Si të arkivoni automatikisht emailin tuaj në Outlook 2016

Nëse nuk ndryshoni cilësimet e arkivimit automatik të Outlook, Outlook nuk i arkivon automatikisht artikujt tuaj. Megjithatë, disa biznese mund ta kenë të aktivizuar për përdoruesit e tyre. Kompanitë e tjera në vend të kësaj mund të përdorin një shërbim të fshirjes automatike për të pastruar mesazhet e vjetra, por kontrolloni politikën e ruajtjes së emailit të kompanisë suaj përpara se të bëni ndonjë ndryshim në cilësimet e AutoArchive.

Nëse dëshironi të aktivizoni AutoArchive, shikoni se si është konfiguruar Outlook për të arkivuar artikujt tuaj të vjetër ose të ndryshoni mënyrën se si Outlook e bën punën, ndiqni këto hapa:

Zgjidhni skedën File dhe klikoni butonin Options.

Hapet kutia e dialogut Opsionet e Outlook.

Klikoni butonin e avancuar në panelin e navigimit në të majtë.

Shfaqen opsionet për të punuar me faqet e Outlook.

Në seksionin "AutoArchive", klikoni në butonin "Cilësimet e arkivimit automatik".

Hapet kutia e dialogut AutoArchive.

Kutia e dialogut AutoArchive.

Mos kaloni nëpër kutinë e dialogut AutoArchive duke i ndryshuar gjërat dashje pa dashur - të paktën jo derisa të shikoni për të parë se çfarë është konfiguruar tashmë. Katër informacione të rëndësishme që normalisht ju tregon kutia e dialogut AutoArchive janë:

• Nëse funksioni i AutoArchive është i aktivizuar

• Sa shpesh Outlook arkivon artikujt

• Sa të vjetra duhet të jenë artikujt që Outlook t'i dërgojë ato në arkiv

• Emri dhe vendndodhja e skedarit të arkivit

Nëse aktivizoni AutoArchive pa ndryshuar asnjë nga cilësimet e tjera të AutoArchive, Outlook arkivon automatikisht artikujt çdo 14 ditë, duke dërguar artikuj që janë më shumë se gjashtë muaj të vjetër në skedarin e arkivit të listuar në kutinë e dialogut AutoArchive. Për shumicën e njerëzve, këto cilësime janë të mira.

Disa njerëz preferojnë të çaktivizojnë funksionin AutoArchive dhe të ekzekutojnë procesin e arkivimit manualisht. Mund të aktivizoni ose çaktivizoni procesin e arkivimit automatik duke zgjedhur ose çzgjedhur kutinë e kontrollit Run AutoArchive Every në krye të kutisë së dialogut AutoArchive. Ju gjithashtu mund të ndryshoni sa shpesh funksionon AutoArchive duke zëvendësuar numrin 14 në kutinë e tekstit me çdo numër midis 1 dhe 60.

Nëse gjithçka që bëni është të aktivizoni AutoArchive dhe të mos bëni ndryshime të tjera këtu, mund të habiteni kur të zbuloni se Inbox-i juaj - si dhe disa dosje të tjera - nuk do të arkivohen automatikisht. Çdo dosje ka cilësimet e veta të AutoArchive, të cilat mund të jenë të ndryshme nga cilësimet e AutoArchive të dosjeve të tjera.

Nëse dëshironi të arkivoni automatikisht të gjitha dosjet tuaja me cilësime identike, sigurohuni që të klikoni gjithashtu butonin Aplikoni këto cilësime në të gjitha dosjet tani në kutinë e dialogut AutoArchive - domethënë, të gjitha dosjet përveç dosjes Kontaktet, e cila nuk mund të arkivohet. Arkivimi automatik i të gjitha dosjeve tuaja mund të mos jetë një ide e shkëlqyeshme nëse nuk i pastroni kurrë artikujt e fshirë ose dosjet e postës elektronike të padëshiruar - do të përfundoni duke arkivuar shumë mesazhe të padëshiruara dhe të fshira.