Shikimi i kontakteve të Outlook sipas grupit

Listat e kontakteve mund të zgjasin mjaft gjatë pas një kohe; mund të mbledhësh lehtësisht disa mijëra kontakte në pak vite. Renditja e një liste kaq të gjatë do të thotë që nëse po kërkoni gjëra që fillojnë me shkronjën M, për shembull, duhet të shkoni rreth tre këmbë më poshtë nga fundi i ekranit të monitorit tuaj për të gjetur atë kontakt, pavarësisht se çfarë bëni.

Grupet janë përgjigjja (jo, nuk duhet të regjistroheni për Outlook Anonymous). Outlook tashmë ju ofron disa lista të paracaktuara që përdorin grupimin.

Mund të përdorni disa lloje pamjesh në Outlook:

• Lista e renditur: Kjo pamje është si një kuvertë me letra të vendosura në rend numerik, duke filluar me dysh, pastaj me treshe, pastaj me katër dhe kështu me radhë përmes letrave me figura.

• Pamja e grupuar: Kjo pamje është si të shohësh letrat të renditura me të gjitha zemrat në një rresht, pastaj të gjitha lopatat, më pas diamantet dhe më pas shkopinjtë.

• Pamje të tjera: Outlook ka gjithashtu disa lloje të tjera pamjesh që nuk zbatohen për kontaktet, të tilla si "Kronologjia" dhe "Kartat e Adresave".

Ju mund të gjeni mbledhjen e artikujve të llojeve të ngjashme në grupe të dobishme për detyra të tilla si gjetja e të gjithë njerëzve në listën tuaj që punojnë për një kompani të caktuar kur dëshironi të dërgoni urime për një pjesë të re të biznesit. Për shkak se përdoruesit e Outlook e shohin shumë shpesh të dobishëm grupimin sipas kompanisë, pamja Sipas kompanisë konfigurohet si një pamje e paracaktuar në Outlook.

Për të përdorur pamjen Sipas kompanisë, ndiqni këto hapa:

1. Klikoni butonin Kontaktet në Panelin e Navigimit.

Moduli i Kontakteve hapet me pamjen aktuale të shfaqur.

2. Zgjidhni pamjen Sipas kompanisë nga lista në panelin e lundrimit.

Çdo shirit gri i etiketuar Kompania: (emri i kompanisë) ka një kuti të vogël në të majtë me një shenjë plus ose minus në të. Klikoni një shenjë plus për të parë emrat shtesë nën titullin e kompanisë; një shenjë minus tregon se nuk ka më hyrje të disponueshme.

3. Klikoni ikonën plus për të parë hyrjet për kompaninë e listuar në shiritin gri.

Ky grupim bëhet vërtet i dobishëm nëse u caktoni kategori kontakteve tuaja ndërsa krijoni artikuj. Nëse jeni të zgjuar në mënyrën se si përdorni dhe shtoni kategori që i përshtaten punës që bëni, mund të gjeni grupimin sipas kategorive një kursim të madh kohe.

Nëse pamjet e paracaktuara të grupit nuk i plotësojnë nevojat tuaja, mund t'i gruponi artikujt sipas pothuajse çdo gjëje që dëshironi, duke supozuar se i keni futur të dhënat.

Për të parë pamjen Sipas kategorisë, ndiqni këto hapa:

1. Klikoni butonin Kontaktet në Panelin e Navigimit.

Shfaqet pamja e kontakteve.

2. Zgjidhni pamjen Sipas kategorisë nga lista në panelin e lundrimit.

Çdo shirit gri ka një ikonë në anën e majtë me një plus ose një minus, e ndjekur nga Kategoria: (emri i kategorisë). Një minus tregon se asnjë hyrje nuk është e fshehur nën atë titull kategorie; një plus do të thotë që më shumë hyrje janë të disponueshme.

3. Klikoni një ikonë të shenjës plus për të parë më shumë hyrje për kategorinë e listuar në shiritin gri.

Grupimi është një mënyrë e mirë për të menaxhuar të gjithë artikujt e Outlook, veçanërisht kontaktet. Pasi të keni kontrolluar përdorimin e grupeve, mund të kurseni shumë kohë kur po përpiqeni të gjeni gjëra.