Përgatitja e të dhënave për parashikimin e shitjeve në Excel

Cila metodë e parashikimit që përdorni bën ndryshim, por pavarësisht nga zgjedhja juaj, në Excel duhet të konfiguroni të dhënat tuaja bazë në një mënyrë të veçantë. Excel e preferon nëse të dhënat tuaja janë në formën e një tabele. Në vijim është një përmbledhje e shpejtë.

Përdorimi i tabelave

Nuk ka asgjë misterioze për një tabelë Excel. Një tabelë është diçka shumë e ngjashme me një bazë të dhënash. Fleta juaj e punës në Excel ka kolona dhe rreshta, dhe nëse vendosni një tabelë atje, ju vetëm duhet të menaxhoni tre kërkesa:

• Mbani variabla të ndryshëm në kolona të ndryshme. Për shembull, mund të vendosni datat e shitjeve në një kolonë, shumat e shitjeve në një kolonë tjetër, emrat e përfaqësuesve të shitjeve në një tjetër, linjat e produkteve në një tjetër.
• Mbani shënime të ndryshme në rreshta të ndryshëm. Kur bëhet fjalë për regjistrimin e informacionit të shitjeve, mbani shënime të ndryshme të shitjeve në rreshta të ndryshëm. Vendosni informacionin për një shitje që është bërë më 15 janar në një rresht dhe informacionin për një shitje të bërë më 16 janar në një rresht tjetër.
• Vendosni emrat e variablave në rreshtin e parë të tabelës. Për shembull, mund të vendosni "Data e shitjes" në kolonën A, "Të ardhurat" në kolonën B, "Përfaqësuesi i shitjeve" në kolonën C dhe "Produkti" në kolonën D.

Figura tregon një tabelë tipike Excel.

Ju nuk keni nevojë t'i mbani të dhënat në rendin e datës - ju mund ta trajtoni atë më vonë.

Pse të shqetësoheni me tavolina? Sepse shumë mjete Excel, duke përfshirë ato që përdorni për të bërë parashikime, mbështeten në tabela. Grafikët - të cilët ju ndihmojnë të vizualizoni se çfarë po ndodh me shitjet tuaja - mbështeten në tabela. Tabelat kryesore - të cilat janë mënyra më e fuqishme që keni për të përmbledhur rezultatet tuaja të shitjeve në Excel - mbështeten shumë në tabelat. Shtesa e Analizës së të Dhënave - një mënyrë shumë e dobishme për të bërë parashikime - mbështetet gjithashtu në tabela.

Për vite, Excel varej nga një rregullim informal i të dhënave të quajtur një listë . Një listë dukej shumë si një tabelë tani, me emrat e fushave në rreshtin e saj të parë, të ndjekur nga të dhënat. Por një listë nuk kishte veçori të integruara, si p.sh. numërimet ose filtrat e rekordeve ose rreshtat totale apo edhe një emër. Ju duhej të ndërmerrnit hapa të veçantë për të identifikuar numrin e rreshtave dhe kolonave të zëna në listë.

Në Excel 2007, Microsoft shtoi tabela si një veçori të re dhe tabelat kanë të gjitha ato gjëra që mungojnë listat. Një aspekt i tabelave është veçanërisht i dobishëm për parashikimin e shitjeve. Ndërsa koha kalon dhe ju merrni më shumë informacion në lidhje me shifrat e shitjeve, dëshironi të shtoni të dhënat e reja në bazën tuaj. Duke përdorur listat, ju duhej të përcaktoni atë që quhet emri i diapazonit dinamik për të akomoduar të dhënat e reja.

Me tabelat, gjithçka që duhet të bëni është të siguroni një rekord të ri, zakonisht në një rresht të ri në fund të tabelës. Kur e bëni këtë, tabela zgjerohet automatikisht për të kapur të dhënat e reja. Çdo gjë në librin e punës - grafikët, formulat, çfarëdo - përditësohet gjithashtu automatikisht për të pasqyruar informacionin e ri. Tabelat janë një përmirësim i madh në krahasim me listat dhe ky libër i përdor ato gjerësisht.

Renditja e të dhënave tuaja

"Renditja e të dhënave tuaja" mund të tingëllojë paksa si "ngjyrosje brenda rreshtave". Marrëveshja është që ju duhet t'i tregoni Excel-it se sa keni shitur në 1999, dhe më pas sa në 2000, dhe në 2001, e kështu me radhë. Nëse do ta bëni këtë, duhet t'i vendosni të dhënat në rend kronologjik.

Mënyra më e mirë për të vendosur të dhënat tuaja në rend kronologjik në Excel është me anë të tabelave kryesore. Një tabelë kryesore merr regjistrime individuale që janë në një tabelë Excel (ose në një bazë të dhënash të jashtme) dhe kombinon të dhënat në mënyra që ju kontrolloni. Ju mund të keni një tabelë që tregon vlerën e një viti të shitjeve, duke përfshirë emrin e përfaqësuesit të shitjeve, produktin e shitur, datën e shitjes dhe të ardhurat nga shitjet. Nëse po, mund të krijoni shumë shpejt një tabelë kryesore që mbledh të ardhurat nga shitjet sipas përfaqësuesve të shitjeve dhe sipas produktit në tremujorë. Duke përdorur tabelat kryesore, mund të përmblidhni dhjetëra mijëra regjistrime, fjalë për fjalë brenda sekondave. Nëse nuk i keni përdorur më parë tabelat kryesore, ky libër jo vetëm që prezanton temën, por edhe ju bën të ëndërroni për to në mes të natës.

Tre gjëra veçanërisht të mrekullueshme për tabelat kryesore:

• Ata mund të grumbullojnë për ju të gjitha të dhënat tuaja të shitjeve - ose, për këtë çështje, të dhënat tuaja për erën diellore, por kjo ka të bëjë me parashikimin e shitjeve. Nëse mbledhni informacion mbi bazën e shitjeve dhe më pas dëshironi të dini se sa shitën përsëritjet tuaja në një ditë të caktuar, në një javë e kështu me radhë, një tabelë kryesore është mënyra më e mirë për ta bërë këtë.
• Ju mund të përdorni një tabelë kryesore si bazë për parashikimin tuaj të ardhshëm, i cili ju kursen shumë kohë.
• Ata kanë një mënyrë unike për t'ju ndihmuar të gruponi të dhënat tuaja historike - sipas ditës, javës, muajit, tremujorit, sipas vitit, si ju emërtoni.