Ruajtja e një dosjeje të kontakteve të lumtura dhe të shëndetshme në Outlook

Në patologji, që është studimi i sëmundjeve dhe mënyrave të transmetimit të tyre, një kontakt është një person që kalon një sëmundje ngjitëse, por në Outlook, një kontakt është dikush për të cilin ju mbani informacion. Informacioni rreth kontakteve ruhet në dosjen Kontaktet. Kjo dosje është një libër adresash me superfuqi. Ka vende për ruajtjen e emrave të njerëzve, adresave, numrave të telefonit, adresave të postës elektronike, faqeve të internetit, numrave të faqeve, ditëlindjeve, përvjetorëve, pseudonimeve dhe gjëra të tjera. Kur adresoni një mesazh e-mail, mund ta merrni adresën direkt nga dosja e Kontakteve për t'u siguruar që adresa është futur saktë.

Një dosje Kontaktet është po aq e mirë dhe po aq e plotë sa informacioni rreth kontakteve që vendosni në të. Këto faqe shpjegojnë se si të futni informacione rreth një kontakti dhe të përditësoni informacionin nëse ndodh që të ndryshojë.

Futja e një kontakti të ri në dosjen Kontaktet

Për të vendosur dikë në listën e kontakteve, hapni dosjen Kontaktet dhe filloni duke bërë një nga sa vijon:

• Klikoni butonin Kontakt i ri.

• Shtypni Ctrl+N (në dritaren e Dosjes së Kontakteve) ose Ctrl+Shift+C.

• Zgjidhni Skedar -> E Re -> Kontakt.

Ju shikoni formularin e kontaktit. Në këtë formular ka vende për të hyrë pothuajse gjithçka që duhet të dini për një person, përveç jetës së tij/saj të dashurisë dhe veseve të fshehta. Futni të gjithë informacionin që dëshironi të regjistroni, duke mbajtur parasysh këto rregulla të rrugës ndërsa ecni përpara:

• Emrat e plotë, adresat e kështu me radhë: Edhe pse mund të tundoheni që thjesht të futni adresa, numra telefoni, emra e kështu me radhë në kutitë e tekstit, mos e bëni këtë! Klikoni butonin Emri i plotë në skedën e Përgjithshme, për shembull, për të futur një emër. Klikoni butonin Business ose Home për të futur një adresë në kutinë e dialogut Kontrolloni adresën. Duke klikuar butonat dhe duke futur të dhëna në kutitë e dialogut, ju lejoni Outlook të ndajë pjesët përbërëse të emrave, adresave dhe numrave të telefonit. Si i tillë, Outlook mund të rendit emrat dhe adresat më lehtë, dhe mund të përdorë emrat dhe adresat si burim për postime masive dhe postime elektronike masive me Microsoft Word.

• Kur futni informacione për një kompani, jo për një person, lini bosh fushën Emri i plotë dhe vendosni emrin e kompanisë në fushën Kompania.

• Informacioni që ka rëndësi për ju: Nëse formulari nuk duket se ka një vend për të futur një lloj informacioni të caktuar, provoni të klikoni një buton trekëndësh dhe të zgjidhni një kategori të re informacioni nga menyja që shfaqet. Klikoni butonin trekëndësh pranë butonit Business dhe zgjidhni Home, për shembull, nëse doni të vendosni një adresë shtëpie në vend të një adrese biznesi.

• Skedari si: Hapni menynë rënëse File As dhe zgjidhni një opsion për regjistrimin e kontaktit në dosjen Kontaktet. Kontaktet regjistrohen në mënyrë alfabetike sipas mbiemrit, emrit, emrit të kompanisë ose kombinimeve të të treve. Zgjidhni opsionin që përshkruan më mirë se si prisni të gjeni kontaktin në dosjen Kontaktet.

• Adresat e postës : Nëse mbani më shumë se një adresë për një kontakt, shfaqni adresën në të cilën dëshironi të dërgoni postë dhe zgjidhni kutinë e kontrollit Kjo është adresa e postës.

