Përmirësoni raportet tuaja në Excel me formatimin efektiv të numrave

Mënyra se si hartohet një tabelë ka një efekt të drejtpërdrejtë në atë se sa mirë një audiencë thith dhe interpreton të dhënat në atë tabelë. Në raportimin në Excel, çdo informacion në tabelën tuaj duhet të ketë një arsye për të qenë atje. Në një përpjekje për të sqaruar, tabelat shpesh e përmbytin audiencën me bojë të tepërt që nuk i shton vlerë informacionit.

Për shembull, shpesh do të shihni tabela që tregojnë një numër si 145,57 dollarë kur një 145 e thjeshtë do të ishte mirë.

Pse të përfshini numrat dhjetorë shtesë, të cilët shërbejnë vetëm për të shtuar masën e numrave që auditori juaj duhet të kalojë?

Këtu janë disa udhëzime që duhen mbajtur parasysh kur aplikoni formate për numrat në tabelën tuaj:

• Përdorni numra dhjetorë vetëm nëse kërkohet ai nivel saktësie.

• Në përqindje, përdorni vetëm numrin minimal të dhjetoreve të kërkuara për të përfaqësuar të dhënat në mënyrë efektive.

• Në vend që të përdorni simbolet e monedhës (si $ ose £), lërini etiketat tuaja të sqarojnë se po i referoheni vlerave monetare.

• Formatoni numra shumë të mëdhenj në vendin e mijërave ose milionave.

• Rreshtoni numrat djathtas në mënyrë që të lexohen dhe krahasohen më lehtë.

Kjo figurë tregon një tabelë të dizajnuar keq.

Kjo figurë tregon të njëjtën tabelë me formatimin e duhur të numrave të aplikuar. Vini re se shumat e mëdha të të ardhurave dhe të marzhit të dollarit janë konvertuar në vendin e mijërave. Për më tepër, etiketat mbi numrat tani tregojnë qartë një gjë të tillë.

Përqindjet janë shkurtuar për të mos treguar numra dhjetorë. Gjithashtu, kodimi i ngjyrave tërheq vëmendjen te kolona Margin %, metrika kryesore në këtë tabelë.

Çuditërisht, të gjitha këto përmirësime janë bërë thjesht me formatimin e numrave. Kjo është e drejtë; nuk u përdorën formula për të kthyer numrat e mëdhenj në vendin e mijërave, asnjë formatim i kushtëzuar nuk u përdor për të koduar me ngjyra fushën e Marzhit % dhe nuk kishte asnjë lloj truke të tjera periferike.