Përpara se të zhyteni në krijimin e aplikacionit tuaj të personalizuar SharePoint, duhet të bëni disa planifikime. Marrja e informacionit nuk është asgjë e re. Qytetërimet e lashta (mijëvjeçarë më parë) përdornin pllaka guri ose balte, organizatat para kompjuterike (dekada më parë) përdornin makina shkrimi dhe shumë organizata ende përdorin Excel. Shpesh, problemi me të dhënat nuk është në mbledhjen e tyre, por në ndarjen dhe grumbullimin e tyre.
Excel bën një punë të shkëlqyeshme me grumbullimin e të dhënave, por jo një punë kaq të shkëlqyer me ndarjen. SharePoint ka të bëjë me ndarjen (prandaj emri). Një aplikacion SharePoint është një kontejner i centralizuar i të dhënave që menaxhohet dhe mirëmbahet lehtë. Përveç kësaj, nga vetë natyra e një portali të centralizuar në internet, të dhënat ndahen dhe shikohen lehtësisht nga kushdo në organizatë me akses.
Krijimi i një aplikacioni posaçërisht për nevojat tuaja të të dhënave është i rëndësishëm. Ju duhet të përcaktoni kolonat e të dhënave që do të kapni dhe se si të dhënat do të lidhen me njëra-tjetrën. Përveç kësaj, ju duhet të përcaktoni se cilat të dhëna do të jenë të vlefshme dhe cilat duhet të refuzohen.
Planifikimi i një liste të personalizuar është i ngjashëm me fillimin e një spreadsheet të ri në Excel ose një tabelë në Access. Në të gjitha rastet, një planifikim i vogël paraprak kursen kohë në planin afatgjatë. Planifikoni përpara në mënyrë që të dini se në çfarë rendi dëshironi të jenë kolonat dhe cilat opsione dëshironi në listat rënëse.
Kolonat mund të quhen gjithashtu fusha (për ato që përdoren për terminologjinë e bazës së të dhënave). Kur këto kolona përdoren për të përshkruar skedarët (zakonisht dokumente në një aplikacion të Bibliotekës së Dokumenteve), ato quhen gjithashtu si meta të dhëna ose veçori (të skedarit).
Një nga veçoritë e rregullta të SharePoint është aftësia për të shtuar kolona në aplikacionet e paracaktuara. Procesi për shtimin e kolonave është i njëjtë në aplikacionet e Bibliotekës dhe Listës. Sidoqoftë, në një aplikacion "Biblioteka", kolonat tuaja kapin informacione rreth një skedari, si p.sh. kategoria ose autori i tij. Aplikacionet e listave në përgjithësi janë të gjitha kolonat e të dhënave dhe përdoren për gjurmim dhe komunikim.