Qeverisja e sitit të SharePoint

G overnance ka marrë lloj të një rap keq, pjesërisht për shkak të lidhjes së saj me skandalet bankare të viteve të fundit. Njerëzit e dëgjojnë fjalën dhe shqetësohen të gjithë ketri dhe ankthi, veçanërisht kur dikush propozon qeverisje që i prek ata. Por një plan i mirë-përpunuar i qeverisjes së uebsajtit të SharePoint nuk ka të bëjë me kufizimin e njerëzve; në fakt, ai përmban mjaft detaje për të siguruar një nivel të caktuar konsistence dhe mbikëqyrjeje. Qeverisja e faqes në internet ka të bëjë me njerëzit, politikat dhe proceset që krijojnë faqen tuaj. Qeverisja juaj ju ndihmon të kuptoni se si të aplikoni të gjitha veçoritë më të mira të reja të SharePoint.

Dështimi nuk është një opsion (as nuk është shikimi larg dhe fishkëllimë)

Një nga drejtuesit kryesorë të produkteve të Microsoft SharePoint ishte qëllimi për të vënë më shumë kontroll dhe konfigurim në duart e përdoruesve; SharePoint u krijua për të qenë Platforma e Popullit.

Dhe njerëzit, siç ndoshta e keni vënë re, priren të jenë të paparashikueshëm. Pra, SharePoint + Natyra Njerëzore = Kaos. Herët a vonë, një përhapje e pakontrolluar e sajteve dhe nënsajteve, mënyrave për të bërë gjërat, mënyrat e etiketimit dhe aplikimit të meta të dhënave dhe mënyrat e menaxhimit të dokumenteve do të prodhojnë vërtet një instalim shumë të vështirë të SharePoint. Përpjekja për të identifikuar dhe zbatuar qeverisjen në atë pikë mund të jetë një ushtrim zhgënjimi.

Kjo është një mënyrë e gjatë për të thënë se do t'ju duhet të trajtoni qeverisjen herët a vonë. Merrni këtë këshillë: Bëjeni qeverisjen e SharePoint një prioritet të lartë dhe filloni tani.

Marrja e blerjeve dhe mbështetjes ekzekutive

Planet e suksesshme të qeverisjes zakonisht kanë një avokat me shikueshmëri të lartë për t'i mbështetur dhe komunikuar ato. Kështu që gjeni një ekzekutiv për të blerë. Nuk do ta keni shumë të vështirë t'ia bëni çështjen udhëheqësisë; ata tashmë kanë investuar në një platformë të fuqishme SharePoint, dhe me siguri po mbështet funksione që janë vendimtare për suksesin e organizatës suaj. Rendisni mbështetjen ekzekutive dhe merrni atë mbështetje për të nxitur formimin dhe pjesëmarrjen në aktivitetet e komitetit qeverisës.

Ndërtimi i një grupi efektiv të qeverisjes

Ekipi i TI zakonisht dominon komitetet e qeverisjes; ata duhet të menaxhojnë hapësirën e serverit, të merren me grupet e sigurisë dhe të zbatojnë funksionalitete të reja. Këto janë motivim i mjaftueshëm për të zyrtarizuar shumë nga ato që bëjnë me SharePoint. Por një komitet qeverisës i përbërë tërësisht apo edhe kryesisht nga burime të TI-së nuk do t'ju çojë atje ku duhet të jeni.

Përveç sponsorit tuaj ekzekutiv, grupi juaj i qeverisjes duhet të përfaqësojë një përzierje të larmishme:

• Përfshini përfaqësues nga biznesi. Punonjësit e informacionit që përdorin SharePoint gjatë gjithë kohës shpesh janë në pozitën më të mirë për të prodhuar politika realiste të qeverisjes dhe për të identifikuar gjithashtu boshllëqet e qeverisjes.
• Përfshini përfaqësues nga çdo fushë përputhshmërie. Ata mund të mbrojnë qeverisjen që promovon respektimin e rregulloreve që ndikojnë në biznesin tuaj.
• Rekrutoni njerëz nga komunikimet dhe trajnimet e korporatave. Këta njerëz janë të vendosur jo vetëm për të adresuar qeverisjen në fusha të tilla si marka, por gjithashtu mund të ndihmojnë në hartimin e një plani për të publikuar vendimet e qeverisjes dhe për të ofruar menaxhimin e ndryshimeve organizative për të mbështetur ato vendime.

