Secrets of Access 2013 Dizajni i bazës së të dhënave

Këtu janë Pesë Urdhërimet e dizajnit të bazës së të dhënave, pavarësisht nëse përdorni Access 2013 ose një program tjetër të bazës së të dhënave. Një bazë të dhënash e dizajnuar mirë e bën më të lehtë ruajtjen e të dhënave tuaja.

• Ruani informacionin aty ku i takon, jo aty ku shfaqet. Vendi ku ruani informacionin nuk ka të bëjë fare me vendin ku shfaqet. Në një spreadsheet, ju shkruani informacionin ku dëshironi që ai të shfaqet kur printoni fletëllogaritjen, por bazat e të dhënave funksionojnë ndryshe. Në një bazë të dhënash, ju ruani informacionin në tabela bazuar në strukturën e informacionit. Një pjesë e informacionit mund të shfaqet në shumë raporte, por ju e ruani atë vetëm në një fushë në një tabelë.

• Ruani informacionin ashtu siç ekziston në të vërtetë, jo siç dëshironi të shfaqet në një raport specifik. Ky rregull është një pasojë e rregullit të parë. Nëse dëshironi që titujt e librave të shfaqen me të gjitha shkronjat e mëdha (kapitale) në porositë tuaja të blerjes, Access mund t'i shkruash titujt për ju. Ruani titujt e librave me shkronja të drejta të mëdha, në mënyrë që të mos ngecni t'i keni me shkronja të mëdha në çdo raport. Access ka shumë funksione të integruara që mund të rregullojnë mënyrën e formatimit të tekstit, numrave dhe datave.

• Shmangni mbeturinat brenda, mbeturinat jashtë (GIGO). Nëse nuk shqetësoheni për të krijuar një dizajn të mirë dhe të arsyeshëm për bazën tuaj të të dhënave - dhe nëse nuk jeni të kujdesshëm për të futur të dhëna të sakta dhe të pastra - baza e të dhënave juaj do të përfundojë plot me mbeturina. Një bazë të dhënash e dizajnuar mirë është më e lehtë për t'u mirëmbajtur sesa një e dizajnuar keq, sepse çdo pjesë e informacionit ruhet vetëm një herë, në një fushë të emërtuar qartë në një tabelë të emërtuar qartë, me rregullat e duhura të vlefshmërisë. Po, tingëllon si shumë punë, por pastrimi i një baze të dhënash prej 10,000 regjistrimesh të pasakta është (të falni nënvlerësimin) edhe më shumë punë.

• Ndani të dhënat tuaja nga programet tuaja. Nëse krijoni një bazë të dhënash për t'u ndarë ose për t'u shpërndarë njerëzve të tjerë, ruani të gjitha tabelat në një bazë të dhënash (fundi i pasëm) dhe të gjitha objektet e tjera në një bazë të dhënash tjetër (fundi i përparmë). Pastaj mund t'i lidhni këto dy baza të të dhënave për të funksionuar gjithçka. Ndarja e tabelave nga çdo gjë tjetër e riorganizon të gjithë rigmarolën e përditësimit të pyetjeve, formularëve, raporteve dhe gjërave të tjera më vonë pa i shqetësuar të dhënat në tabela.

• Rezervo herët dhe shpesh. Mirë, kjo këshillë nuk ka të bëjë me dizajnin, por është shumë e rëndësishme për t'u anashkaluar: Bëni një kopje rezervë të bazës së të dhënave tuaja çdo ditë. Me fat, zyra juaj tashmë ka një sistem rezervimesh të rregullta (ndoshta gjatë natës) që përfshin bazën e të dhënave tuaja. Nëse jo, bëni një kopje rezervë të bazës së të dhënave tuaja në intervale të rregullta dhe sigurisht bëni një kopje rezervë përpara se të bëni ndonjë ndryshim të madh. Mbani disa kopje rezervë, jo vetëm atë më të fundit, në rast se kërkon pak kohë për të zbuluar një problem.