Pyetjet kryesore që duhet të bëni përpara se të shpërndani panelin tuaj të Excel

Përpara se të dërgoni pultin e përfunduar të Excel-it, ia vlen koha që të tërhiqeni dhe të bëni disa pyetje kyçe. Përdorni këto pyetje si një listë kontrolli përpara se të shpërndani pultin tuaj.

A paraqet pulti juaj informacionin e duhur?

Shikoni informacionin që po prezantoni dhe përcaktoni nëse ai përmbush qëllimin e panelit të kontrollit të identifikuar gjatë mbledhjes së kërkesave. Mos kini turp për të sqaruar përsëri qëllimin e pultit me përdoruesit tuaj kryesorë. Ju dëshironi të shmangni ndërtimin e pultit në vakum. Lejo që disa përdorues testues të shohin përsëritje ndërsa e zhvillon. Në këtë mënyrë, komunikimi mbetet i hapur dhe nuk do të shkoni shumë larg në drejtimin e gabuar.

A ka një qëllim gjithçka në panelin tuaj?

Hidhini një sy të sinqertë se sa informacione në panelin tuaj të kontrollit nuk e mbështesin qëllimin e tij kryesor. Për ta mbajtur pultin tuaj sa më të vlefshëm që të jetë e mundur, nuk dëshironi ta holloni atë me të dhëna të njohura që janë interesante, por jo të zbatueshme.

Nëse të dhënat nuk e mbështesin qëllimin kryesor të pultit, lëreni jashtë. Asgjë nuk thotë se duhet të plotësoni çdo pjesë të hapësirës së bardhë në faqe.

A e shfaq pulti juaj në mënyrë të dukshme mesazhin kyç?

Çdo pult ka një ose më shumë mesazhe kyçe. Ju dëshironi të siguroheni që këto mesazhe të shfaqen në mënyrë të dukshme. Për të testuar nëse mesazhet kryesore në një panel pulti janë të dukshme, qëndroni prapa dhe shikoni sytë ndërsa shikoni panelin. Shikoni larg dhe më pas shikoni panelin e kontrollit disa herë. Çfarë ju kërcen së pari? Nëse nuk janë komponentët kryesorë që dëshironi të shfaqni, do të duhet të ndryshoni diçka.

Këtu janë disa veprime që mund të ndërmerrni për të siguruar që komponentët tuaj kryesorë të kenë rëndësi.

• Vendosni përbërësit kryesorë të pultit tuaj në pjesën e sipërme majtas ose në mes të majtë të faqes. Studimet tregojnë se këto zona tërheqin më shumë vëmendjen për periudha më të gjata.

• Hiqni theksin nga kufijtë, sfondet dhe elementët e tjerë që përcaktojnë zonat e pultit. Mundohuni të përdorni hapësirën e bardhë natyrale midis komponentëve tuaj për të ndarë pultin tuaj. Nëse kufijtë janë të nevojshëm, formatojini ato në nuanca më të lehta se të dhënat tuaja.

• Formatoni etiketat dhe tekstin tjetër në nuanca më të lehta se të dhënat tuaja. Etiketat me ngjyra të lehta u japin përdoruesve tuaj informacionin që u nevojitet pa i shpërqendruar ata nga informacioni i shfaqur.

A mund ta mirëmbash këtë panel?

Ekziston një ndryshim i madh midis përditësimit të një pulti dhe rindërtimit të një pulti. Përpara se të dërgoni me entuziazëm pultin me pamje të ëmbël që sapo ndërtuat, merrni një moment për të menduar për mirëmbajtjen e një pulti të tillë. Ju dëshironi të mendoni për shpeshtësinë e përditësimeve dhe cilat procese duhet të kaloni sa herë që përditësoni të dhënat. Nëse është një ngjarje raportimi një herë, vendoseni atë pritshmëri me përdoruesit tuaj. Nëse e dini se do të bëhet një raport i përsëritur, do të dëshironi të negocioni vërtet kohën e zhvillimit, intervalet e rifreskimit dhe fazat përpara se të bini dakord për ndonjë orar.

A e shfaq qartë pulti juaj shtrirjen dhe jetëgjatësinë e tij?

Një pult duhet të specifikojë qartë qëllimin dhe jetëgjatësinë e tij. Kjo do të thotë, çdokush duhet të jetë në gjendje të shikojë pultin tuaj dhe të dijë periudhën me të cilën është e rëndësishme dhe shtrirjen e informacionit në pultin. Kjo vjen në disa gjëra të thjeshta që mund të bëni për të etiketuar në mënyrë efektive panelet dhe raportet tuaja.

• Gjithmonë përfshini një vulë kohore në pultin tuaj. Kjo minimizon konfuzionin kur shpërndahet i njëjti panel ose raport me këste mujore ose javore.

• Gjithmonë përfshini një tekst që tregon se kur janë marrë të dhënat për masat. Në shumë raste, koha e të dhënave është një pjesë kritike e informacionit kur analizohet një masë.

• Përdorni tituj përshkrues për çdo komponent në pultin tuaj. Sigurohuni që të shmangni titujt e fshehtë me shumë akronime dhe simbole.

A është pulti juaj i dokumentuar mirë?

Është e rëndësishme të dokumentoni pultin tuaj dhe modelin e të dhënave pas tij. Kushdo që ka trashëguar ndonjëherë një fletë pune në Excel e di se sa e vështirë mund të jetë përkthimi i rrotullimeve të ndryshme analitike që hyjnë në një raport. Nëse jeni me fat, modeli i të dhënave do të jetë mjaft i vogël për t'u bashkuar brenda një jave apo më shumë. Nëse nuk jeni aq me fat, do t'ju duhet të hiqni dorë nga i gjithë modeli dhe të filloni nga e para.