Gjetja e nivelit të duhur

Mos u mundoni të identifikoni dhe adresoni gjithçka që dikush mund të bëjë me SharePoint; siguroni parmakë mbrojtëse për të drejtuar përdoruesit tuaj në gjërat e duhura për të bërë ose për të shmangur. Këto gjëra ndryshojnë sipas organizatës; nuk ka asnjë listë magjike se çfarë duhet adresuar. (Organizatat më të mëdha priren të kenë nevojë për më shumë qeverisje sesa organizatat më të vogla.)

Me kalimin e kohës, grupi juaj qeverisës do të zbulojë fusha që kanë nevojë për qeverisje dhe kjo do të ndihmohet nëse tashmë keni një proces të qartë për të propozuar, vlerësuar dhe zbatuar qeverisjen kur dhe ku lind nevoja.

E juaja, e imja, e jona: vendosja se kush zotëron çfarë

Filloni një përpjekje për qeverisje duke menduar se kush: Kush mund të bëjë çfarë? Kush zotëron çfarë? Për shembull, mund të filloni me identifikimin se kush mund të ofrojë sajte të nivelit të lartë dhe kush mund të ofrojë nënsajte. Ose kush duhet të përcaktojë se ku i përkasin disa lloje dokumentesh. Ose kush vendos se çfarë meriton një lloj përmbajtjeje të re (dhe kush i zotëron ndryshimet në të).

Nëse keni navigim global, identifikoni se kush vendos se çfarë shkon atje. Dhe kështu me radhë. Kush do të sugjerojë se si, kështu që ju mund ta konsideroni atë më pas.

Një nga ushtrimet tona të preferuara të qeverisjes është projektimi i faqes kryesore në ekran për grupin tuaj të qeverisjes. Pastaj pyesni se kush ka autoritetin për të përditësuar faqen. Për shkak se faqja kryesore zakonisht lidhet me shumë faqe të tjera, natyrisht që e çon diskutimin në zona të tjera të portalit që kanë nevojë për pronësi.

(Ri)Vizita e politikave të rrjeteve sociale

Nëse keni një plan të qeverisjes së mediave sociale, ai mund të jetë zhvilluar për të qeverisur mjetet e jashtme të rrjeteve sociale; nëse është kështu, ju duhet ta rishikoni atë në kontekstin e SharePoint.

Kur mediat sociale, të tilla si mesazhet e çastit, filluan të përhapeshin, shumë kompani u përgjigjën duke bllokuar aksesin në internet në ato aplikacione nga frika se çfarë do të thoshin punonjësit dhe sa kohë do të humbnin duke i përdorur ato. Po kështu, bordet e diskutimit në internet dhe wiki-të u trajtuan me dyshim dhe të gjitha llojet e rregullave dhe rregulloreve të korporatave u ngritën rreth tyre, duke i bërë shumë intranete të korporatave më shumë si burgje. Me kalimin e kohës, disa kompani evoluan qeverisjen rreth asaj se kur dhe si punonjësit përdorën rrjetet sociale të jashtme në kohën e kompanisë ose duke përdorur emrin e kompanisë. Qëllimi ishte që të gjithë të fokusoheshin te dokumentet dhe të dhënat dhe të minimizoheshin shkëmbimet ndërpersonale.

Përfundimisht, organizatat që mendojnë përpara e kuptuan se lehtësimi aktiv i ndërveprimeve joformale ndërmjet individëve mund të përfitonte organizatën duke e bërë shkëmbimin e informacionit më efikas, duke zbuluar grupe të fshehura ekspertize dhe (oh, meqë ra fjala) duke pranuar se njerëzit janë krijesa sociale që kanë nevojë për një shkallë e caktuar e kontaktit njerëzor për t'u ndjerë të lumtur në punë.

SharePoint integron komponentët e mediave sociale të përdorura në botën reale në vendin e punës. Dhe aftësia e punonjësve jo vetëm për t'u lidhur me kolegët e tyre, por edhe për të përdorur një mjet të sanksionuar nga korporata (SharePoint) për të ndjekur aktivitetet e kolegëve (nëpërmjet prurjeve të drejtpërdrejta dhe përditësimeve të statusit të mikroblogut të ngjashëm me Twitter), shkëmbimin e mendimeve me kolegët (nëpërmjet etiketimit social dhe vlerësimet), dhe informacioni i grupit (wikis) përfaqëson një ndryshim të rëndësishëm nga mediat e jashtme sociale. Pra, nëse keni një politikë specifike qeverisjeje rreth mediave sociale, rishikoni atë në kontekstin e komunikimeve të brendshme. Ndoshta do të zbuloni se keni nevojë për një strategji krejtësisht të re.

