Përmbajtja Online dhe Llojet e Përmbajtjes së SharePoint

Një nga shumë veçoritë interesante që ofron SharePoint Online është aftësia për përdoruesit që jo vetëm të ngarkojnë dokumente, por edhe të krijojnë një dokument të ri Word direkt nga biblioteka e dokumenteve duke klikuar Dokumentet nga Veglat e Bibliotekës në Shirit dhe më pas duke klikuar i ri. Ky veprim hap një dokument të ri bosh në Microsoft Word që do të ruhet në internet pasi t'i jepni një emër skedari.

Ajo që shumica e përdoruesve të rinj të SharePoint nuk e dinë është se ju mund të "ngarkoni" një lidhje në një dokument në një bibliotekë tjetër ose të krijoni dokumente të reja të Microsoft Office përveç Word-it. Në rastin e parë, kjo eliminon dokumentet e kopjuara që mund të bëhen një makth për t'u sinkronizuar. Për këtë të fundit, ai thjeshton krijimin e dokumenteve të bazuara në forma.

Ngarkimi i një lidhjeje në vend të një skedari bëhet i mundur nga veçoritë e përmbajtjes së SharePoint dhe llojeve të përmbajtjes. Mendoni për përmbajtjen si dokumentin Word që keni ngarkuar ose skedarin e ri që keni krijuar nga biblioteka e dokumenteve. Mënyra se si i keni përcaktuar cilësimet për dokumentet tuaja është lloji i përmbajtjes.

Mbani një version të një dokumenti në sajte të shumta SharePoint Online

Ju menaxhoni dy sajte të veçanta të SharePoint dhe keni një dokument që dëshironi të ndani midis dy sajteve. Nëse krijoni dy dokumente për të ngarkuar një për çdo sajt, duhet të përditësoni dy dokumente kur diçka ndryshon. Për të shmangur punën shtesë, mund të ngarkoni një dokument në një sajt dhe të "ngarkoni" një lidhje për dokumentin në faqen tjetër. Për ta bërë këtë, ndiqni këto hapa:

Në bibliotekën e dokumenteve ku dëshironi të shtoni lidhjen, klikoni në skedën Biblioteka nga menyja Veglat e Bibliotekës në Shirit.

Klikoni Cilësimet e Bibliotekës në Shirit.

Nën Cilësimet e Përgjithshme, klikoni Cilësimet e Avancuara.

Nën Lejo menaxhimin e llojeve të përmbajtjes, zgjidhni Po. Lëvizni poshtë dhe klikoni OK.

Nën Llojet e përmbajtjes, shihni se Dokumenti është renditur tashmë si lloji i parazgjedhur i përmbajtjes.

Klikoni lidhjen Shto nga llojet ekzistuese të përmbajtjes së sajtit poshtë llojit të përmbajtjes së dokumentit.

Në faqen Shto Llojet e Përmbajtjes, zgjidhni Lidhje me një Dokument poshtë kutisë Llojet e përmbajtjes së disponueshme të sitit:.

Klikoni butonin Shto në mes për të shtuar llojin e përzgjedhur të përmbajtjes në kutinë Llojet e përmbajtjes për të shtuar: në të djathtë.

Klikoni OK.

Ju ktheheni te faqja e Cilësimeve të Bibliotekës së Dokumenteve.

Tani që keni shtuar Lidhjet si një lloj përmbajtjeje, le ta shohim atë në veprim. Dilni nga pamja e cilësimeve të bibliotekës dhe kthehuni te biblioteka juaj e dokumenteve. Për ta bërë këtë, ndiqni këto hapa:

Klikoni skedën Dokument nga menyja "Mjetet e Bibliotekës" në Shirit.

Klikoni ikonën "Dokumenti i ri" për të shfaqur llojet e përmbajtjes në dispozicion. Zgjidhni Lidhje me një Dokument.

Në lidhjen e re me një dritare dokumenti që shfaqet, vendosni emrin e dokumentit dhe URL-në.

Klikoni OK.

Ju ktheheni në bibliotekën tuaj të dokumenteve.

Viola! Tani mund ta shihni lidhjen e renditur sikur të ishte një dokument i vërtetë në bibliotekë. Kur përditësoni skedarin origjinal, lidhja do të hapë gjithmonë versionin më të fundit të skedarit me të cilin është lidhur.

Shtoni një shabllon Excel në llojin e përmbajtjes SharePoint Online

Ju dëshironi të jeni në gjendje të krijoni jo vetëm dokumente Word nga biblioteka juaj, por edhe skedarë Excel. Skedari Excel që dëshironi të përdorni kur krijoni skedarë të rinj Excel është një model formulari për një faturë që keni krijuar. Për ta arritur këtë, fillimisht duhet të shtoni shabllonin e faturës tuaj si një lloj përmbajtjeje të re në koleksionin e sajtit.

Hapi i dytë është që më pas të shtoni këtë lloj të ri përmbajtjeje në bibliotekën tuaj të dokumenteve duke ndjekur hapat 1 deri në 9 në seksionin e mëparshëm, por duke zëvendësuar Lidhjen me një Dokument me modelin e ri të formularit Excel.

Për të shtuar shabllonin e faturës si një lloj përmbajtjeje të re në koleksionin e sajtit, ndiqni këto hapa:

Në sajtin prind, shkoni te Veprimet e sitit → Cilësimet e sitit.

Nën Galeritë, klikoni Llojet e përmbajtjes së sitit dhe klikoni Krijo.

Jepini atij një emër (Modeli i faturës), vendosni një përshkrim nëse është e nevojshme dhe zgjidhni llojin e përmbajtjes së dokumentit nën Zgjidh llojin e përmbajtjes prind nga.

Zgjidhni Dokumentin nën Lloji i përmbajtjes prind dhe zgjidhni një nga grupet ekzistuese ose krijoni një grup të ri për llojin tuaj të ri të përmbajtjes dhe më pas klikoni OK.

Klikoni Advanced nën Cilësimet, zgjidhni Ngarko një model të ri dokumenti, shfletoni për shabllonin tuaj dhe më pas klikoni OK.

Modeli juaj i ri shfaqet tani si opsion kur krijoni dokumente të reja në bibliotekën tuaj të dokumenteve.