person nuk ju ka dhënë leje fillimisht, siç e përshkruaj në seksionin e mëparshëm. Pasi të keni lejen, mund të hapni dosjen e personit tjetër duke ndjekur këto hapa:

Klikoni në skedën File dhe klikoni butonin Hap dhe Eksporto në panelin e Navigimit në të majtë.

Klikoni butonin Dosja e përdoruesit tjetër. Hapet kutia e dialogut Open Other User's Folder, siç tregohet në figurë.

Klikoni butonin Emri. Hapet kutia e dialogut Zgjidh emrin. (Është me të vërtetë Libri i Adresave.)

Klikoni dy herë mbi emrin e personit, dosjen e të cilit dëshironi të hapni. Kutia e dialogut Zgjidh emrin mbyllet; emri që keni klikuar dy herë shfaqet në kutinë e dialogut Hap dosjen e përdoruesit tjetër.

Klikoni trekëndëshin në kutinë Lloji i dosjes. Shfaqet një listë e dosjeve që mund të zgjidhni.

Klikoni në emrin e dosjes që dëshironi të shihni. Emri i dosjes që zgjidhni shfaqet në kutinë Lloji i dosjes.

Klikoni OK. Dosja që zgjidhni tani është e aksesueshme për ju, por mund të mos jetë e qartë se ku mund ta gjeni. Për shembull, nëse dëshironi të shihni kalendarin e personit tjetër, klikoni butonin Calendar dhe më pas hapni panelin Folder. Kalendari i personit tjetër shfaqet në panelin Folder si një kalendar i përbashkët.

Zgjidh dosjen e një personi tjetër për ta parë.