Dizajn dhe markë

Pavarësisht nëse SharePoint juaj është një portal i brendshëm ose një faqe interneti me pamje publike, ndërfaqja duhet të pasqyrojë imazhin tuaj të korporatës, të paraqesë një nivel të caktuar të integritetit të dizajnit dhe t'u sigurojë përdoruesve një skemë të qëndrueshme navigimi që i ndihmon ata të gjejnë rrugën e tyre.

Plani juaj i qeverisjes duhet të trajtojë pamjen dhe ndjesinë dhe mënyrën se si gjëra të tilla si navigimi global vazhdojnë në faqen tuaj.

Menaxhimi i përmbajtjes

Metadatat, llojet e përmbajtjes dhe taksonomitë (oh my!) mund të ndihmojnë në reduktimin e plagës së informacionit të tepërt, por paksa të ndryshëm.

Për të shfrytëzuar menaxhimin e përmbajtjes së instalimit tuaj të SharePoint, inkurajoni qëndrueshmërinë rreth meta të dhënave dhe mënyrës se si etiketohen gjërat. Llojet e përmbajtjes janë një mënyrë e shkëlqyeshme për të siguruar që një grup bazë etiketash të aplikohen vazhdimisht në përmbajtje të ngjashme, duke e bërë përmbajtjen më të lehtë për t'u gjetur, më të lehtë për t'u ripërdorur dhe më të lehtë për t'u filtruar. Pra, identifikoni meta të dhënat kryesore që duhet të zyrtarizohen nëpërmjet llojeve të përmbajtjes dhe të aplikohen nëpër sajtet e SharePoint, dhe më pas zhvilloni qeverisjen rreth tyre.

Ripërdorimi i pjesëve të internetit

Një veçori e shkëlqyer e SharePoint është fakti që dikush mund të krijojë një pjesë Web vërtetë të dobishme dhe më pas ta eksportojë dhe importojë atë për përdorim diku tjetër. Shumë pjesë të uebit të palëve të treta janë të disponueshme për shkarkim në ueb. Fatkeqësisht, disa pjesë të uebit përmbajnë kod me qëllim të keq që mund të paraqesin probleme sigurie ose thjesht nuk funksionojnë siç reklamohet. Po kështu, edhe disa pjesë të uebit të zhvilluara nga brenda mund të paraqesin probleme nëse i lejojnë përdoruesit t'i konfigurojnë ato. Kur të jeni gati të përdorni një pjesë të uebit të palës së tretë, sigurohuni që të shikoni një kompani me reputacion me shumë ekspertizë të SharePoint.

Pjesët e uebit duhet t'i nënshtrohen kontrolleve përpara se të shtohen në sajtet tuaja të SharePoint. Zhvilloni qeverisjen rreth mënyrës se si ato testohen dhe miratohen, si duket procesi i kontrollit të ndryshimeve dhe si lëshohen dhe vihen në dispozicion.

Mbajtja aktuale e gjërave: menaxhimi i operacioneve në ueb

Menaxhimi i Operacioneve në Ueb është kujdesi dhe ushqimi i sajteve tuaja të SharePoint. Mund ta keni të lehtë të mendoni për faqet e SharePoint si projekte me fillime, mesi dhe funde të përcaktuara. Por në realitet, ato janë më organike se kaq. Faqet e internetit janë si entitete të gjalla, të cilat rriten dhe ndryshojnë me kalimin e kohës. Ashtu si gardhe dekorative, ato kërkojnë krasitje dhe mirëmbajtje ose dalin jashtë kontrollit mjaft shpejt.

Sa më shumë trafik të shohë faqja juaj, aq më e rëndësishme është të qëndroni në krye të asaj mirëmbajtjeje. Menaxherët e Operacioneve të Uebit përdorin gërshërët e krasitjes që formësojnë SharePoint për të pasqyruar vizionin strategjik dhe qëllimet teknike të kompanisë, ndërkohë që sigurojnë që gjëra të tilla si verifikimi që lidhjet ende funksionojnë ose identifikimi dhe fshirja e përmbajtjeve të parëndësishme ose të vjetruara, të kryhen. Duhet të caktoni dikë me gishtin e madh të gjelbër për të krasitur dhe ujitur faqen tuaj të SharePoint.