Dokumentacioni as që duhet të jetë hifalutin gjëra të zbukuruara. Disa gjëra të thjeshta mund të ndihmojnë në dokumentimin e pultit tuaj.

• Shtoni një skedë Model Harta në modelin tuaj të të dhënave. Skeda e Hartës së Modelit është një fletë e veçantë që mund ta përdorni për të përmbledhur diapazonin kryesor në modelin e të dhënave dhe për të përcaktuar se si çdo varg ndërvepron me komponentët e raportimit në shtresën përfundimtare të prezantimit.

• Përdorni komentet dhe etiketat pa masë. Është e mahnitshme se si disa komente dhe etiketa shpjeguese mund të ndihmojnë në sqarimin e modelit tuaj edhe pasi keni qenë larg modelit tuaj të të dhënave për një kohë të gjatë.

• Përdorni ngjyrat për të identifikuar vargjet në modelin tuaj të të dhënave. Përdorimi i ngjyrave në modelin tuaj të të dhënave ju mundëson të shikoni shpejt një sërë qelizash dhe të merrni një tregues bazë të asaj që bën ai diapazon. Çdo ngjyrë mund të përfaqësojë një lloj gamë. Për shembull, e verdha mund të përfaqësojë tabelat e renditjes, gri mund të përfaqësojë formula dhe vjollca mund të përfaqësojë tabela referencë.

A është paneli juaj i përshtatshëm për përdoruesit?

Përpara se të shpërndani pultin tuaj, dëshironi të siguroheni që është i përshtatshëm për përdoruesit. Nuk është e vështirë të merret me mend se çfarë do të thotë miqësore për përdoruesit:

• Intuitive: Pulti juaj duhet të jetë intuitiv për dikë që nuk e ka parë kurrë. Provoni atë te dikë dhe pyesni atë person nëse ka kuptim. Nëse duhet të filloni të shpjegoni se çfarë thotë pulti, diçka nuk është në rregull. A ka nevojë pulti për më shumë etiketa, grafikë më pak të ndërlikuar, një plan urbanistik më të mirë, më shumë të dhëna, më pak të dhëna? Është një ide e mirë të marrësh komente nga disa përdorues.

• Lehtë për t'u naviguar: Nëse pulti juaj është dinamik, duke lejuar ndërveprim me makro ose tabela kryesore, sigurohuni që navigimi të funksionojë mirë. A duhet përdoruesi të klikojë në disa vende për të arritur te të dhënat e saj? A është i përshtatshëm numri i stërvitjeve? A duhet shumë kohë për të kaluar nga një pamje në tjetrën? Përsëri, testoni pultin tuaj në disa përdorues. Dhe sigurohuni që të provoni çdo veçori interaktive të panelit të kontrollit në disa kompjuterë të ndryshëm nga i juaji.

• Printon siç duhet: Asgjë nuk është më e bezdisshme sesa printimi i një pulti vetëm për të zbuluar se personi që krijoi pultin nuk gjeti kohë për t'u siguruar që ai të printonte saktë. Sigurohuni që të vendosni opsionet e printimit në skedarët tuaj Excel në mënyrë që tabelat tuaja të printohen siç duhet.

A është pulti juaj i saktë?

Asgjë nuk e vret pultin apo raportin më shpejt sesa perceptimi se të dhënat në të janë të pasakta. Nuk është brenda mundësive të mia t'ju them se si të përcaktoni nëse të dhënat tuaja janë të sakta. Sidoqoftë, mund të nënvizoni tre faktorë që krijojnë perceptimin se një panel pulti është i saktë:

• Përputhshmëria me burimet autoritative: Është e qartë se nëse të dhënat tuaja nuk përputhen me burimet e tjera të raportimit, do të keni një problem me besueshmërinë e të dhënave - veçanërisht nëse ato burime të tjera konsiderohen si burime autoritative. Jini të vetëdijshëm për burimet e të dhënave që konsiderohen të jenë ungjill në organizatën tuaj. Nëse pulti juaj përmban të dhëna të lidhura me një burim autoritar, krahasoni të dhënat tuaja me atë burim për të siguruar qëndrueshmëri.

• Konsistenca e brendshme: Nuk është kurrë argëtuese të shpjegosh pse një pjesë e pultit tënd nuk përputhet me pjesët e tjera të të njëjtit panel. Ju dëshironi të siguroni një nivel të qëndrueshmërisë së brendshme brenda pultit tuaj. Sigurohuni që përbërësit e krahasueshëm në zona të ndryshme të pultit tuaj të jenë në përputhje me njëri-tjetrin. Nëse ka një arsye për mospërputhje, shënoni qartë ato arsye. Është e mahnitshme se sa mirë një shënim i thjeshtë sqaron pyetjet rreth të dhënave.

• Përvoja personale: A keni parë ndonjëherë dikë të shikojë një raport dhe të thotë "Nuk duket mirë?" Ata po përdorin atë që disa njerëz e quajnë "ndjesi e brendshme" për të vlerësuar qëndrueshmërinë e të dhënave. Askush nuk i shikon numrat në vakum. Kur shikoni çdo analizë, ju sillni me vete vite të tëra njohurish personale, ndërveprimi dhe përvojë. Ju në mënyrë të pandërgjegjshme i përdorni këto përvoja në vlerësimin tuaj të informacionit. Kur përcaktoni saktësinë e pultit tuaj, merrni parasysh "njohuritë anekdotike" organizative. Nëse është e mundur, tregojini pultin tuaj disa ekspertëve të përmbajtjes në kompaninë tuaj.