• Adresat e postës elektronike: Mund të futni deri në tre adresa e-mail për çdo kontakt (kliko butonin e trekëndëshit dhe zgjidhni E-mail 2 ose E-mail 3 për të futur një adresë të dytë ose të tretë). Në kutinë e tekstit Display As, Outlook ju tregon se si do të duket linja To e mesazheve të postës elektronike kur i dërgoni e-mail një kontakti. Si parazgjedhje, linja Për të shfaq emrin e kontaktit të ndjekur nga adresa e tij ose e saj e postës elektronike në kllapa. Megjithatë, mund të futni çfarë të dëshironi në kutinë e tekstit "Afisho si" dhe nëse futja e diçkaje të ndryshme ju ndihmon të dalloni adresat e postës elektronike, vendosni diçka tjetër. Për shembull, shkruani Lydia – Personal në mënyrë që të mund të dalloni kur dërgoni e-mail në adresën personale të Lydia-s në krahasim me adresën e saj të biznesit.

• Fotot: Për të vendosur një foto dixhitale në një formular kontakti, klikoni butonin Shto foton e kontaktit dhe, në kutinë e dialogut Shto foton e kontaktit, zgjidhni një foto dhe klikoni butonin OK.

Sigurohuni që të shkruani disa fjalë në skedën e Përgjithshme për të përshkruar se si dhe ku e keni takuar kontaktin. Kur vjen koha për të hequr kontaktet në listën e dosjeve të Kontakteve, leximi i përshkrimeve mund t'ju ndihmojë të vendosni se kush do të hiqet dhe kush jo.

Kur të keni mbaruar me futjen e informacionit, klikoni butonin Ruaj dhe Mbyll. Nëse jeni me nxitim për të futur informacionin e kontaktit, klikoni butonin Ruaj dhe Ri. Duke vepruar kështu, hapet një formular bosh në mënyrë që të mund të regjistroni informacione për një kontakt tjetër.

Këtu është një mënyrë e shpejtë për të futur informacionin e kontaktit për dikë që ju ka dërguar një mesazh e-mail: Hapni mesazhin, kliko me të djathtën mbi emrin e dërguesit në rreshtin Për dhe zgjidhni Shto në Kontaktet e Outlook në menunë e shkurtoreve. Ju shikoni formularin e kontaktit. Futni më shumë informacion për dërguesin nëse mundeni dhe klikoni butonin Ruaj dhe Mbyll.

Importimi i postës elektronike dhe adresave nga një program tjetër

Supozoni se keni përdorur Outlook Express, Eudora ose Lotus Organizer për të trajtuar adresat tuaja të postës elektronike dhe të kontaktit, por tani jeni kthyer në Outlook. Çfarë bëni me mesazhet e postës elektronike, emrat dhe adresat në programin tjetër? Ju nuk mund t'i lini ata vetëm të ulen atje. Mund t'i importoni ato në Outlook dhe të vazhdoni aty ku e keni lënë.

Për të importuar e-mail dhe adresa kontakti nga një program tjetër, filloni duke zgjedhur File –> Import and Export. Ju shihni magjistarin e importit dhe eksportit. Ajo që do të bëni më pas varet nga vendi ku bëni tani dërgimin e postës elektronike dhe ndjekjen e adresave:

• Outlook Express: Zgjidhni Importo Internet Mail and Addresses dhe klikoni butonin Next. Në kutinë e dialogut Outlook Import Tool, zgjidhni Outlook Express, zgjidhni kutitë e kontrollit për të vendosur se çfarë të eksportoni (Mail, Adresat dhe/ose Rregullat) dhe klikoni përsëri butonin Next. Në kutinë e dialogut tjetër, zgjidhni opsionet për të vendosur se çfarë të bëni me hyrjet e dyfishta; pastaj klikoni butonin Finish.

• Eudora: Zgjidhni Importo Internet Mail and Addresses dhe klikoni butonin Next. Në kutinë e dialogut Outlook Import Tool, zgjidhni Eudora, zgjidhni opsionet për të vendosur se çfarë të bëni në lidhje me hyrjet e kopjuara dhe klikoni përsëri butonin Tjetër. Në kutinë e dialogut Browser for Folder, zgjidhni skedarin ku ruhen të dhënat Eudora dhe klikoni butonin OK.

• Lotus Organizer: Zgjidhni Import nga një program ose skedar tjetër, klikoni butonin Next, zgjidhni një version Lotus Organizer (4.x ose 5.x) dhe klikoni përsëri butonin Tjetër. Duke klikuar butonin Tjetër ndërsa vazhdoni, do t'ju kërkohet se si të trajtoni artikujt e kopjuar, të gjeni skedarin e të dhënave Lotus Organizer dhe të zgjidhni një dosje Outlook për të vendosur të dhënat.

Disa filtra të importit dhe eksportit nuk instalohen automatikisht nga Outlook. Outlook mund t'ju kërkojë të futni CD-në e Office në mënyrë që të instalojë një filtër.